Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы сотрудника. С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 1 января 2026 года переходный период полностью завершился. Это кардинально изменило правила оформления данного документа.

В этой статье мы подробно разберем, как составить и оформить трудовую книжку в текущих реалиях, какие действия должен предпринять работодатель и как действовать при первичном трудоустройстве новых сотрудников.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровую информацию о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, когда и по какой причине уволился. Цифровизация трудовых отношений позволила дистанционно оформлять пенсии по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

С 1 января 2026 года правила игры изменились окончательно:

• Для впервые устраивающихся: Если вы берете в штат студента или специалиста без официального опыта работы, бумажную книжку заводить больше не нужно. Трудовая книжка оформляется исключительно в электронном виде.
• Для тех, кто начал карьеру до 2020 года: У таких работников остается право на ведение бумажного аналога наряду с электронной версией (согласно ст. 66 и 66.1 ТК РФ).

Важно помнить, что оформлять трудовые книжки (как бумажные, так и электронные) могут только работодатели по основному месту работы.

Как оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве в 2026 году

Если сотрудник устраивается на работу впервые, процедура оформления его трудовой книжки выглядит следующим образом:

1. Сбор документов. Попросите у нового сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
2. Оформление приема. Подпишите с работником трудовой договор и выпустите приказ о приеме на работу.
3. Отправка отчета. Чтобы сделать электронную трудовую книжку впервые, работодателю необходимо направить в Социальный фонд отчет о приеме на работу по форме ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1. Бумажный бланк не заводится и не выдается.

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Работник, который до 2020 года уже имел бумажную трудовую книжку, в любой момент может отказаться от ее ведения и перейти полностью на электронный формат.

Действия работодателя при переходе на ЭТК:

1. Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Внести в бумажную трудовую книжку соответствующую запись о том, что сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК. Это нужно сделать на основании приказа или иного документа работодателя.
3. Правильно заверить внесенную запись, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов.
4. Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику (с этого момента работодатель перестает нести за нее ответственность).
5. Начать подавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд в электронном виде.

Рекомендуется рассказать работнику, как он может самостоятельно получить выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на сайте ПФР (Социального фонда), на портале Госуслуг, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.

Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?

Несмотря на повсеместный переход на ЭТК, у многих на руках остаются бумажные бланки. С их помощью можно подтвердить стаж для пенсии или социальных выплат, особенно за периоды до цифровизации.

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, алгоритм действий строгий:

• Человек, потерявший документ, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, где была внесена запись.
• Работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Ведение бумажной трудовой книжки: для тех, кто сохранил право

Если работник выбрал сохранение бумажного варианта (или не подавал заявление об отказе от него), работодатель обязан продолжать вести его документ по старым правилам (ст. 66 ТК РФ), параллельно подавая электронные отчеты.

Основные правила заполнения:

• Записи вносятся аккуратно, без помарок и сокращений.
• Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
• Записи о приеме на работу, переводе и увольнении должны иметь порядковые номера в пределах соответствующего раздела.
• Все записи должны строго соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя.

Составление трудовой книжки в 2026 году — это в первую очередь работа с электронными сведениями. Для новых сотрудников процесс начинается с отправки отчета ЕФС-1 в Социальный фонд, а бумажный формат постепенно уходит в прошлое, оставаясь актуальным лишь для подтверждения прошлых периодов стажа или для тех, кто сознательно решил сохранить привычный бумажный формат.