Трудовая книжка в Республике Беларусь остается главным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Прием нового сотрудника на работу всегда тесно связан с предоставлением‚ проверкой или оформлением этого важного документа. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить трудовую книжку при приеме на работу в Беларуси‚ кому она нужна‚ а также какие изменения принесла цифровизация кадрового документооборота.

Обязан ли работник предоставлять трудовую книжку?

Согласно трудовому законодательству Республики Беларусь (ст. 26 ТК РБ)‚ при заключении трудового договора работник обязан предоставить нанимателю ряд документов. Трудовая книжка входит в этот список‚ однако есть два важных исключения:

• Совместители — при приеме на работу по совместительству предоставление трудовой книжки не требуется.
• Лица‚ поступающие на работу впервые, если для работника это первая работа по трудовому договору‚ у него еще нет трудовой книжки‚ и наниматель обязан ее завести.

Если белорусский гражданин предъявляет трудовую книжку советского образца‚ наниматель не имеет права отказать в ее приеме. Такую книжку следует продолжать вести на общих основаниях.

Оформление трудовой книжки для новых работников

Для тех‚ кто устраивается на работу впервые‚ процесс оформления трудовой книжки лежит на плечах нанимателя. Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ от №40)‚ действуют следующие правила:

1. Срок оформления: Наниматель обязан заполнить трудовую книжку утвержденного образца (республиканская трудовая книжка 1995 года) не позднее семи календарных дней со дня приема на работу. Заполнение происходит в присутствии самого работника.
2. Основание для заполнения: Запись вносится на основании приказа о приеме на работу.
3. Кому оформляется: Трудовые книжки заполняются на всех работников‚ проработавших у нанимателя свыше пяти дней‚ если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Где наниматель берет бланки трудовых книжек?

Бланки «Трудовая книжка» и «Вкладыш в трудовую книжку» являются документами строгой отчетности. Наниматели обеспечиваются ими через местные исполнительные и распорядительные органы (например‚ администрации районов). Для получения бланка необходимо написать письмо на имя главы администрации с указанием Ф.И.О. работника и даты приказа о приеме на работу.

Для нерезидентов Республики Беларусь‚ в т.ч. иностранных и совместных организаций‚ действует особый порядок: обеспечение бланками осуществляет НИИ труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Правила внесения записей о приеме на работу

От правильности внесения записей зависит будущий стаж и пенсионные права работника. Нанимателю следует помнить о нескольких ключевых правилах:

• Первая запись: До внесения записи о приеме на работу‚ если работник трудоустраивается впервые‚ в трудовую книжку вносятся сведения об образовании и профессии.
• Льготные профессии: Запись о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессии‚ должности‚ дающим право на льготное пенсионное обеспечение‚ должна производиться со ссылкой на соответствующие Списки производств‚ работ и профессий.
• Дисциплинарные взыскания: В трудовую книжку не записываются взыскания (за исключением одного случая — если увольнение работника применяется в качестве меры дисциплинарного взыскания).

Электронная трудовая книжка в Беларуси: реальность 2026 года

Цифровизация не обошла стороной и трудовые отношения. К 2026 году вопрос электронных трудовых книжек (ЭТК) стал особенно актуальным. Важно понимать‚ как формируются сведения о трудовой деятельности сегодня:

• Формирование электронных данных: Если на работника бумажная трудовая книжка не оформляется (например‚ в ряде специфических случаев или по новым стандартам цифрового документооборота)‚ сведения о его трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
• Сведения в ФСЗН: На всех лиц‚ работающих по трудовым договорам‚ наниматели подают сведения о трудовой деятельности в электронном формате в орган социального страхования.

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа‚ который хранится в базе данных уполномоченных органов. Это значительно упрощает процесс подтверждения стажа и исключает риск утери или порчи документа.

Особенности для физических лиц-нанимателей

Внимание следует обратить на то‚ что изменен порядок ведения трудовых книжек для наемных работников‚ нанимателями которых являются физические лица. Если ранее физическое лицо не имело права вносить записи в трудовую книжку работника‚ то теперь законодательство предусматривает специальный порядок для таких случаев. Запись вносится органом по труду‚ занятости и социальной защите (например‚ при назначении пособий по уходу за ребенком и т.д.).

Краткая памятка нанимателю

При приеме на работу сотрудника в Республике Беларусь кадровику или нанимателю необходимо четко соблюдать алгоритм:

1. Запросить трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу).
2. При отсутствии книжки у новичка — издать приказ о приеме и не позднее 7 дней закупить бланк и заполнить его в присутствии работника.
3. Внести корректную запись о приеме‚ указав структурное подразделение‚ должность и реквизиты приказа.
4. При наличии советской книжки — продолжить ее ведение.
5. Не забывать о подаче электронных сведений о трудовой деятельности работника.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечит работникам сохранность их трудового стажа и пенсионных прав.