Оформление трудовой книжки для работника, который поступает на работу впервые, — это обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом Российской Федерации и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. В 2026 году, после завершения переходного периода к электронным трудовым книжкам, порядок оформления претерпел значительные изменения. Ниже подробно разберём, когда, как и в какие сроки работодатель обязан оформить трудовую книжку новому сотруднику.
Основание для оформления трудовой книжки
Согласно части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику при заключении с ним трудового договора впервые; Это означает, что если сотрудник никогда ранее не был официально трудоустроен (не имел ни одной записи в трудовой книжке), работодатель обязан:
- завести ему трудовую книжку;
- внести в неё первую запись о приёме на работу.
Важно: это правило действует как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек. Однако с 1 января 2026 года в России завершился переходный период, и теперь все работники, поступающие на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК).
Бумажная или электронная трудовая книжка в 2026 году?
С 1 января 2026 года в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от и последними изменениями, вступившими в силу в 2026 году:
- Работникам, впервые поступающим на работу, трудовая книжка оформляется только в электронной форме — бумажная трудовая книжка им не выдаётся.
- Электронная трудовая книжка формируется и хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
- Работодатель обязан направить сведения о приёме на работу в ПФР в форме отчёта ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора.
Исключение: если работник до 1 января 2026 года уже имел бумажную трудовую книжку, он может сохранить её и по желанию продолжать использовать в бумажном виде. Но для новичков, только ЭТК.
Сроки оформления трудовой книжки
Согласно пункту 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), а также подтверждённому практикой Государственной инспекцией труда:
Срок оформления — не позднее одной недели со дня приёма на работу
Работодатель обязан:
- в течение 7 календарных дней с даты заключения трудового договора оформить электронную трудовую книжку;
- направить в ПФР отчёт по форме ЕФС-1 с информацией о приёме на работу;
- вручить работнику уведомление о регистрации ЭТК и предоставить доступ к личному кабинету на сайте ПФР или портале Госуслуг.
Эти действия должны быть выполнены в присутствии работника. Работник имеет право ознакомиться с содержанием своей электронной трудовой книжки и подтвердить её корректность.
Как оформить электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Получение согласия на обработку персональных данных — работник подписывает согласие на передачу данных в ПФР.
- Сбор документов — паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), документ об образовании (по желанию).
- Подача отчёта ЕФС-1 — работодатель формирует и отправляет отчёт через специализированный сервис (например, «Электронный отчёт» на сайте ПФР или через квалифицированную ЭЦП в системе «Контур.Экстерн»).
- Уведомление работника — в течение 3 дней после отправки отчёта работодатель обязан выдать работнику письменное уведомление о регистрации ЭТК, с указанием даты регистрации и ссылкой на личный кабинет ПФР.
- Обеспечение доступа, работник может самостоятельно зарегистрироваться на портале Госуслуг или в личном кабинете ПФР, чтобы отслеживать свою трудовую историю.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, но она утеряна, то:
- он подаёт заявление о восстановлении трудовой книжки;
- работодатель на основании этого заявления и подтверждающих документов (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки) оформляет новую бумажную трудовую книжку — но только в случае, если работник не согласен на переход на ЭТК.
Однако если работник впервые устраивается на работу в 2026 году — новую бумажную книжку ему не оформят, даже если он потерял старую. Только ЭТК.
Ответственность работодателя
Нарушение сроков оформления трудовой книжки или отказ в её оформлении влечёт за собой:
- административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации;
- риски при расчёте пенсии работника — если сведения не переданы в ПФР, стаж не будет учтён;
- дополнительные проверки со стороны Государственной инспекции труда.
Важные рекомендации для работодателей
- Не ждите, пока работник сам попросит оформить трудовую книжку — это ваша обязанность.
- Используйте только официальные формы отчётов (ЕФС-1) и проверенные системы передачи данных.
- Обязательно уведомляйте работника о регистрации ЭТК — это не просто формальность, а правовая обязанность.
- Храните копии трудового договора, заявления работника и отчётов ЕФС-1 в личном деле сотрудника не менее 75 лет (в соответствии с архивными нормами).
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в течение 7 дней со дня заключения трудового договора. С 1 января 2026 года только электронная трудовая книжка оформляется новым сотрудникам. Бумажные трудовые книжки больше не выдаются лицам, впервые устраивающимся на работу. Работодатель обязан направить сведения в ПФР через отчёт ЕФС-1 и обеспечить работнику доступ к его электронной трудовой книжке. Нарушение этих требований может привести к серьёзным правовым и финансовым последствиям.
Помните: правильное оформление трудовой книжки — это не только формальность, это гарантия будущей пенсии вашего сотрудника!