Дата актуализации: 23 мая 2026 г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Формы трудовой книжки: бумажная vs электронная
3. Порядок записи в трудовую книжку
4. Необходимые документы
5. Особенности оформления у индивидуального предпринимателя (ИП)
6. Часто задаваемые вопросы
7. Типичные ошибки и как их избежать

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты. С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), однако закон оставляет возможность вести её в бумажной форме (ст. 66, 66.1 ТК РФ). При найме работников у индивидуального предпринимателя (ИП) вопросы оформления трудовой книжки часто вызывают затруднения, потому что ИП часто воспринимает себя как «самозанятого», а не как «работодателя». Данная статья подробно разберёт, как правильно оформить запись в трудовую книжку, когда работодатель – ИП;

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 66.1, 67, 68, 69.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – утверждена форма трудовой книжки и порядок её ведения.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от  г. – ввод в действие ЭТК.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об электронной трудовой книжке».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда РФ от  г.

Все перечисленные акты обязательны как для работодателей‑юрлиц, так и для индивидуальных предпринимателей.

Формы трудовой книжки: бумажная vs электронная

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант, который оформляется в виде печатного бланка. Ведётся в двух экземплярах: оригинал у работника, второй – в архиве работодателя (книга учёта движения трудовых книжек);

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сведения хранятся в базе Социального фонда России (СФР). Запись производится через форму ЭФС‑1 (сведения о трудовой деятельности). Плюсы ЭТК:

• Отсутствие риска потери или порчи документа;
• Мгновенный доступ работника к своей истории через портал Госуслуг;
• Упрощённый контроль со стороны инспекции труда.

С 2021 года большинство работодателей (в т.ч. ИП) обязаны вести ЭТК, однако работник вправе потребовать бумажный вариант.

Порядок записи в трудовую книжку

Приём на работу

1. Подготовка трудового договора (по форме ТК РФ).
2. Сбор документов от работника:
   • паспорт;
   • СНИЛС;
   • полис ОМС;
   • трудовая книжка (если уже есть) или согласие на её открытие в электронном виде.
3. Если работник впервые получает трудовую книжку в 2026 г., она открывается в электронной форме автоматически после подачи данных в СФР.
4. Заполнение формы ЭФС‑1 в личном кабинете работодателя (ЛК «Мой бизнес» или через сервис «Госуслуги»).
5. Печать и подпись (при бумажной книжке) – запись в раздел «Приём на работу», указание:
   • даты начала работы;
   • должности;
   • размера и вида оплаты труда;
   • наименования организации (ИП ФИО + ОГРНИП).
6. Работник ставит свою подпись, а ИП – подпись и печать (если ИП использует печать; в случае отсутствия печати допускается подпись без печати, но с указанием ОГРНИП).

Перевод, изменение условий, повышение должности

1. Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. В ЭТК вносятся изменения через форму ЭФС‑1 (изменения) или в бумажной книжке – запись в раздел «Изменения в условиях труда».
3. Работник подписывает запись, ИП – подпись (печать при необходимости);

Увольнение (по инициативе работодателя или работника)

1. Подготовка приказа об увольнении (по форме приказа Минтруда).
2. Заполнение раздела «Увольнение» в трудовой книжке:
   • дата увольнения;
   • основание (ст. 81 ТК РФ и пр.)
   • выписка из расчётного листа (при необходимости).
3. Подпись работника и ИП (печать/подпись).
4. Отправка сведений в СФР через форму ЭФС‑1 (увольнение) в течение 5 рабочих дней.

Сдача трудовой книжки в архив ИП

Если работник оставил бумажную книжку у работодателя, её необходимо занести в книгу учёта движения трудовых книжек (обязательно на бумажном носителе). При этом в книге указываются:

• ФИО работника;
• номер и серия трудовой книжки;
• дата выдачи и дата возврата.

Необходимые документы

Особенности оформления у индивидуального предпринимателя

Печать ИП

Согласно разъяснению Минтруда, ИП может ставить печать в трудовую книжку, но это не является обязательным. Достаточно подписи ИП с указанием ОГРНИП. Если у ИП есть печать, её следует использовать в следующих случаях:

• при оформлении бумажных трудовых книжек;
• при выдаче копий приказов в архиве.

Книга учёта движения трудовых книжек

ИП обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек в бумажном виде, даже если все записи ведутся в ЭТК. Книга фиксирует факт выдачи/возврата бумажных книжек.

Отчётность в СФР

Для ИП обязательна ежемесячная передача сведений о начислениях и удержаниях (форма 2‑НДФЛ) и разовых сведений о приёме/увольнении через форму ЭФС‑1. Срок – в течение 5 рабочих дней после соответствующего события.

Ответственность

ИП несёт персональную ответственность за правильность и своевременность внесения записей. Нарушения могут привести к штрафам (от 5 000 до 30 000 руб.) и административным санкциям.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести только электронную трудовую книжку?

Да. С 2020 г. работник может выбрать электронный вариант. При этом ИП обязан вносить все сведения в СФР через форму ЭФС‑1.

Что делать, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка?

Запись делается в её раздел «Приём на работу». При этом одновременно в ЭТК вносится та же информация – это двойное фиксирование, требуемое законодательством.

Нужна ли подпись ИП в электронном документе?

В ЭТК подпись заменяется электронной подписью (ЭП), привязанной к ИП в системе СФР. Если ЭП нет, запись всё равно считается действительной, но рекомендуется оформить ЭП в ближайшее время.

Обязательно ли ставить печать в трудовую книжку?

Печать не обязательна, но допускается. Главное – подпись ИП и указание ОГРНИП.

Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде, если работник отказывается от бумажного варианта?

Да. Работник в письменной форме (на бумаге или в электронном виде) подтверждает согласие на ведение ЭТК. После этого ИП вносит данные в СФР, а работник получает доступ к своей книжке через портал Госуслуг.

Типичные ошибки и как их избежать

• Не передана запись в СФР в установленный срок. – Установите напоминание в календаре (5 рабочих дней).
• Отсутствие подписи работника в бумажной книжке. – Подписывайте запись только после того, как работник ознакомился с её содержанием.
• Неправильное указание ОГРНИП. – Дважды проверяйте номер ОГРНИП в каждом документе.
• Отсутствие книги учёта движения трудовых книжек. – Ведите её с первого дня работы ИП, даже если все записи в ЭТК.
• Заполнение неверных дат (дата приёма/увольнения). – Сравнивайте даты с табелем учёта рабочего времени.

Запись в трудовую книжку – обязательный элемент трудовых отношений, независимо от того, является ли работодатель юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. С 2020 года большинство работодателей, включая ИП, переходят на электронную трудовую книжку, что упрощает процесс и снижает риск потери документов. Тем не менее, закон сохраняет возможность вести бумажный вариант, и в этом случае ИП обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и ставить подписи (печать – по желанию).

Соблюдая изложенный порядок, проверяя документы и своевременно передавая сведения в СФР, вы избежите штрафов, обеспечите работникам надёжный документ о трудовом стаже и упростите процесс взаимодействия с Пенсионным фондом, ФСС и другими контролирующими органами.

Автор статьи: виртуальный помощник, 2026 г.