Дата публикации:

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и основания для получения пенсии. Неправильное оформление записи при увольнении может привести к проблемам при расчёте пенсии, получении социальных льгот и даже к юридическим спорам. В статье рассмотрены все нюансы оформления как бумажной, так и электронной трудовой книжки (ЭТК) в условиях, когда с 1 января 2026 года полностью завершён переходный период.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – главы 19‑20.
• Приказ Минтруда России № 135н от  г. «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Постановление Правительства РФ № 1089 от  г. «О порядке перехода на электронные трудовые книжки».

Что изменилось с 2026 года?

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь:

1. Все организации обязаны вести ЭТК для новых сотрудников и переводить в неё сведения о действующих работниках.
2. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после увольнения передать запись в Службу занятости и в Социальный фонд России (СФР).
3. Работник может в любой момент проверить корректность сведений в личном кабинете Госуслуги или в мобильном приложении «Электронная трудовая книжка».

Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки при увольнении

Подготовка документов

• Трудовой договор (или его копия).
• Приказ об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
• Справка о заработной плате (если требуется для расчёта компенсаций).
• Личная карточка работника (для бумажной книги).

Оформление записи в бумажной трудовой книжке

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу и увольнении» (страницы 2‑3). Пример заполнения:

Дата приёма на работу: 
Наименование организации: ОАО «Ромашка»
Трудовая функция (должность): Инженер‑технолог
Основание приёма: Трудовой договор № 12/2015 от 
Дата увольнения: 
Основание увольнения: По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Подпись работодателя: ______________________
Подпись работника: ______________________

Важно:

• Все поля заполняются чёрными чернильными чернилами (не карандашом).
• Запись делается разборчивым шрифтом, без исправлений; При ошибке – перечёркивают линию и ставят подпись с указанием причины.
• Дата увольнения указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Основание увольнения должно полностью соответствовать пункту ТК РФ (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по сокращению численности» и т.д.).

Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

1. Создание запроса в системе – работодатель в личном кабинете работодателя (на портале Госуслуг) формирует запрос «Увольнение» и указывает дату, основание и должность.
2. Подтверждение работником – работнику отправляется СМС‑код, которым он подтверждает согласие с записью.
3. Автоматическая передача в СФР – система в течение 24 часов передаёт данные в Службу занятости и в Пенсионный фонд.
4. Проверка записи – работник в любой момент открывает ЭТК и убеждается, что все поля заполнены корректно.

Если в ЭТК обнаружена ошибка, работодатель в течение трёх рабочих дней подаёт запрос на исправление, сопровождая его документом, подтверждающим правильные данные (например, копией приказа об увольнении).

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?

Согласно ст. 80 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если он отказывается:

• Составьте письменный запрос с требованием выдачи книги.
• Обратитесь в Трудовую инспекцию по месту нахождения организации.
• В случае необходимости – подайте иск в суд о возмещении морального вреда и компенсации за задержку выдачи.

Можно ли оформить запись в бумажной книжке, если у меня уже есть ЭТК?

Да. По желанию работника запись в бумажной книжке может быть сделана дополнительно, но в этом случае обе книги (бумажная и электронная) должны содержать одинаковую информацию. При расхождении приоритет имеет ЭТК, так как она считается официальным источником данных.

Как оформить увольнение по сокращению штата?

Запись выглядит так:

Дата увольнения: 
Основание увольнения: По сокращению численности и (или) штата организации (ст. 81 ТК РФ)
Размер выходного пособия: 2,5 среднемесячных заработных плат

Не забудьте приложить к приказу план сокращения и список работников, подлежащих увольнению.

Типичные ошибки и как их избежать

Образец полного приказа об увольнении

Приказ № 45/2026
от г.

Об увольнении Иванова Ивана Ивановича

В соответствии со ст. 80 ТК РФ
приказываю:
Уволить Иванова Ивана Ивановича с должности «Инженер‑технолог» в ОАО «Ромашка» с  по собственному желанию.
Внести запись в трудовую книжку (бумажную и электронную) согласно образцу, приведённому в приложении А.
Выплатить выходное пособие в размере 2 (двух) среднемесячных заработных плат.
Сдать трудовую книжку работнику в день увольнения.

Генеральный директор ___________________ (подпись) /Петров П.П./

Как проверить правильность записи после увольнения

• Откройте ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуг.
• Сравните данные с записью в бумажной книжке (если она у вас есть).
• Убедитесь, что указана правильная дата, основание увольнения и должность.
• При обнаружении несоответствия сразу обратитесь к работодателю с письменным запросом об исправлении.

Оформление трудовой книжки при увольнении – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения законодательных требований. С 2026 года основной акцент делается на электронные трудовые книжки, однако бумажный вариант остаётся в обращении и должен быть заполнен в точном соответствии с образцом. Соблюдая порядок, описанный в этой статье, вы избежите проблем с пенсионным расчётом, получите все полагающиеся выплаты и сможете без затруднений подтвердить свой трудовой стаж.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в Трудовую инспекцию по месту работы.