Оформление трудовой книжки — один из ключевых этапов при трудоустройстве работника, впервые поступающего на работу. Этот процесс регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, в частности, Положением об особенностях ведения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 695.
Кто обязан оформить трудовую книжку?
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку каждому работнику, который поступает на работу впервые. Это касается как граждан РФ, так и иностранных граждан, если они работают на территории России на основании разрешения на работу или патента.
В какие сроки должна быть оформлена трудовая книжка?
Срок оформления трудовой книжки при первичном трудоустройстве — не позднее пяти рабочих дней со дня фактического выхода работника на работу.
Это означает, что:
- Работник приступил к работе, например, 10 мая 2026 года.
- Работодатель должен оформить трудовую книжку не позднее 17 мая 2026 года (если считать только рабочие дни: 12, 13, 14, 15, 16 мая — пять рабочих дней).
Важно: срок начинает течь с первого рабочего дня работника, а не с дня подписания трудового договора. Если работник вышел на работу в понедельник, то отсчёт идёт с этого дня, даже если договор был подписан ранее.
Какие документы нужны для оформления трудовой книжки?
Для заполнения трудовой книжки работодатель должен получить от работника следующие документы:
- Паспорт — для подтверждения личности.
- Документ об образовании (диплом, аттестат и т.д.) — для указания в разделе «Сведения о работе».
- СНИЛС — для внесения данных в систему персонифицированного учёта (хотя не требуется для самой трудовой книжки, но обязателен для учёта в ПФР).
- Документы о предыдущем трудовом стаже — если они есть (например, справки с предыдущих мест работы, но при первичном трудоустройстве их, как правило, нет).
Если у работника ранее не было трудовой книжки, работодатель выдаёт ему новую трудовую книжку бланка установленного образца, заполняет все необходимые графы и заверяет печатью организации.
Что должно быть указано в трудовой книжке при первичном трудоустройстве?
В трудовой книжке вносятся следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество работника (в полном соответствии с паспортом).
- Дата рождения.
- Образование — указывается по документу (например, «среднее профессиональное», «высшее»).
- Дата приёма на работу — дата, с которой работник приступил к исполнению трудовых обязанностей.
- Должность — согласно штатному расписанию и трудовому договору.
- Основание для приёма, «приём на работу по трудовому договору».
- Номер и дата приказа о приёме на работу (например, приказ № 15 от ).
Все записи должны быть сделаны разборчиво, без помарок и исправлений. Исправления в трудовой книжке недопустимы — при ошибке оформляется новая книжка.
Что будет, если работодатель не оформил трудовую книжку в срок?
Нарушение сроков оформления трудовой книжки, это административное правонарушение. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства, включая несвоевременное оформление трудовой книжки, работодатель может быть оштрафован:
- на должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд с требованием о компенсации морального вреда и принудительном оформлении трудовой книжки.
Особенности для работников, у которых ранее не было трудовой книжки
Если работник никогда ранее не работал (например, молодой специалист, выпускник вуза, человек, впервые вышедший на рынок труда), то:
- Работодатель обязан выдать ему трудовую книжку бесплатно.
- Заполнять книжку следует в полном объёме, включая все сведения о образовании и приёме на работу.
- В графе «Сведения о работе» будет только одна запись — о первом месте работы.
Оформление трудовой книжки при первичном трудоустройстве — не просто формальность, а обязанность работодателя, закреплённая законом. Сроки строго регламентированы: не позднее пяти рабочих дней с момента выхода работника на должность. Соблюдение этого срока защищает права работника на учёт стажа, начисление пенсии и другие социальные гарантии.
Работникам стоит помнить: если трудовая книжка не оформлена в срок — не молчите. Обратитесь к кадровому отделу, затем — в трудовую инспекцию. Ваш трудовой стаж — ваше будущее.
Важно! С 2024 года в России активно развивается система электронных трудовых книжек. Однако даже при переходе на электронный формат, работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку для работника, впервые поступающего на работу, если он не подал заявление о переходе на электронный формат. В случае отсутствия заявления, бумажная книжка выдаётся в обязательном порядке.