Процесс увольнения сотрудника — это всегда сложная юридическая процедура, которая требует от кадровиков и руководства строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Одним из самых критичных этапов этого процесса является оформление трудовой книжки. Многие недооценивают важность финального акта, подписи работника, однако фраза «ознакомлен обязательно» — это не просто бюрократическая формальность, а фундаментальное право работника и прямая обязанность работодателя.

Что говорит закон?

Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), а также пункту 36 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69), работодатель обязан ознакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью;

Это правило касается не только записей о приеме на работу или переводе, но и, что особенно важно, записи об увольнении. После того как в документ внесена формулировка причины увольнения и ссылка на соответствующую статью ТК РФ, сотрудник должен лично прочитать эту запись и подтвердить свое ознакомление подписью.

Как правильно оформить ознакомление?

Процедура подтверждения ознакомления имеет строгий регламент. Чтобы избежать ошибок, кадровику необходимо соблюдать следующий алгоритм:

1. Внесение записи — в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись об увольнении (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
2. Указание даты — в графе 2 ставится дата увольнения.
3. Указание приказа — в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
4. Личная подпись работника — в разделе трудовой книжки, где указаны сведения о работнике (на ьном листе или в специальной графе раздела «Сведения о работе» в зависимости от бланка книжки), либо на самой записи об увольнении (в современных бланках), работник ставит свою подпись.

Где именно ставится подпись?

Существуют разные версии бланков трудовых книжек, и место для подписи может отличаться:

• В трудовых книжках старого образца отдельной графы для подписи при ознакомлении с записями не предусмотрено. В таком случае подпись работника ставится внизу на развороте раздела «Сведения о работе», рядом с записью об увольнении, после записи: «Запись за номером таким-то верна».
• В трудовых книжках нового образца (введенных в действие с 2021 года) предусмотрена специальная графа «Подпись работника», где сотрудник ставит свою роспись напротив каждой записи, включая запись об увольнении.

Почему подпись «Ознакомлен» невероятно важна?

Многие работодатели совершают фатальную ошибку, выдавая трудовую книжку на руки без подписи об ознакомлении. Это может привести к серьезным последствиям:

Защита прав работника

Подписываясь, работник подтверждает, что он согласен с формулировкой увольнения. Если запись внесена неверно (например, указана статья за прогул, а работник увольняется по собственному желанию), сотрудник имеет право тут же потребовать исправить запись до подписания документа.

Защита работодателя от судебных исков

Если работник не подписал трудовую книжку, он в дальнейшем может обратиться в суд с иском о незаконном увольнении, заявив: «Я не знал, по какой статье меня уволнили, мне подсунули незаконную запись». Наличие подписи работника — это железобетонное доказательство в суде того, что сотрудник был ознакомлен с причиной расторжения договора и не высказал возражений в момент получения документа.

Избежание штрафов от ГИТ

Государственная инспекция труда (ГИТ) строго следит за правильностью ведения кадровой документации. Отсутствие подписи работника об ознакомлении с записью об увольнении, это прямое нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 рублей для организации).

Что делать, если работник отказывается подписывать?

На практике встречаются ситуации, когда увольняемый сотрудник из чувства обиды или принципиально отказывается ставить подпись в трудовой книжке. В таком случае работодатель не имеет права задерживать выдачу документа. Алгоритм действий должен быть следующим:

• Составить акт об отказе от подписи. В акте нужно зафиксировать, что работнику была предоставлена трудовая книжка для ознакомления с записью об увольнении, но он отказался от проставления подписи.
• Акт должны подписать не менее трех свидетелей (например, руководитель, специалист отдела кадров и еще один сотрудник организации).
• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (если он отказался забрать ее в день увольнения) заказным письмом с описью вложения. Это освободит работодателя от ответственности за задержку выдачи документа.

Ответственность за нарушение

Если работодатель по каким-то причинам не ознакомил работника с записью об увольнении под подпись (и не составил акт об отказе), он несет материальную ответственность. Согласно статье 234 ТК РФ, если незаконные действия работодателя привели к тому, что работник не мог трудоустроиться на новое место (например, из-за неверной или неподтвержденной записи), работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за весь период задержки.

Кроме того, за задержку выдачи трудовой книжки работодатель обязан выплатить работнику компенсацию в размере среднего заработка за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Запись об увольнении — это финальный аккорд в трудовых отношениях сторон. Ознакомление с этой записью обязательно и не подлежит игнорированию. Кадровику необходимо четко следить за тем, чтобы каждая запись подтверждалась личной подписью сотрудника. Это не только соблюдение буквы закона, но и гарантия юридической чистоты как для работника, так и для самого работодателя.