Оформление трудовой книжки – один из ключевых этапов при приёме сотрудника на работу. С 2024 года в России произошли важные изменения: появились новые образцы бланков, а также возможность вести трудовые книжки в электронном виде. В этой статье мы подробно разберём, какие документы нужны, какие действия должен выполнить работодатель и какие сроки следует соблюдать.

Общие требования законодательства

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий порядок ведения трудовых книжек (ст. 65, ст. 67, ст. 68).
• С 2024 года допускается использование новых бланков, выпускаемых не только Гознаком, но и другими предприятиями, прошедшими аккредитацию.
• К 2024 году планируется обязательный переход к кадровому электронному документообороту (КЭДО). Поэтому уже сейчас рекомендуется подготовить электронную форму трудовой книжки.
• Приём на работу оформляется приказом (распоряжением) о приёме на основании трудового договора.

Подготовка документов перед приёмом

1. Трудовой договор (постоянный, срочный, подряда и т.д.).
2. Документ, подтверждающий право на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН).
3. Если работник уже имеет трудовую книжку – проверить её состояние (отсутствие повреждений, наличие свободных страниц).
4. Для новых сотрудников без книжки – подготовить новый бланк (старого или нового образца).
5. Сформировать приказ о приёме (шаблон приказа приведён ниже).

Приказ (распоряжение) о приёме на работу

Приказ является основанием для внесения записи в трудовую книжку. Образец приказа:

Приказ № ___
«____» __________ 2026 г.

О приёме на работу

В соответствии со ст. 65 ТК РФ приказываю:

Принять на работу ______________________ (ФИО), 
 паспорт: _____________, СНИЛС: _____________,
 с даты «____» __________ 2026 г. 
Должность – ______________________, 
 структурное подразделение – ______________________.
Установить заработную плату – ___________ руб.
Оформить трудовой договор № ___ от «____» __________ 2026 г.
Внести запись в трудовую книжку (или в электронную трудовую книжку) в соответствии с пунктом 2 настоящего приказа.

Контроль за исполнением приказа возложить на ______________________ (должность, ФИО).

Подпись ______________________ (директор/управляющий)

Оформление записи в бумажную трудовую книжку

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу». Пример заполнения:

Важно помнить:

• Запись вносится не позднее 5 дней после фактического приёма (ст. 67 ТК РФ).
• Запись должна быть разборчивой, без исправлений. При ошибке – перечёркивание и подпись.
• Если работник принимает договор подряда или совместительство, в запись указывается соответствующее основание (см. ниже).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде через сервис Госуслуги или специализированные КЭДО‑системы. Преимущества:

• Отсутствие бумажных бланков и риска их потери.
• Автоматическое формирование записей на основании приказов и договоров.
• Удобный доступ сотрудника к своей трудовой истории.

Порядок оформления в ЭТК:

1. Зарегистрировать организацию в системе Госуслуги как работодателя.
2. Создать электронный профиль сотрудника (ввести ФИО, СНИЛС, ИНН).
3. Загрузить скан‑копию приказа о приёме и трудового договора.
4. Система автоматически сформирует запись в электронную трудовую книжку.
5. Работник получает уведомление и может просмотреть запись в личном кабинете.

Для перехода на электронный формат рекомендуется:

• Подготовить инструкцию для HR‑специалистов.
• Обучить ответственного за КЭДО сотрудника.
• Сохранить копии всех бумажных документов в архиве (по требованию проверяющих органов).

Дубликаты и новые бланки

Если у работника утрачена трудовая книжка, необходимо оформить дубликат. Существует два варианта:

1. Использовать старый чистый бланк, приобретённый до 2024 года.
2. Оформить дубликат на новом образце (производитель из списка, опубликованного на сайте Гознака).

Для оформления дубликата требуется:

• Заявление работника о выдаче дубликата.
• Приказ о выдаче дубликата (пример ниже).
• Копию паспорта и СНИЛС.

Пример приказа о выдаче дубликата

Приказ № ___
«____» __________ 2026 г.

О выдаче дубликата трудовой книжки

В соответствии со ст; 67 ТК РФ приказываю:

Выдать дубликат трудовой книжки сотруднику ______________________ (ФИО) в связи с утратой оригинала.
Оформить запись о выдаче дубликата в электронную (или бумажную) трудовую книжку.
Контроль за исполнением приказа возложить на ______________________.

Подпись ______________________

Оформление записи при совместительстве и срочном трудовом договоре

Для совместительства в трудовую книжку вносятся отдельные записи, где в поле «Основание» указывается «Справка о совместительстве» и указывается срок совместительства.

Для срочного трудового договора запись делается так же, как и для постоянного, но в поле «Основание» указывается «Трудовой договор № … от … (срочный)» и в отдельной строке фиксируется срок действия договора;

Сроки и контроль

• Запись в трудовую книжку – не позднее 5 дней после приёма (ст. 67 ТК РФ).
• При увольнении запись о прекращении работы вносится в течение 5 дней после даты увольнения.
• Ответственным за ведение трудовых книжек обычно назначается главный бухгалтер или HR‑менеджер.
• Контроль за соблюдением сроков осуществляет служба внутреннего аудита или отдел кадров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Да, если сотрудник предпочитает вести её в бумажном виде. Электронный вариант является альтернативой, но не заменой, пока обязательность КЭДО полностью не вступила в силу.

Можно ли сразу оформить сотрудника на электронную трудовую книжку?

Можно, если у работодателя есть доступ к системе «Госуслуги» или иной КЭДО‑платформе. При этом необходимо получить согласие работника.

Что делать, если в трудовой книжке нет свободных страниц?

Оформить дубликат (см. раздел 6). Дубликат может быть на старом или новом образце.

Можно ли использовать старый бланк после 2024 года?

Да, старый образец продолжает использоваться, если он находится в хорошем состоянии и не истёк срок его действия.

Полезные ссылки и скачивание образцов

• Список аккредитованных производителей новых бланков (Гознак)
• Электронная трудовая книжка – портал Госуслуги
• Шаблон приказа о приёме на работу (PDF)
• Шаблон приказа о выдаче дубликата (PDF)
• Образец трудового договора (DOCX)