Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовой стаж работника и его профессиональный путь. Правильное её оформление при приёме на работу защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, а также исключает возможные юридические споры в будущем. В статье подробно рассмотрим, какие действия необходимо выполнить работодателю, какие документы обязан предоставить соискатель и какие изменения в законодательстве влияют на процесс оформления.
Правовая база
Оформление трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и рядом подзаконных актов. Ключевые положения:
- Ст. 70 ТК РФ – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Ст. 71 ТК РФ – сроки заполнения первой страницы (не позднее недели со дня приёма).
- Постановление Правительства РФ от № 2295 – ввод электронных трудовых книжек (ЭТК) и постепенный отказ от бумажных носителей.
Кто несёт ответственность?
Ответственность за правильное оформление и заполнение трудовой книжки полностью лежит на работодателе. Это касается как бумажных, так и электронных форматов. В случае ошибок или задержек работодатель может быть привлечён к административной ответственности и обязан возместить убытки работнику.
Какие документы должен предоставить соискатель?
При приёме на работу сотрудник обязан предоставить следующий пакет документов:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС.
- ИНН (при наличии).
- Трудовую книжку (если она у него есть).
- Сведения о предыдущей трудовой деятельности в форме СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) или СТД‑ПФР (платёжные сведения в ПФР). Эти формы заполняются работодателем‑предшественником, но если их нет – сотрудник обязан предоставить выписку из ПФР.
- Документы об образовании (диплом, сертификаты).
- Согласие на обработку персональных данных.
Алгоритм приёма на работу (пошагово)
Шаг 1. Подготовка к приёму
- Убедитесь, что у вас есть готовый трудовой договор и приказ о приёме на работу.
- Проверьте, есть ли у соискателя уже оформленная трудовая книжка. Если её нет – подготовьте пустой экземпляр.
Шаг 2. Приём документов от соискателя
Соберите перечисленные выше документы, проверьте их подлинность и соответствие требованиям.
Шаг 3. Заполнение первой страницы трудовой книжки
Первая страница содержит:
- ФИО работника (полностью, как в паспорте).
- Дата рождения.
- Серия и номер паспорта.
- СНИЛС.
- Дата приёма на работу (указывается в графе «Дата начала работы»).
- Наименование работодателя (полное официальное название) и его ИНН/КПП.
- Подпись и печать работодателя.
Эти сведения должны быть внесены не позднее недели со дня фактического приёма на работу (Ст. 71 ТК РФ).
Шаг 4. Оформление электронного варианта (ЭТК)
Если сотрудник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 г., бумажную трудовую книжку, как правило, не оформляют. Вместо неё в системе ЭТК (Электронная трудовая книга) вносится запись о приёме:
- Создайте запись в единой государственной системе (через портал Госуслуг или специализированную программу работодателя).
- Укажите те же данные, что и в бумажной версии.
- Получите подтверждение о регистрации записи (скриншот или электронный документ).
ЭТК считается юридически равнозначной бумажной книжке и хранится в базе данных ПФР.
Шаг 5. Подписание трудового договора
Трудовой договор подписывается обеими сторонами уже после заполнения первой страницы (или после регистрации в ЭТК). В договоре необходимо указать:
- Дата начала работы.
- Условия испытательного срока (если он предусмотрен).
- Размер заработной платы и порядок её выплаты.
- Права и обязанности сторон.
Шаг 6. Информирование сотрудника
Работодатель обязан в течение трех дней с момента приёма предоставить работнику копию трудового договора и, при необходимости, инструкцию по использованию ЭТК.
Особенности оформления при разных сценариях
Приём на работу без трудовой книжки
Если у работника нет трудовой книжки (например, он впервые выходит на рынок труда), работодатель заполняет первую страницу как «первую запись». В ЭТК запись делается автоматически без необходимости наличия бумажного документа.
Перевод сотрудника внутри одной организации
При переводе на другую должность или в другой филиал запись в трудовой книжке делается в виде внутреннего перемещения – указывается дата перевода, новая должность и подразделение.
Приём на работу в виде «наёмного» (физическое лицо‑работодатель)
Трудовой кодекс не ограничивает право физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, вести трудовые книжки. Однако в таком случае рекомендуется оформить договор подряда или оформить ИП, чтобы избежать юридических рисков.
Частые ошибки и как их избежать
- Пропуск срока заполнения первой страницы. Заполняйте запись в течение 7 дней – иначе работодателю грозит штраф.
- Неправильные данные о документе. Проверяйте соответствие ФИО, даты рождения и серии паспорта.
- Отсутствие подписи работодателя. При отсутствии подписи запись считается незавершённой.
- Неучёт перехода на ЭТК. Если у сотрудника уже есть электронная книжка, не создавайте дублирующую бумажную запись.
- Отсутствие копии трудового договора. Дайте сотруднику документ в течение трёх дней – иначе можно получить претензии.
Полезные рекомендации для работодателя
- Создайте внутренний чек‑лист «Приём на работу», включающий все пункты из этой статьи.
- Назначьте ответственного за оформление трудовых книжек (HR‑специалист или бухгалтер);
- Регулярно обновляйте программное обеспечение для работы с ЭТК, чтобы избежать технических сбоев.
- Проводите обучение персонала по изменениям в ТК РФ, особенно в части электронных записей.
- Храните электронные копии всех документов (сканы паспортов, СНИЛС, СТД‑Р) в защищённом архиве.
Правильный приём трудовой книжки – фундаментальная часть кадровой политики любой организации. Соблюдение сроков, точность данных и использование современных электронных решений позволяют избежать штрафов, ускорить процесс адаптации новых сотрудников и обеспечить надёжную юридическую защиту обеих сторон. Следуя изложенному алгоритму и рекомендациям, вы сможете оформить трудовую книжку без ошибок и с полной уверенностью в её законности.
Дата публикации: