Увольнение сотрудника – важный этап в работе любого работодателя. Вместе с расчетным листом и другими документами‚ необходимо правильно оформить передачу трудовой книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим все этапы и нюансы‚ связанные с трудовой книжкой уволенного сотрудника‚ актуальные на 2026 год.

Что такое трудовая книжка и ее роль

Трудовая книжка – это официальный документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Она является важным подтверждением стажа работы и используется для различных целей:

• Подтверждение стажа при трудоустройстве.
• Расчет пенсионных выплат.
• Оформление социальных гарантий.
• Для работодателя – для расчета заработной платы и других выплат.

Виды трудовых книжек

Существуют два основных вида трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка: Традиционный вариант‚ выдается работнику при приеме на работу.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведется в электронном виде в Социальном фонде России (СФР). С 2020 года ЭТК является основным способом ведения трудовой истории.

Документы при увольнении

При увольнении сотрудника необходимо подготовить следующие документы:

• Приказ об увольнении: Оформляется на основании заявления работника об увольнении.
• Копия заявления работника об увольнении: Обязательно сохраняется в личном деле работника.
• Копия трудовой книжки (или Сведения о трудовой деятельности в ЭТК): Выдается работнику по его требованию.
• Справка о сумме заработной платы и иных выплат за два календарных года‚ предшествующих году прекращения работы (Справка 182н): В 2023 году эта справка больше не выдается. Однако‚ по запросу работника‚ работодатель обязан предоставить выписку из личного кабинета в СФР‚ содержащую сведения о заработной плате и иных выплатах за указанный период.
• Копия приказа о приеме на работу: Выдается работнику по его требованию.
• Копия приказа о переводе (если был перевод): Выдается работнику по его требованию.
• Личная карточка работника (форма Т-2): Заполняется и подписывается работодателем.
• Документ‚ подтверждающий получение документов работником (подпись работника в акте приема-передачи).

Процесс выдачи трудовой книжки

Для бумажной трудовой книжки:

Внесение записи об увольнении: Работодатель обязан внести запись об увольнении в трудовую книжку работника в день увольнения. Запись должна содержать:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения (например‚ «по собственному желанию»).
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Подпись руководителя организации и печать организации.

Выдача трудовой книжки работнику: Руководитель организации или уполномоченное им лицо выдает работнику его трудовую книжку лично под роспись в акте приема-передачи. В акте указывается дата выдачи трудовой книжки и перечень документов‚ переданных работнику.
Оформление акта приема-передачи: Акт приема-передачи трудовой книжки является важным документом‚ подтверждающим факт передачи трудовой книжки работнику. Один экземпляр акта остается у работодателя‚ другой – у работника.

Для электронной трудовой книжки (ЭТК):

Внесение информации в ЭТК: Работодатель обязан внести сведения об увольнении в ЭТК работника через личный кабинет на портале СФР.
Предоставление выписки из ЭТК: По требованию работника работодатель предоставляет ему выписку из ЭТК. Выписка содержит сведения о трудовой деятельности работника‚ включая информацию об увольнении. Предоставление выписки осуществляется в электронном виде через личный кабинет на портале СФР или в бумажном виде по запросу работника.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял свою трудовую книжку‚ он может получить дубликат. Для этого необходимо обратиться в Социальный фонд России (СФР) с заявлением о выдаче дубликата. Заявление можно подать в электронном виде через личный кабинет на портале СФР или лично в любом отделении СФР.

Важные моменты и рекомендации

• Сроки: Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения.
• Основания увольнения: При внесении записи об увольнении в трудовую книжку необходимо указать точное основание увольнения‚ предусмотренное Трудовым кодексом РФ.
• Заверение записи: Запись об увольнении в трудовой книжке должна быть заверена подписью руководителя организации и печатью организации.
• Сохранение документов: Работодатель обязан хранить трудовую книжку работника в течение 50 лет.
• Электронная трудовая книжка: Рекомендуется использовать электронную трудовую книжку‚ так как она более удобна и безопасна.
• По запросу работника: Работодатель обязан предоставить работнику выписку из ЭТК или копию трудовой книжки по его письменному запросу.

Ответы на часто задаваемые вопросы

• Могу ли я получить копию трудовой книжки в электронном виде? Да‚ вы можете запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале СФР.
• Что делать‚ если работодатель отказывается выдать трудовую книжку? Вы можете обратиться в трудовую инспекцию или в суд.
• Как узнать‚ что запись об увольнении внесена в трудовую книжку? Вы можете проверить трудовую книжку или запросить выписку из ЭТК.

Правильное оформление трудовой книжки при увольнении – это важный этап‚ который необходимо выполнить в соответствии с законодательством. Соблюдение всех требований позволит избежать проблем в будущем и защитить свои трудовые права. В случае возникновения вопросов‚ рекомендуется обратиться за консультацией к юристу или в трудовую инспекцию.