Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Её оформление при первом трудоустройстве, важная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ и Инструкцией Минтруда России. В этой статье подробно разберем, кто и как должен оформить этот документ, какие есть нюансы и чем отличается бумажная версия от электронной.

Кто обязан оформить трудовую книжку?

Обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки лежит исключительно на работодателе (организации или ИП).

• Если у работника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), работодатель обязан получить её у сотрудника и продолжить в ней запись;
• Если у работника нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу), работодатель обязан её завести за свой счет.

Порядок оформления при первом трудоустройстве

Алгоритм действий для отдела кадров (HR) следующий:

Шаг 1: Проверка наличия трудовой книжки

При приеме на работу необходимо спросить у нового сотрудника, есть ли у него трудовая книжка. Если есть — потребовать её предъявить. Если нет — факт отсутствия фиксируется в приказе о приеме на работу.

Шаг 2: Выбор типа трудовой книжки

С 1 января 2021 года в России действует двухформатная система:

1. Бумажная трудовая книжка, традиционный формат в синей обложке. Выдается работнику на руки.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — информация хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Работник получает доступ через личный кабинет на портале Госуслуги или сайте ПФР.

Кто выбирает? По умолчанию работодатель ведет электронную трудовую книжку. Если работник хочет получить бумажный вариант, он должен подать письменное заявление работодателю. Без такого заявления ведение будет только электронным.

Шаг 3: Оформление документа

Для бумажной книжки:

• Работодатель приобретает бланк (типографский или с защитными элементами).
• Заполняет ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, специальность (по диплому), данные паспорта.
• В разделе «Сведения о работе» делается первая запись: номер и дата приказа о приеме на работу, наименование организации, должность, дата начала работы.
• Запись заверяется подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации.
• Книжка вручается работнику под расписку.

Для электронной книжки:

• Работодатель направляет в ПФР сведения о приеме на работу через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
• ПФР автоматически создает ЭТК и пополняет её данными.
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК или распечатать её через Госуслуги.

Шаг 4: Уведомление работника

Работодатель обязан уведомить работника о создании (заведении) его трудовой книжки (бумажной или электронной). Это можно сделать письменно (в виде служебной записки) или включить в приказ о приеме на работу.

Особые случаи и частые вопросы

Что, если у работника уже есть старая бумажная книжка?

Если у гражданина есть трудовая книжка, выданная до 1 января 2021 года (бумажная), работодатель обязан принять её и продолжить в ней записи. Переход на электронную книжку возможен только по заявлению работника. После перехода бумажная книжка возвращается работнику, а её дальнейшее ведение прекращается.

Как проверить, есть ли у человека уже трудовая книжка?

Работник может самостоятельно проверить наличие ЭТК:

• Через личный кабинет на Госуслугах (услуга «Предоставление сведений из трудовой книжки»).
• Обратившись с письменным запросом в Пенсионный фонд России.

Бумажную книжку, естественно, можно проверить только физически.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

В случае утраты бумажной книжки работодатель (последнее место работы, где она велась) обязан по заявлению работника выдать дубликат. Порядок выдачи дубликата также регламентирован Инструкцией Минтруда.

Получение электронной трудовой книжки через Госуслуги

Для доступа к своей ЭТК работнику необходимо:

1. Иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуги.
2. Найти услугу «Предоставление сведений из трудовой книжки» в разделе «Пенсионные услуги».
3. Оформить заявку на предоставление выписки. Сведения появятся в личном кабинете.

Этот сервис позволяет в любой момент получить официальный документ о своем трудовом стаже без визитов в отделы кадров и ПФР.

Краткая памятка для работника и кадровика

Для работника:

• При приеме на работу сообщите, есть ли у вас трудовая книжка (бумажная или электронная).
• Если хотите получить бумажный вариант, подайте письменное заявление работодателю.
• Проверяйте правильность записей в книжке (бумажной или выписке из ЭТК) сразу после приема и увольнения.
• Для доступа к ЭТК используйте портал Госуслуги.

Для отдела кадров (работодателя):

• При приеме на работу всегда уточняйте наличие трудовой книжки.
• Если книжки нет — заведите её (бумажную по заявлению или электронную по умолчанию).
• Соблюдайте сроки внесения записей: не позднее следующего рабочего дня с даты приема/увольнения.
• Храните бумажные трудовые книжки, выданные работникам, в отделе кадров до их возврата при увольнении (если ведение продолжается).
• Направляйте все сведения в ПФР в электронном виде через СМЭВ.

Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве — стандартная, но ответственная процедура. Ключевые правила: инициатива и расходы, на работодателе, а выбор формата (бумага/электроника) — за работником при условии его письменного заявления. Следуя инструкции Минтруда и используя современные сервисы (Госуслуги, ПФР), этот процесс становится простым и прозрачным для обеих сторон.