Прием на работу сотрудника на условиях неполного рабочего времени (неполный рабочий день или неполная рабочая неделя) — распространенная кадровая процедура. Несмотря на то, что такой режим работы имеет свои особенности, оформление трудовой книжки в этом случае имеет строгие правила и нюансы, которые обязательно нужно учитывать работодателю. В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести записи, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.

Что такое неполное рабочее время?

Согласно статье 93 ТК РФ, неполное рабочее время может выражаться в установлении:

• Неполного рабочего дня (например, работа 5 дней в неделю с 9:00 до 13:00 вместо стандартных 8 часов).
• Неполной рабочей недели (например, работа 3 дня в неделю по 8 часов).
• Одновременного сочетания неполного рабочего дня и неполной рабочей недели.

Главное условие — режим неполного рабочего времени обязательно должен быть прописан в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, если режим меняется в процессе работы.

Главное правило: что НЕ нужно писать в трудовой книжке

Самое важное правило, о котором должен помнить каждый кадровик: условие о неполном рабочем времени в трудовой книжке не указывается!

При приеме на работу в бумажную трудовую книжку вносится стандартная запись, которая содержит следующую информацию:

1. Название организации (полное и сокращенное).
2. Номер записи.
3. Дата начала работы.
4. Сведения о должности, профессии, специальности с указанием квалификации (кем принят на работу).
5. Дата и номер приказа, на основании которого внесена запись.

Категорически запрещено дописывать в графе «Сведения о работе» такие фразы, как: «на 0,5 ставки», «неполный рабочий день», «по совместительству» (если речь идет о внутреннем совместительстве по желанию работника) и т.д. Трудовая книжка подтверждает сам факт трудовой деятельности, а режим рабочего времени фиксируется исключительно в договоре.

Особенности оформления электронных сведений (ЭТК)

Работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности на всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. Неважно, на какую ставку трудится работник — полный или неполный рабочий день.

В электронной трудовой книжке (ЕФС-1) отражаются стандартные данные:

• Сведения о приеме на работу.
• Сведения о переводах на другую работу (в т.ч. о временном переводе).
• Сведения об увольнении.

Если сотрудник обнаружит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, работодатель обязан оперативно внести исправления.

Пошаговый алгоритм оформления

Прием на работу на неполное время

Процедура приема стандартная:

• Ознакомьте работника с локальными нормативными актами под подпись.
• Оформите трудовой договор, в котором четко пропишите режим неполного рабочего времени.
• Издайте приказ о приеме (при необходимости).
• Внесите стандартную запись в трудовую книжку (если она ведется на бумаге) и отправьте отчет в СФР.

Переход на неполное рабочее время в процессе работы

Если сотрудник уже работает у вас на полную ставку и хочет перейти на неполный рабочий день, порядок следующий:

1. Заявление работника. В нем сотрудник указывает дату, с которой хочет начать трудиться в режиме неполного рабочего времени, а также срок (или указывает на бессрочный переход).
2. Дополнительное соглашение. На основании заявления стороны фиксируют в допсоглашении к трудовому договору новые условия работы (например: «Работнику устанавливается режим неполного рабочего времени 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 9:00 до 13:00»).
3. Приказ. В приказе обязательно укажите причины и сроки введения неполного рабочего дня, а также категории сотрудников, готовых работать в новых условиях.

Обратите внимание: переход на режим неполного рабочего времени не является переводом, поэтому никаких записей об этом в трудовую книжку вносить не нужно.

Оформление трудовой книжки впервые

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы. Это правило актуально и для тех, кто устраивается на неполный рабочий день. Никаких задержек или отказов в заведении трудовой книжки из-за неполной ставки быть не может.

Ответственность работодателя

Ответственность за правильное оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений полностью лежит на работодателе. Ошибки в записях, внесение лишних сведений (указание на неполный рабочий день) или задержка в выдаче трудовой книжки при увольнении могут привести к административным штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ.

Коротко о самом важном

• Запись о неполном рабочем времени в трудовую книжку не вносится.
• Условие о неполном дне/неделе обязательно фиксируется в трудовом договоре или допсоглашении.
• Электронные сведения подаются на всех сотрудников независимо от ставки.
• Трудовая книжка на нового сотрудника заводится в течение 5 рабочих дней.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать кадровых ошибок и гарантирует, что права работника будут надежно защищены, а работодатель избежит штрафов со стороны трудовой инспекции.