В 2026 году вопрос оформления трудовой книжки при первом трудоустройстве стал особенно актуален. Многие работники, работодатели и специалисты по кадрам не знают, какие документы требуются и как правильно оформить трудовое оформление в электронном виде. Ниже подробно разбираем, нужна ли бумажная трудовая книжка при первом устройстве и как правильно оформить электронную.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора впервые работодатель обязан оформить трудовую книжку (за исключением случаев, когда закон предусматривает иной порядок). Однако с 1 января 2021 года выдача бумажных книжек приостановлена. Теперь для новых сотрудников оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК).
Когда оформляется электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка создаётся автоматически, если сотрудник:
- получает работу впервые;
- начинает работать после 1 января 2021 года;
- трудоустраивается в любой организации, включая ИП.
Работодатель передаёт сведения о новом сотруднике в электронный реестр, где они фиксируються в системе Электронный трудовой договор (ЭТК).
Какие документы требуются при приёме на работу?
При приёме сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка, работодатель запрашивает:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность);
- СНИЛС;
- Сведения из электронной трудовой книжки (СТД‑Р или СТД‑СФР).
Если у кандидата нет электронной книжки, то необходимо предоставить только паспорт и СНИЛС.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процесс оформления выглядит так:
- Сотрудник получает приглашение и подписывает трудовой договор.
- Работодатель в течение 30 дней вносит сведения о сотруднике в электронный реестр.
- Система автоматически генерирует Электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Сотрудник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги или через сервис Е‑Офис.
Важно помнить, что бумажная трудовая книжка не выдаётся с 1 января 2021 года, если сотрудник впервые работает после этой даты.
Что делать, если работник требует бумажную книжку?
Если новичок требует бумажную форму, работодатель может:
- объяснить, что с 2021 года выдача бумажных книжек прекращена;
- предложить оформить дополнительный документ (например, выписку из ЭТК), который имеет ту же юридическую силу;
- записать в реестре сведения о желании сотрудника иметь бумажный экземпляр, но это не является обязательным.
Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?
Для проверки можно:
- Попросить показать выписку из ЭТК (можно получить в личном кабинете Госуслуг).
- Спросить у сотрудника номер СТД‑Р или СТД‑СФР.
- Связаться с предыдущим работодателем (если есть) и уточнить, была ли оформлена электронная книжка.
Эти сведения подтверждают, что у кандидата уже есть запись о трудовой деятельности в электронном виде.
Краткое резюме
Для всех, кто впервые заключает трудовой договор в 2026 году, трудовая книжка оформляется только в электронном виде. Бумажный экземпляр не выдаётся, а все сведения о работе фиксируются в электронном реестре. При приёме на работу требуются паспорт, СНИЛС и (при наличии) сведения из электронной трудовой книжки.
Если у вас возникнут сомнения по поводу оформления, рекомендуется обратиться в отдел кадров или в консультанта по трудовому праву, чтобы избежать нарушений законодательства.
Автор: контент‑агент по трудовому праву, 21 мая 2026 г.