Трудовая книжка (ТК) — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том‚ кто и когда должен её оформить‚ остаётся актуальным‚ особенно на фоне полного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2026 года; В этой статье разберем все нюансы обязанностей работодателя и прав работника.
Основной принцип: обязанность лежит на работодателе
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ установленный образец трудовой книжки является основным документом о трудовой деятельности. Работодатель обязан:
- Обеспечить работника бланком трудовой книжки (при оформлении бумажного варианта);
- Внести в неё все необходимые сведения о приёме на работу‚ переводах‚ увольнении‚ награждениях.
- Осуществлять учёт‚ хранение и‚ по заявлению работника‚ выдачу трудовой книжки.
- Передавать сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку (ЭТК) в Социальный фонд России (СФР).
Ключевые сценарии оформления в 2026 году
С 1 января 2026 года завершился переходный период. Правила зависят от двух факторов: даты первого трудоустройства работника и его выбора способа ведения документа.
Для лиц‚ впервые устраивающихся на работу с 1 января 2025 года или позже
Важно: Согласно новым правилам‚ таким гражданам бумажную трудовую книжку не оформляют вообще. Их трудовая деятельность ведётся исключительно в электронном виде (ЭТК) в СФР.
- Работодатель обязан в течение рабочего дня‚ следующего за днём приёма на работу‚ передать сведения о приёме в составе отчёта ЕФС-1 в СФР.
- Работник не подаёт никакого заявления об оформлении. Электронная книжка создаётся автоматически.
- Бумажный вкладыш или книжка не выдаются.
Для лиц‚ уже имеющих бумажную трудовую книжку (оформленную до 2025 года)
Если у работника на руках есть действующая бумажная книжка‚ работодатель обязан вести её параллельно с электронной (если работник не отказался от бумажного варианта).
- При приёме на работу: Работодатель принимает бумажную книжку‚ проверяет её‚ делает на её основе первую запись (о приёме) и хранит её у себя.
- Одновременное ведение: Все последующие сведения (переводы‚ увольнения) вносятся и в бумажную книжку‚ и в ЭТК.
- Заявление работника: Если работник хочет отказаться от бумажной книжки и вести её только в электронном виде‚ он должен подать письменное заявление работодателю. После этого бумажная книжка больше не ведётся‚ а все записи идут только в ЭТК. Работодатель обязан выдать бумажную книжку работнику (если она у него была) в течение 3 рабочих дней.
Если бумажная трудовая книжка утеряна‚ повреждена или отсутствует
Если у принимаемого на работу лица нет бумажной книжки (например‚ она утеряна)‚ работодатель не обязан её оформлять заново.
- Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в ЭТК (как для любого нового сотрудника).
- Если у работника были стажи до 2025 года‚ он может самостоятельно восстановить записи о них через СФР‚ предоставив подтверждающие документы (справки‚ договоры);
- Важно: Работодатель не имеет права требовать от работника оформления новой бумажной книжки или вкладыша. Его задача — корректно передать данные в электронную систему.
Кто конкретно выполняет работу: кадровик‚ бухгалтер или директор?
Трудовой кодекс возлагает ответственность на работодателя как юридическое лицо или ИП. Однако на практике эти функции обычно делегируются:
- Специалисту по кадрам (кадровику) — подготовка записей‚ оформление вкладышей‚ работа с бумажными книжками.
- Бухгалтеру — формирование отчёта ЕФС-1 и передача данных в СФР.
- Руководителю (директору‚ гендиректору) — подписание записей в бумажной книжке (если она ведётся) и приказов.
Ответственность за правильность и своевременность оформления в любом случае несёт работодатель (его представитель).
Практическая инструкция: что делать работодателю при приёме на работу в 2026 году
- Уточнить у кандидата: Есть ли у него бумажная трудовая книжка? Если да — принять её. Если нет — уточнить‚ был ли он ранее официально трудоустроен.
- Для всех новых сотрудников (с 2025 г.): Сделать запись о приёме в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале СФР или через программное обеспечение для сдачи отчётности (ЕФС-1).
- Если есть бумажная книжка: Сделать соответствующую запись в неё‚ подписать‚ поставить печать. Хранить книжку у себя.
- Если работник хочет отказаться от бумаги: Получить от него письменное заявление. После этого бумажная книжка больше не ведётся‚ а все данные идут в ЭТК. Выдать имеющуюся бумажную книжку работнику в течение 3 рабочих дней.
- При увольнении: Внести запись об увольнении и в бумажную книжку (если она ведётся)‚ и в ЭТК. При наличии бумажной книжки — выдать её работнику вместе с трудовой (при увольнении по инициативе работника) в день увольнения.
Что должен помнить работник?
- Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году‚ у вас не будет бумажной трудовой книжки. Все сведения будут в вашей Электронной трудовой книжке в личном кабинете на портале СФР.
- Если у вас уже есть бумажная книжка‚ вы можете:
- Продолжать вести её параллельно с электронной.
- Подать заявление работодателю об отказе от бумажного варианта и вести только ЭТК.
- Вы имеете право получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на сайте СФР.
- При увольнении вы должны получить трудовую книжку (бумажную или электронную) с корректной записью. Если бумажная велась‚ её обязаны выдать в день увольнения.
Кто должен оформить трудовую книжку? Обязанность всегда лежит на работодателе. Однако с 1 января 2026 года:
- Для новых сотрудников (первое трудоустройство с ) оформляется только электронная трудовая книжка.
- Для старых сотрудников с бумажной книжкой — ведётся параллельно и бумажная‚ и электронная‚ если нет заявления об отказе от бумаги.
- При утрате бумажной книжки новый бумажный вкладыш не оформляется‚ данные вносятся только в ЭТК.
Главное правило: сведения о трудовой деятельности должны быть переданы в Социальный фонд России в установленные сроки. Бумажная книжка в 2026 году становится скорее историческим документом для тех‚ кто начал работать до 2025 года‚ но её ведение ещё возможно по желанию работника.
Информация в статье актуальна на 23 мая 2026 года и основана на положениях Трудового кодекса РФ‚ Постановления Правительства № 795н и разъяснениях Минтруда и СФР.