В процессе оформления трудовых отношений работодатель часто сталкивается с ситуацией, когда работник отказывается подписывать трудовую книжку или отказывается принимать её на руки. Такое поведение регулируется Т трудовым кодексом РФ, а также рядом нормативных актов, которые регламентируют порядок ведения и оформления документа.
Нормативно‑правовая база
В соответствии с п. 36 Правил о порядке оформления и ведения трудовой книжки, в день увольнения (или прекращения трудового договора) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Если этого сделать невозможно из‑за отсутствия работника или его отказов, оформление производится иначе.
- Подписи работодателя (или ответственного лица) и работника фиксируют факт ввода записей в трудовую книжку.
- Отказ от подписи не отменяет обязательства по внесению сведений о трудовой деятельности.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) предусматривает возможность внесения записей на основании заявления работника об отказе от бумажной формы.
Отказ от бумажной трудовой книжки
С 2020 года в России рассматривается переход на электронные формы ведения трудовых отношений. Тем не менее, бумажная трудовая книжка остаётся официальным документом, пока не будет заменена на электронную.
Работник, отказываясь от ведения бумажной трудовой книжки, может предоставить электронные сведения о своей трудовой деятельности. Эти сведения фиксируются в актах и передаются работодателю.
Порядок оформления акта отказа
Если работник отказывается подписывать трудовую книжку, работодатель должен оформить акт отказа. Ниже перечислены основные шаги:
- Составление акта, в котором указывается, что работник получил(а) трудовую книжку и отказался(ась) от её подписания.
- Внесение в трудовую книжку записи о предоставленных сведениях о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Подпись работодателя (или ответственного лица) и дата составления акта.
- Передача работнику копии акта и подтверждение получения (например, подпись о получении или уведомление о отправке по почте);
В случае, если подпись на титульном листе отсутствует, подпись лица, ответственного за оформление, печать организации и отметка о вкладыше могут служить подтверждением законности документа.
Примерный бланк акта отказа
Ниже представлен типовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия:
АКТ ОТКАЗА РАБОТНИКА ОТ ПОДПИСИ ПРИ ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ФИО работника: ______________________ Должность: __________________________ Подразделение: _______________________ Работник получил(а) трудовую книжку № _______ от __________ 20__ г. Работник отказался(лась) от подписания титульного листа и ввода записей в книжку. В книжку внесены сведения о трудовой деятельности, предоставленных работником в электронном виде (см. приложение). Подпись работодателя: ______________________ (Ф.И.О., должность) Подпись работника (при наличии): ______________________
Как действовать, если работник отказывается от подписи?
Варианты действий работодателя:
- Отказ от подписи не является основанием для отказа в оформлениитрудовой деятельности. Записи в книжке всё равно вносятся.
- Работодатель может отправить уведомление с просьбой прийти за получением документа или согласиться на отправку по почте.
- Если работник продолжает отказываться, работодатель может оформить акт отказа от ведения бумажной трудовой книжки и сохранить копию для внутренних целей.
- Для подтверждения факта отказа рекомендуется оформить заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, которое подписывается обеими сторонами.
Электронная замена
В случае, когда работник предпочитает использовать электронную форму, необходимо:
- Получить от работника согласие на переход в электронный формат.
- Сохранить все подтверждения получения (электронные подписи, уведомления о получении).
- Ввести в учетные системы соответствующие записи о трудовых отношениях.
Практические рекомендации работодателям
Для минимизации рисков и упрощения процедуры рекомендуется:
- Заранее подготовить образцы заявлений об отказе и актов отказа.
- Вести журнал учёта выдачи и получения трудовой книжки.
- Обеспечить подпись и дату на каждом документе, подтверждающем факт передачи.
- Хранить копии всех акта и заявлений в архиве компании не менее 5 лет.
- При необходимости использовать электронные подписи для подтверждения получения документов.
Отказ работника от подписи при получении трудовой книжки – не редкость, но требует строгого соблюдения установленных норм. Правильное оформление акта отказа, внесение сведений о трудовой деятельности и сохранение подтверждающих документов позволяют избежать спорных ситуаций и обеспечить законность всех действий работодателя.
При правильном подходе к оформлению отказа от ведения бумажной трудовой книжки обе стороны получают ясность прав и обязанностей, а компания сохраняет контроль над процессом документооборота.