В 2026 году процесс трудоустройства в России претерпел значительные изменения‚ связанные с завершением переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако вопрос первичного оформления документа остается критически важным для каждого‚ кто впервые выходит на рынок труда. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить трудовую книжку‚ какие существуют нюансы для бумажного и электронного форматов‚ и что говорит законодательство.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника‚ его опыт‚ должности и периоды работы. Несмотря на активное внедрение цифровых технологий‚ этот документ (в электронном или бумажном виде) остается фундаментом для:

• Назначения пенсии;
• Подтверждения стажа при увольнении;
• Оформления социальных выплат;
• Получения кредитов и виз (в некоторых случаях).

Важно! Согласно части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ‚ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется именно работодателем. Работник не должен самостоятельно покупать бланк или регистрировать его в государственных органах до момента трудоустройства.

Электронная vs Бумажная: что выбирают в 2026 году?

С 1 января 2026 года в России фактически завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что приоритет отдается цифровому формату.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для тех‚ кто устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года‚ трудовая книжка ведется только в электронном виде. Отдельного заявления о выборе формы ведения для новых работников не требуется — они автоматически становятся владельцами ЭТК.

Преимущества ЭТК:

• Данные хранятся в единой базе Социального фонда России (СФР).
• Невозможность потери или порчи документа.
• Быстрый доступ через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
• Дистанционное оформление пенсий без необходимости сбора бумажных справок.

Бумажная трудовая книжка

Бумажный формат сохраняется для тех‚ кто подал письменное заявление о сохранении бумажной книжки до конца 2020 года. Однако‚ если человек устраивается на работу впервые в 2026 году‚ бумажная трудовая книжка ему не заводится‚ за исключением редких случаев‚ когда технические сбои в системе СФР временно не позволяют вести электронный учет (в таком случае работодатель обязан сделать запись в бумажный бланк‚ если он будет предоставлен‚ но это временная мера).

> Ключевой момент: Если вы впервые идете на работу в 2026 году‚ вам не нужно беспокоиться о покупке бланка. Все данные будут вноситься в электронную систему.

Пошаговая процедура оформления при первом трудоустройстве

Процесс оформления регулируется Приказом Минтруда России и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Вот как это происходит на практике:

Издание приказа о приеме на работу. На основании подписанного договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме сотрудника.
Регистрация в системе СФР. Работодатель обязан передать сведения о приеме сотрудника в Социальный фонд России.

• Срок подачи сведений: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (в 2026 году действуют ускоренные сроки отчетности).

Формирование записи. После получения подтверждения от СФР‚ запись о приеме на работу считается внесенной в электронную трудовую книжку.
Уведомление работника. Работодатель обязан предоставить работнику информацию о внесенных сведениях (обычно это копия отчета формы СТД-Р или выписка из ЭТК).

Сроки оформления

Согласно законодательству‚ оформление трудовой книжки работнику‚ принятому на работу впервые‚ осуществляется работодателем в присутствии работника (фактически, в момент подписания документов) и не позднее недельного срока со дня приема на работу (для передачи данных в СФР сроки еще жестче — до конца следующего рабочего дня).

Какие данные вносятся при первом оформлении?

В электронной трудовой книжке при первичном оформлении отражаются следующие сведения:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• СНИЛС;
• Место работы (наименование организации);
• Дата приема на работу;
• Должность (профессия‚ специальность);
• Подразделение (если указано в трудовом договоре).

Все записи вносятся на основании официальных документов: паспорта‚ приказа о приеме на работу‚ трудового договора. Ошибки в написании фамилии или даты рождения недопустимы‚ так как это может создать проблемы при назначении пенсии в будущем.

Нюансы для иностранных граждан

Если в организацию принимается гражданин иностранного государства (например‚ Республики Узбекистан)‚ у которого ранее не было трудовой деятельности в РФ‚ трудовая книжка (электронная) заводится в общем порядке.

• Для ведения ЭТК иностранному гражданину обязательно нужен СНИЛС.
• Записи вносятся на русском языке.
• Если у иностранца есть бумажная трудовая книжка страны происхождения‚ она может храниться у работодателя‚ но в российскую электронную систему вносятся только сведения о работе на территории РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли работнику писать заявление на электронную трудовую?

Нет‚ для впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года (и в 2026 году в частности) выбор бумажной формы не предусмотрен. ЭТК ведется по умолчанию.

Где работник может посмотреть свою трудовую?

Получить сведения о своей трудовой деятельности можно:

• Через личный кабинет на портале Госуслуги (gosuslugi.ru);
• На сайте Социального фонда России (СФР);
• Обратившись в клиентскую службу СФР или МФЦ;
• Запросив выписку (форма СТД-Р) у текущего или бывшего работодателя.

Что делать‚ если в электронной книжке ошибка?

Если работник обнаружил неверную запись‚ он должен обратиться к работодателю‚ который внес эту запись. Работодатель обязан проверить данные и‚ в случае ошибки‚ подать корректирующие сведения в СФР. Все исправления также фиксируются в электронном виде с указанием даты и основания corrections.

Можно ли получить бумажную копию?

Да. Сотрудник в любой момент может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче заверенной копии сведений о трудовой деятельности (выписки из электронной трудовой) или сведений о бумажной трудовой‚ если она велась ранее. Работодатель обязан выдать этот документ в течение 3 рабочих дней.

Ответственность сторон

Правильное ведение трудовых книжек — это ответственность работодателя.

• Работодатель несет ответственность за своевременную и достоверную передачу данных в СФР. За нарушение порядка ведения‚ хранения и учета трудовых книжек предусмотрена административная ответственность.
• Работник обязан проверять предоставляемые сведения и сообщать об ошибках. Также работник должен хранить свой СНИЛС в безопасности.

Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году — это полностью цифровизированный процесс‚ не требующий от соискателя лишних действий по покупке бланков или походу в госорганы. Главное‚ что нужно сделать будущему сотруднику, предоставить корректные документы работодателю при трудоустройстве.

Электронная трудовая книжка обеспечивает прозрачность стажа‚ защиту от потери данных и упрощает взаимодействие с государством при оформлении социальных гарантий. Помните: ваша трудовая биография теперь надежно хранится в защищенной системе Социального фонда России‚ доступ к которой всегда можно получить через портал Госуслуг.

> Совет: При устройстве на первую работу обязательно проверьте правильность написания вашего ФИО и СНИЛС в трудовом договоре и последующей выписке из ЭТК. Это убережет вас от бюрократических сложностей в будущем.