Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При первом приёме на работу работодатель обязан оформить её в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативными актами. Ниже представлена пошаговая инструкция‚ основанная на актуальных источниках (постановления‚ приказы Минтруда‚ разъяснения КонсультантПлюс и другие материалы‚ актуальные на 2025‑2026 гг.).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки‚ порядка её ведения и хранения» (далее – Порядок 320н).
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс‚ зарегистрирована в Минюсте РФ № 5219).
• Приказ Минтруда России № 18н от «О внесении изменений в Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (в части электронной трудовой книжки).

С 1 сентября 2025 г. вступили в силу новые требования к оформлению бланков трудовой книжки (изменения в пункте 8 Порядка 320н): обязательное указание серии и номера бланка‚ наличие водяных знаков и QR‑кода для проверки подлинности.

Подготовка к заполнению

1. Получить бланк трудовой книжки (нового образца) от отдела кадров или приобрести его в специализированном магазине.
2. Проверить наличие всех обязательных реквизитов: серия‚ номер‚ дата выдачи‚ ФИО работника‚ дата рождения‚ место жительства‚ образование‚ профессия (специальность).
3. Подготовить документы‚ подтверждающие факты‚ которые будут внесены в книжку:
   • Трудовой договор (или соглашение о приёме на работу).
   • Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная‚ утверждённая внутренним актом).
   • Справка о воинском учёте (при необходимости).
   • Документ об образовании/квалификации (диплом‚ сертификат).

Структура трудовой книжки и порядок заполнения

Трудовая книжка состоит из следующих разделов (см. Порядок 320н‚ приложение 1):

• ьный лист – личные данные работника.
• Раздел I. Сведения о работе – основная часть‚ где фиксируются приёмы‚ переводы‚ увольнения.
• Раздел II. Сведения о награждениях – поощрения‚ благодарности‚ награды.
• Раздел III. Сведения о профессии (специальности)‚ квалификации – изменения профессии‚ повышение квалификации.
• Раздел IV. Сведения о воинском учёте (при наличии).

При первом приёме на работу заполняются только ьный лист и первый запись в разделе I.

Заполнение ьного листа

Все поля заполняются печатными буквами‚ без сокращений‚ за исключением общепринятых аббревиатур (г.‚ ул.‚ д. и т.д.). После заполнения ьного листа ставится подпись работника и дата заполнения‚ а также подпись уполномоченного лица отдела кадров и печать организации (если предусмотрена внутренним регламентом).

Запись о приёме на работу (раздел I)

В разделе I каждая строка соответствует одному трудовому отношению. Структура строки (по Порядку 320н):

1. Колонка 1 – порядковый номер записи.
2. Колонка 2 – дата приёма на работу (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Колонка 3 – наименование организации‚ структурное подразделение‚ должность ( профессия‚ специальность) и вид трудового договора (основная работа‚ совместительство‚ удалённая работа и т.д.).
4. Колонка 4 – основание для внесения записи (номер и дата приказа о приёме на работу‚ либо иное распоряжение работодателя).
5. Колонка 5 – подпись работника и дата подписи.
6. Колонка 6 – подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и дата подписи.
7. Колонка 7 – печать организации (при наличии).

Пример заполнения первой записи:

ООО «ТехноСервис»‚ отдел разработки‚ инженер-программист (основная работа)
Приказ № 45 от о приёме на работу
Подпись работника _______________ 
Подпись кадровика _______________ 
(печать организации)

Важно: запись вносится не позднее 7 календарных дней со дня приёма на работу (п. 8 Порядка 320н). Если работник приступил к обязанностям позже даты‚ указанной в приказе‚ дата в колонке 2 соответствует фактическому дню начала трудовой деятельности.

Особенности заполнения при совместительстве

Если работа является совместительством‚ в колонке 3 после должности указывается «(совместительство)». Основание – приказ о приёме на работу по совместительству. При этом в трудовой книжке основного места работы запись не делается; она оформляется только у работодателя‚ у которого совместительство является основным.

Исправления и дополнения

Если допущена ошибка‚ исправление производится согласно п. 12 Порядка 320н:

• Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так‚ чтобы осталось читаемым.
• Сверху пишется правильная информация.
• Под исправлением ставится подпись работника и уполномоченного лица‚ а также дата исправления.
• При необходимости ставится печать организации.

Запрещено использовать корректирующие жидкости‚ скотч или иные материалы‚ скрывающие первоначальный текст.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. в России функционирует система электронных трудовых книжек‚ реализуемая через ПФР (ныне СФР). При первом приёме на работу работодатель может:

• Завести бумажную трудовую книжку (как описано выше) и одновременно передать сведения в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СФР;
• Если у работника уже есть ЭТК‚ достаточно внести запись в неё и не заводить бумажный эквивалент (за исключением случаев‚ когда работник требует бумажный документ).

Порядок внесения записи в ЭТК регламентирован Приказом Минтруда № 18н от . В электронном виде заполняются те же поля‚ что и в бумажной книжке‚ но данные передаются автоматически через систему СФР.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты в колонке 2 – всегда указывайте конкретную дату приёма.
• Неполное наименование организации – используйте полное официальное название как в учредительных документах.
• Сокращение должности без расшифровки – например‚ «инж.» вместо «инженер». Лучше писать полностью.
• Отсутствие ссылки на приказ – колонка 4 должна содержать номер и дату приказа; иначе запись считается недействительной.
• Несоблюдение срока 7 дней – фиксируйте факт приёма в журнале incoming documents и контролируйте выполнение.
• Исправление корректирующей жидкостью – используйте только зачёркивание и подписи.
• Отсутствие подписи работника – без неё запись не считается действительной.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Проверить‚ что у сотрудника есть пакет документов (паспорт‚ ТД‚ приказ‚ документы об образовании).
2. Заполнить ьный лист трудовой книжки.
3. Внести запись о приёме на работу в раздел I‚ соблюдая порядок колонок.
4. Получить подписи работника и ответственного лица‚ поставить печать (если требуется).
5. Убедиться‚ что записана дата не позднее 7 календарных дней с даты приёма.
6. Сделать копию записи для личного дела сотрудника.
7. При наличии ЭТК – передать сведения в СФР через личный кабинет или через бухгалтерскую программу (1С:ЗУП‚ SAP и т.д.).
8. Архивировать использованный бланк (если он был частично заполнен) в соответствии с внутренними нормативами хранения документов.

Правильное заполнение трудовой книжки при первом приёме на работу – это не только соблюдение законодательных требований‚ но и гарантия защиты прав работника в будущем (при расчёте стажа‚ назначении пенсии‚ подтверждении трудового опыта). Следуя представленной инструкции‚ используя актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок‚ кадровик и руководитель смогут обеспечить корректное ведение этого важного документа.

Помните: трудовая книжка – юридически значимый документ‚ любые неточности могут привести к спорам в трудовой инспекции или суде. Поэтому относитесь к её заполнению с максимальной ответственностью и вниманием к деталям.