Важно! Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. От правильности ее оформления зависит не только возможность получения пенсии‚ но и защита трудовых прав работника. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно оформить трудовую книжку при приеме на работу и при увольнении.
Трудовая книжка — это государственный документ строгой отчетности. Неправильное оформление записей может привести к отказу в назначении пенсии‚ потере стажа и судебным разбирательствам. Работодатель несет полную ответственность за правильность внесенных записей.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу
Когда и как оформляется трудовая книжка?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику‚ проработавшему у него более пяти дней‚ если у работника нет трудовой книжки или в нее необходимо внести записи.
При приеме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку. Если у него ее нет (например‚ при первом трудоустройстве)‚ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.
Порядок оформления трудовой книжки при приеме
Процесс оформления трудовой книжки при приеме на работу включает несколько обязательных этапов:
- Проверка наличия трудовой книжки у работника.
- Если у работника есть трудовая книжка‚ проверьте‚ чтобы она была оформлена по всем правилам.
- Если трудовой книжки нет (например‚ у впервые трудоустраивающегося)‚ работодатель обязан выдать новую.
- Заполнение титульного листа.
- На титульном листе указываются следующие данные:
- Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия или специальность;
- Дата заполнения.
- Все записи на титульном листе заверяются подписью работника и печатью организации (при наличии).
- На титульном листе указываются следующие данные:
- Внесение записи о приеме на работу.
- Запись вносится в графу «Сведения о работе» на основании приказа о приеме на работу.
- Формулировка записи должна соответствовать приказу и трудовому договору.
- Пример записи:
Пример:
«Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж с г. Приказ от № 15-лс»
- Выдача трудовой книжки работнику.
- Трудовая книжка выдается работнику под подпись в день оформления.
- В случае‚ если работник не может получить трудовую книжку лично‚ она может быть отправлена по почте с уведомлением о вручении.
Документы‚ необходимые для оформления трудовой книжки
Для оформления трудовой книжки при приеме на работу работодателю необходимы следующие документы:
- Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
- Документ об образовании (при необходимости);
- Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- Приказ о приеме на работу (основание для внесения записи).
Запись в трудовой книжке должна быть внесена не позднее недельного срока со дня издания приказа о приеме на работу.
Оформление трудовой книжки при увольнении
Когда и как вносится запись об увольнении?
Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в последний рабочий день сотрудника. Основанием для внесения записи является приказ об увольнении.
Формулировка записи должна точно соответствовать основанию увольнения‚ указанному в приказе и трудовом договоре.
Примеры формулировок записи об увольнении
В зависимости от основания увольнения формулировки могут быть следующими:
| Основание увольнения | Формулировка записи |
|---|---|
| По собственному желанию | «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от № 20-лс» |
| По соглашению сторон | «Уволен по соглашению сторон‚ пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от № 20-лс» |
| По инициативе работодателя (сокращение штата) | «Уволен в связи с сокращением штата‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от № 20-лс» |
| По инициативе работодателя (несоответствие занимаемой должности) | «Уволен за несоответствие занимаемой должности по результатам аттестации‚ пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от № 20-лс» |
| По состоянию здоровья | «Уволен в связи с признанием работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением‚ пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от № 20-лс» |
| По истечении срока трудового договора | «Уволен в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от № 20-лс» |
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день. Работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке (форма Т-2).
Если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения‚ трудовая книжка направляется ему по почте с уведомлением о вручении.
Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой книжки. Задержка выдачи может быть расценена как нарушение трудового законодательства и влечет за собой административную ответственность.
Общие правила оформления записей в трудовой книжке
Требования к оформлению записей
Все записи в трудовой книжке должны соответствовать следующим требованиям:
- Записи вносятся только на основании приказа (распоряжения) работодателя;
- Записи должны быть внесены в точном соответствии с приказом;
- Исправления в записях не допускаются. При необходимости вносятся новые записи;
- Записи должны быть четкими‚ разборчивыми‚ без сокращений;
- Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если в трудовой книжке допущена ошибка‚ она исправляется следующим образом:
- На следующей свободной строке в графе «Сведения о работе» делается запись об исправлении.
- Пример записи об исправлении:
Пример:
«Запись за номером 5 недействительна. Принят на должность инженера-технолога в отдел главного технолога с г.» - Запись об исправлении заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
- Если ошибка допущена в титульном листе‚ исправление вносится путем зачеркивания неверной записи и внесения правильной информации выше или рядом. Все исправления заверяются подписью и печатью.
Запрещается использовать корректирующие средства (ластик‚ замазку‚ штрих) для исправления записей в трудовой книжке.
Ведение книги учета движения трудовых книжек
Работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются:
- Выдача и прием трудовых книжек;
- Внесение записей;
- Исправление ошибок;
- Уничтожение испорченных бланков.
Электронная трудовая книжка: что изменилось?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работники могут выбрать‚ в каком формате хранить информацию о своей трудовой деятельности: в бумажном или электронном виде.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобство хранения и передачи информации;
- Защита от потери или порчи;
- Возможность быстрого доступа к информации;
- Автоматическое обновление записей при смене места работы.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Для перехода на электронную трудовую книжку работник должен подать соответствующее заявление работодателю. Работодатель обязан:
- Внести информацию о работнике в систему;
- Уведомить работника о внесенных данных;
- Выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе (по запросу).
Ответственность за неправильное оформление трудовой книжки
Неправильное оформление трудовой книжки может повлечь за собой следующие последствия:
- Для работодателя:
- Административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей);
- Возмещение ущерба работнику;
- Признание записи недействительной;
- Проблемы при проверках трудовой инспекции.
- Для работника:
- Проблемы с подтверждением трудового стажа;
- Отказ в назначении пенсии;
- Трудности при трудоустройстве на новое место работы.
Работодатель несет полную ответственность за правильность оформления трудовой книжки. Даже незначительная ошибка может привести к серьезным последствиям.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли вносить записи в трудовую книжку без приказа?
Ответ: Нет‚ все записи в трудовой книжке должны вноситься только на основании приказа (распоряжения) работодателя. В противном случае запись будет считаться недействительной.
Вопрос 2. Что делать‚ если работник отказывается получать трудовую книжку?
Ответ: Если работник отказывается получать трудовую книжку‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Если работник не явился в течение двух недель‚ трудовая книжка направляется ему по почте с уведомлением о вручении.
Вопрос 3. Можно ли использовать корректирующие средства для исправления записей?
Ответ: Нет‚ использование корректирующих средств (ластик‚ замазка‚ штрих) для исправления записей в трудовой книжке запрещено. Исправления вносятся путем зачеркивания и внесения правильной информации.
Вопрос 4. Как быть‚ если работник потерял трудовую книжку?
Ответ: Если работник потерял трудовую книжку‚ он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении трудовой книжки. Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки на основании имеющихся у него документов.
Вопрос 5. Можно ли оформить трудовую книжку задним числом?
Ответ: Нет‚ оформление трудовой книжки задним числом не допускаеться. Все записи должны вноситься в хронологическом порядке на основании приказов.
Оформление трудовой книжки при приеме и увольнении, это ответственный процесс‚ требующий соблюдения всех норм трудового законодательства. Неправильное оформление записей может привести к серьезным последствиям как для работодателя‚ так и для работника.
Следуйте нашим рекомендациям‚ чтобы избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовой книжки. Помните‚ что трудовая книжка — это документ‚ который сопровождает работника на протяжении всей его трудовой деятельности и влияет на его будущее.
Берегите трудовую книжку — это ваш трудовой паспорт!
За более подробной информацией вы можете обратиться в территориальный орган Пенсионного фонда РФ‚ Государственную инспекцию труда или к квалифицированному юристу.