Приём нового сотрудника – один из самых ответственных этапов работы отдела кадров. В 2021 году в России переход на полностью электронные трудовые книжки стал обязательным, однако в некоторых случаях (например, при приёме на удалённую работу) требуется заполнить бумажный экземпляр или оформить его в системе 1С:ЗУП.
Что такое электронная и бумажная трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности работника. С 2021 года в организации допускается только электронный вариант, однако в некоторых ситуациях (например, при приёме на работу за границей или при отказе сотрудника от электронного формата) может потребоваться заполнение бумажной версии.
Электронная трудовая книжка
- Хранится в системе 1С:ЗУП.
- Доступна для просмотра и редактирования только у уполномоченных HR‑специалистов.
- Все изменения фиксируются автоматически, что исключает ошибки ввода.
Бумажная трудовая книжка
- Физический документ, который вводится вручную.
- Требует тщательного контроля за заполнением всех полей.
- В случае ошибок необходимо исправлять данные в системе и обновлять электронный экземпляр.
Как правильно оформить трудовые функции и коды ОКЗ в 1С:ЗУП
Для корректного заполнения трудовых функций и кодов ОКЗ (ОКПД2) необходимо выполнить несколько шагов:
- Создать справочник «Трудовые функции». В нём перечисляются все позиции, которые будет выполнять сотрудник.
- Назначить коды ОКЗ. Каждая функция получает уникальный код ОКЗ, который затем привязывается к сотруднику.
- Заполнить реквизиты трудовых функций в модуле «Трудовые книжки». Здесь указываются:
- Должность;
- Код ОКЗ;
- Дата начала работы;
- Тип занятости (полный/неполный рабочий день).
Пример заполнения:
| № | Должность | Код ОКЗ | Дата начала | Тип занятости | |---|--------------------------|---------|-------------|----------------| | 1 | Инженер‑конструктор | 222101 | | Полный | | 2 | Техник по обслуживанию | 222102 | | Неполный (50%) |
Пример заполнения трудовой книжки
Ниже представлен типовой пример заполнения трудовой книжки для нового сотрудника, принимаемого на удалённую позицию «Веб‑разработчик».
Шапка документа
ФИО: Иванов Алексей Петрович
Дата рождения:
Пол: Мужской
Паспортные данные: 45 12 345678 9012345
СНИЛС: 123-456-789 01
Трудоустройство: С , полный рабочий день
Трудовая деятельность
- Должность: Веб‑разработчик (удалённый)
- Код ОКЗ: 222103
- Дата начала работы:
- Тип занятости: Полный рабочий день
- Заработная плата: 80 000 ₽
- Место работы: Дomicile (домашний офис)
Сведения о предыдущем трудовом месте
Если у сотрудника был предыдущий трудовой стаж, указываются сведения о предыдущих местах работы, даты начала и окончания, а также причины увольнения.
Подписи сторон
В конце документа ставятся подписи:
- Сотрудника – «____________________» (ФИО)
- HR‑специалиста – «____________________» (ФИО, должность)
- Директора – «____________________» (ФИО, должность)
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
После того как сотрудник принят, необходимо убедиться, что в системе 1С:ЗУП действительно создана электронная запись. Для этого:
- Откройте раздел «Трудовые книжки».
- Найдите только что добавленного сотрудника.
- Проверьте статус – «Электронная книжка создана».
- Сохраните подтверждение (PDF‑отчёт или скриншот) и передайте сотруднику.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли использовать бумажную форму, если сотрудник отказывается от электронного формата?
Ответ: Да, но в этом случае необходимо вручную заполнить все реквизиты и затем перенести их в электронную форму в системе. - Вопрос: Как правильно указать тип занятости при неполном рабочем дне?
Ответ: Указывайте процент рабочего времени (например, 50 % или 0,5) и фиксируйте в поле «Тип занятости». - Вопрос: Где хранить коды ОКЗ?
Ответ: Коды ОКЗ берутся из официального классификатора ОКПД2, который доступен в справочнике 1С.
Правильное заполнение трудовой книжки – фундамент юридической корректности отношений с сотрудником. Тщательное соблюдение всех реквизитов, использование кодов ОКЗ и своевременное подтверждение наличия электронной формы позволяют избежать ошибок и спорных ситуаций в будущем. Приём на работу заполнение трудовых функций и кодов ОКЗ в 1С:ЗУП – процесс, требующий внимания к деталям, но полностью автоматизируемый при правильной настройке системы.
Если у вас возникнут сложности с заполнением формы, рекомендуем обратиться к специалисту по 1С:ЗУП или воспользоваться готовыми шаблонами, которые можно скачать на официальном портале Министерства труда.