Прием на работу первого сотрудника — важный шаг для любого индивидуального предпринимателя․ Вместе с новым работником у ИП появляется ряд обязанностей перед государством, одна из главных — правильное ведение и оформление трудовой книжки․ Несмотря на то, что с 2020 года в России внедрен электронный формат сведений о трудовом стаже (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка не отменена и по-прежнему остается важнейшим документом для работников, не перешедших на электронный вариант․

В этой статье мы подробно разберем, как индивидуальному предпринимателю правильно оформить трудовую книжку наемному работнику, какие записи делать и каких ошибок избегать․

Общие правила и обязанности ИП

Согласно Трудовому кодексу РФ, индивидуальный предприниматель обладает теми же правами и обязанностями в сфере трудовых отношений, что и юридическое лицо․ Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника, и именно работодатель обязан вести ее на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней (если это основное место работы)․

• Новые сотрудники без стажа: если человек устраивается на работу впервые, ИП обязан сам приобрести чистый бланк трудовой книжки и оформить его․
• Сотрудники со стажем: если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, ИП просто продолжает вести ее․
• Совместители: запись о работе по совместительству делается только по желанию работника (по основному месту работы на основании справки)․

Пошаговая инструкция оформления

Шаг 1․ Прием документов и получение трудовой книжки

При приеме на работу сотрудник предъявляет пакет документов (паспорт, СНИЛС, диплом и т․д․), среди которых должна быть трудовая книжка (если он не устраивает впервые или не перешел исключительно на электронную трудовую книжку — ЭТК)․ Работник отдает документ на хранение работодателю․

Шаг 2․ Оформление новой трудовой книжки (если работа первая)

Если работник устраивается впервые, ИП должен не позднее недельного срока со дня приема на работу оформить ему новую трудовую книжку․ Бланк приобретается самим работодателем (в канцелярских магазинах, отделениях Почты России или Роструда)․ Вычет стоимости бланка из зарплаты работника допускается только с его письменного согласия․

На ьном листе новой книжки необходимо указать:

1. Фамилию, имя, отчество работника (полностью, без сокращений)․
2. Дату рождения (число, месяц, год)․
3. Образование, профессию, специальность (на основании диплома или аттестата)․
4. Дату заполнения․
5. Подпись работника․
6. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (самого ИП или назначенного приказом работника), и печать ИП (при наличии — печать для ИП не обязательна, но если она есть, ставить обязательно)․

Шаг 3․ Внесение записи о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование индивидуального предпринимателя․ Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И․И․)․

Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1: порядковый номер записи․
• Графа 2: дата приема на работу (арабскими цифрами, например: )․
• Графа 3: запись о приеме с указанием должности, профессии, специальности и структурного подразделения․ Например: «Принят на должность менеджера по продажам»․
• Графа 4: реквизиты приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу (дата и номер)․

Важные нюансы ведения и грамотность записей

Все записи в трудовой книжке должны вноситься перьевой, гелевой или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета․ Записи дат должны производиться арабскими цифрами․ Сокращения слов (например, «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение») не допускаются․

При ведении кадрового делопроизводства невероятно важна грамотность․ Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам с назначением пенсии для работника․ Например, деловая переписка и кадровая документация требуют идеального владения русским языком․ Часто возникает вопрос: как правильно пишется: так же или также? Эти слова звучат одинаково, но пишутся по-разному и имеют разное значение․ Оба варианта написания являются корректными, но в разных ситуациях․

• Также пишется слитно, если это сочинительный союз, который можно заменить на «тоже» или «и»․ Пример: ИП должен платить налоги, также он обязан отчислять страховые взносы․
• Так же пишется раздельно, если это наречие «так» с частицей «же» (можно убрать частицу «же» без потери смысла или есть указание на сходство)․ Пример: Новый сотрудник заполнил заявление так же, как и его коллега․

Внимательное отношение к таким, казалось бы, мелочам убережет вас от необходимости исправлять записи в трудовой книжке․

Что делать, если работник перешел на ЭТК?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), ИП выдает ему бумажную трудовую на руки, проставив в ней соответствующую запись и заверив ее подписью и печатью (при наличии)․ После этого бумажная книжка перестает использоваться, а все последующие сведения о стаже ИП обязан направлять в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде по форме ЕФС-1․

Хранение и выдача трудовой книжки

Трудовые книжки работников — это документы строгой отчетности․ ИП обязан обеспечить их безопасное хранение (в сейфе или запирающемся шкафу)․ При увольнении работника ИП должен внести в трудовую книжку запись об увольнении, заверить ее своей подписью (и печатью при наличии) и выдать работнику на руки в день увольнения․ Задержка выдачи трудовой книжки может привести к судебным искам и штрафам для ИП․

Оформление трудовой книжки наемному работнику для ИП — процесс несложный, но требующий аккуратности и знания правил․ Главное — соблюдать хронологию, не использовать сокращения, своевременно подавать отчеты в СФР и внимательно относиться к каждому слову в записи․ Помните, что от правильности заполнения этого документа зависит будущая пенсия вашего сотрудника, а для вас — отсутствие штрафов от трудовой инспекции․