В современном мире оформление трудовой книжки стало более гибким и цифровым. С 1 января 2021 года в России впервые трудоустанавливающиеся сотрудники получают только электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако в некоторых случаях, когда работник уже имеет трудовой стаж, необходимо оформить бумажную запись или получить письменное заявление о причинах отсутствия бумажной трудовой книжки. Ниже приведено подробное руководство по уведомлению нового сотрудника о необходимости оформления трудовой книжки и последующим действиям.
Что такое трудовая книжка и почему она важна?
- Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
- В ней фиксируются сведения о работодателях, должностях, приказах, а также даты начала и окончания трудовых отношений.
- Для большинства работодателей наличие трудовой книжки является обязательным требованием при приёме на работу.
Правовые основы оформления трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Федеральному закону «Об электронных документах в сфере трудовых отношений», с 1 января 2021 года:
- Для новых сотрудников, которые никогда не работали ранее, оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Бумажную трудовую книжку можно оформить только в случае, если работник имеет предыдущий стаж и в бумажной книге есть закрывающая запись.
- Если у работника ранее был трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка потеряна или порчена, необходимо получить письменное заявление о причинах отсутствия.
Как уведомить нового сотрудника о трудовой книжке
Подготовка к приёму
- Проверьте, является ли сотрудник первым в компании или имеет предыдущий стаж.
- Если сотрудник ранее работал, уточните наличие бумажной трудовой книжки.
- Соберите необходимые документы: заявление о приёме, копию паспорта, справку о предыдущем месте работы (если есть).
Уведомление сотрудника
При приёме нового сотрудника необходимо провести беседу, в которой вы разъясните:
- Что с 2021 года впервые трудоустанавливающиеся сотрудники получают только ЭТК.
- Если у сотрудника был предыдущий стаж и бумажная трудовая книжка отсутствует, он должен предоставить письменное заявление о причинах (утрата, порча и т.д.).
- После получения заявления и подтверждения отсутствия закрывающей записи, вы можете оформить бумажную трудовую книжку.
Письменное заявление сотрудника
Сотрудник должен заполнить заявление, в котором укажет:
- ФИО, дату рождения, место жительства.
- Предыдущий стаж: даты начала и окончания трудовых отношений, наименование работодателя.
- Причину отсутствия бумажной трудовой книжки (утрата, порча, иные обстоятельства).
- Подпись и дата.
После получения заявления вы можете оформить бумажную трудовую книжку, если в ней есть закрывающая запись. В противном случае работник будет вести только ЭТК.
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
ЭТК – цифровой аналог бумажной. Он хранится на серверах Федеральной службы по труду и занятости (СФР) и доступен сотруднику и работодателю через портал «Электронный персональный кабинет».
- Подать сведения в СФР – после трудоустройства необходимо отправить данные о сотруднике в систему СФР.
- Получить выписку – после регистрации в системе сотрудник может запросить выписку из ЭТК.
- Внести исправления – при необходимости работодатель может вносить изменения в ЭТК (например, изменение должности).
- Работать без ошибок – важно соблюдать порядок оформления приказов и записей, чтобы избежать конфликтов при проверках.
Когда можно оформить бумажную трудовую книжку?
Бумажную трудовую книжку можно оформить только в следующих случаях:
- Если у сотрудника был предыдущий стаж и в бумажной трудовой книжке есть закрывающая запись.
- Если сотрудник ранее работал до 1 января 2021 года и у него есть бумажная трудовая книжка.
- Если сотрудник хочет перейти на бумажную форму (это возможно только при наличии закрывающей записи).
В противном случае работодатель обязан вести только ЭТК.
Практические рекомендации для кадровых специалистов
- Всегда запрашивайте у сотрудника бумажную трудовую книжку при приёме, чтобы проверить наличие закрывающей записи.
- Если работник не может предоставить бумажную книжку, запросите письменное заявление о причинах отсутствия.
- Проверьте, что в ЭТК правильно отражены все данные о работодателе, должности и сроках трудовых отношений.
- Обучайте сотрудников правилам работы с ЭТК, чтобы они знали, как получить выписку и как исправлять ошибки.
- Соблюдайте сроки подачи сведений в СФР – обычно это 10 рабочих дней с даты приёма.
Уведомление нового сотрудника о трудовой книжке – важный этап в процессе приёма. С 2021 года новая система позволяет упростить процесс оформления, но при этом сохраняется возможность вести бумажную трудовую книжку при наличии закрывающей записи. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, связанных с оформлением трудовой книжки, и обеспечить соответствие требованиям российского трудового законодательства.