Важность правильного оформления трудовой книжки (ТК) трудно переоценить: от корректных записей зависит ваш будущий пенсионный стаж, возможность получения социальных льгот и, конечно, репутация перед потенциальными работодателями. В статье мы разберём все нюансы оформления ТК при увольнении по собственному желанию, учитывая последние изменения в законодательстве, в т.ч. переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), завершившийся 1 января 2026 года.
Правовая база
Оформление трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов. Ключевые статьи:
- Статья 81 ТК РФ – порядок прекращения трудового договора по инициативе работника.
- Статья 84 ТК РФ – порядок внесения записей в трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ от № 2102 – окончание переходного периода к ЭТК.
С 1 января 2026 года все новые трудовые книжки выдаются в электронном виде, а бумажные формы могут использоваться только в исключительных случаях (например, при отсутствии доступа к интернету).
Что такое «увольнение по собственному желанию»?
Это одностороннее расторжение трудового договора работником без указания вины работодателя. По закону работник обязан:
- Подать письменное заявление об увольнении за не менее двух недель (если иное не предусмотрено коллективным договором).
- Получить от работодателя справку о заработной плате (форма 2‑НДФЛ) и расчётные документы.
Если работодатель вынуждает сотрудника уволиться «по собственному желанию», он обязан выплатить компенсацию до пяти окладов (ст. 81 ТК РФ). При этом запись в ТК должна отражать факт добровольного увольнения без указания «по инициативе работодателя».
Пошаговая инструкция по оформлению ТК
Шаг 1. Подготовка заявления
Заявление должно быть написано в свободной форме, включать:
- ФИО работника;
- Должность;
- Дата подачи заявления;
- Текст «Прошу уволить меня по собственному желанию»;
- Подпись работника.
Шаг 2. Сдача заявления работодателю
Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трёх рабочих дней и оформить приказ об увольнении. При этом в приказе указывается:
- Дата увольнения;
- Основание – «по собственному желанию»;
- Ссылка на заявление работника.
Шаг 3. Оформление записи в трудовой книжке (ЭТК)
Для электронных трудовых книжек процесс автоматизирован:
- Работодатель в системе Госуслуги вносит запись о прекращении трудового договора.
- В системе автоматически формируется Электронный документ «Справка о трудовой деятельности», который работник может скачать.
- Работник получает уведомление на электронную почту и в личный кабинет «Трудовая книжка».
Если у вас всё ещё бумажная ТК (например, вы начали работать до 2026 года и её ещё не перевели), запись вносится вручную:
- Дата увольнения;
- Наименование организации, её ИНН и ОКПО;
- Должность и разряд;
- Основание увольнения – «по собственному желанию».
Шаг 4. Получение справок и расчётов
После оформления приказа работодатель обязан выдать:
- Справку о заработной плате (форма 2‑НДФЛ);
- Расчётный листок с указанием всех выплат (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие, если оно предусмотрено коллективным договором).
Шаг 5. Проверка записи
Обязательно проверьте, что в ТК (или в ЭТК) указано:
- Точная дата увольнения;
- Правильное основание – «по собственному желанию»;
- Отсутствие ошибок в наименовании организации.
При обнаружении неточностей сразу требуйте исправления, иначе они могут повлиять на расчёт пенсионных баллов.
Особенности оформления при переходе к ЭТК
С 2026 года все новые записи делаются в электронном виде. Основные плюсы:
- Отсутствие риска «потери» бумажных листов;
- Мгновенный доступ к документу из любой точки России;
- Автоматическое уведомление о каждом изменении.
Однако есть нюансы, о которых стоит помнить:
- Идентификация – для входа в систему нужен подтверждённый аккаунт «Госуслуги». Если у вас его нет, оформите его заранее.
- Технические сбои – в случае недоступности сервиса сохраняйте копию заявления и приказа в бумажном виде, чтобы в дальнейшем доказать факт увольнения.
- Перевод старой ТК – если у вас была бумажная книжка, работодатель обязан перенести все записи в ЭТК в течение 30 дней после 1 января 2026 года.
Что делать, если работодатель отказывается оформить ТК правильно?
Ситуация может возникнуть, если работодатель пытается «скрыть» увольнение или изменить основания. Действуйте по следующему плану:
- Письменный запрос – направьте работодателю официальное письмо (по электронной почте с подтверждением получения) с требованием оформить запись в ТК в соответствии с законом.
- Обращение в инспекцию труда – в течение 5 рабочих дней после отказа работодателя подайте жалобу в Государственную инспекцию труда по месту нахождения организации.
- Судебный иск – если инспекция не решила проблему, можете подать иск в суд о принудительном исполнении обязательств работодателя и взыскании компенсации (до пяти окладов) за вынужденное увольнение.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли сохранять бумажную копию электронного приказа?
Да. Рекомендуется распечатать приказ и сохранить в личных документах – это может пригодиться при проверках или в случае спорных ситуаций.
Вопрос 2: Как оформить ТК, если я уволился в течение испытательного срока?
Процедура та же, но в записи указывается «по собственному желанию» без указания причины. При этом в расчётных документах может не быть выплаты за неиспользованный отпуск.
Вопрос 3: Можно ли получить компенсацию, если работодатель «заставил» меня уйти?
Да. По ст. 81 ТК РФ работодатель обязан выплатить до пяти окладов в качестве компенсации за вынуждённое увольнение. При этом в ТК запись будет «по собственному желанию», но в приказе будет указано «по инициативе работодателя».
Вопрос 4: Что делать, если в ЭТК не отразилась запись об увольнении?
Сначала обратитесь к работодателю с требованием исправить запись. Если он откажется, подайте заявление в Многофункциональный центр (МФЦ) или в отдел «Трудовая книжка» при Минтруда России.
Оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию – процесс, который требует внимательности и знания актуального законодательства. Ключевые моменты:
- Подготовьте и подайте заявление за минимум две недели до желаемой даты увольнения.
- Убедитесь, что в приказе и в ТК (ЭТК) указано правильное основание – «по собственному желанию».
- Получите все расчётные документы и справки о доходах.
- Проверьте запись в ТК сразу после её внесения.
- В случае отказа работодателя используйте правовые механизмы защиты (письменный запрос, инспекция труда, суд).
Соблюдая эти рекомендации, вы защитите свои трудовые права, обеспечите корректный учёт стажа и избежите проблем при получении пенсии или при поиске новой работы.
Дата публикации: 22 мая 2026 года