Создание и ведение трудовой книжки — важная обязанность каждого работодателя. С 2023 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек, включая обязательное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты оформления, заполнения и ведения трудовой книжки для сотрудников.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она содержит:
- Сведения о работодателях
- Занимаемые должности
- Основания для приема и увольнения
- Награды и поощрения
- Сведения о переводах и изменениях в трудовой деятельности
Виды трудовых книжек в 2026 году
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Основные характеристики ЭТК:
- Хранится на серверах СФР (Социалфонд России)
- Данные фиксируются автоматически на основании отчетов работодателя
- Доступна сотруднику через личный кабинет на портале госуслуг
- Не требует физического хранения у работодателя
Бумажная трудовая книжка
Применяется только в следующих случаях:
- У сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, и он не переходит на ЭТК
- Книжка была утеряна или испорчена (требуется оформление дубликата)
Кто отвечает за оформление трудовой книжки
Согласно трудовому законодательству РФ, работодатель обязан:
- Оформить трудовую книжку новому сотруднику в течение 7 дней с момента приема на работу
- Вести и хранить трудовую книжку (для бумажных версий)
- Своевременно вносить записи об изменениях в трудовой деятельности
- Выдавать заверенные копии при необходимости
Пошаговая инструкция: как сделать трудовую книжку сотруднику
Для новых сотрудников (первичное оформление)
Подготовка документов
Перед оформлением трудовой книжки необходимо:
- Заключить трудовой договор с сотрудником
- Подготовить приказ о приеме на работу (форма Т-1)
- Получить от сотрудника паспортные данные и СНИЛС
Выбор типа трудовой книжки
В 2026 году возможны два варианта:
| Критерий | Электронная трудовая книжка | Бумажная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Кому подходит | Новым сотрудникам, ранее не имевшим трудовой книжки | Сотрудникам, у которых уже есть бумажная трудовая книжка |
| Срок оформления | Автоматически при подаче отчета СЗВ-ТД | Вручную в течение 7 дней |
| Хранение | На серверах СФР | У работодателя |
Оформление записи о приеме на работу
Для бумажной трудовой книжки:
- Откройте трудовую книжку на первой странице
- В разделе «Сведения о работе» внесите запись по образцу:
Пример записи:
Принят в ООО «Ромашка» в должность менеджера по продажам
Приказ от № 45
Для электронной трудовой книжки:
- Заполните отчет СЗВ-ТД в личном кабинете на сайте СФР
- Данные автоматически попадут в ЭТК сотрудника
Подписание и выдача
После внесения записи:
- Сотрудник должен расписаться в трудовой книжке (для бумажной версии)
- Работодатель ставит подпись и печать организации
- Сотрудник получает трудовую книжку на руки
Для сотрудников с существующей трудовой книжкой
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, при новом трудоустройстве:
- Внесите запись о приеме на работу в существующую трудовую книжку
- Не заводите новую трудовую книжку
- Продолжайте вести бумажную версию до перехода на ЭТК
Как правильно заполнить трудовую книжку: основные правила
Общие требования
- Записи должны вноситься ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета
- Не допускаются сокращения, зачеркивания, помарки
- Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации
- Страницы должны быть пронумерованы
Типичные записи и образцы
Прием на работу
Образец:
Принят в ООО «Ромашка» в отдел продаж на должность менеджера по продажам
Приказ от № 45
Перевод на другую должность
Образец:
Переведен на должность старшего менеджера по продажам
Приказ от № 67
Увольнение
Образец:
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ
Приказ от № 89
Изменение фамилии
Образец:
Фамилия изменена на Иванова в связи с регистрацией брака
Приказ от № 34
Как оформить электронную трудовую книжку
Процесс оформления
Для оформления ЭТК работодателю необходимо:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте СФР
- Подать отчет СЗВ-ТД при приеме сотрудника на работу
- Указать тип трудоустройства (постоянное, временное и т.д.)
- Подтвердить данные в установленные сроки
Преимущества электронной трудовой книжки
- Автоматическое обновление данных
- Отсутствие риска потери или порчи документа
- Возможность быстрого доступа к истории трудовой деятельности
- Снижение административной нагрузки на работодателя
Как выдать копию трудовой книжки
Когда требуется копия
Копия трудовой книжки может понадобиться:
- При оформлении кредита
- Для предоставления в учебное заведение
- При оформлении пособий
- Для подтверждения стажа работы
Процедура заверения копии
- Подготовьте копию документа
- На копии укажите: «Верно», должность и подпись ответственного лица
- Поставьте печать организации (если есть)
- Укажите дату заверения
Верно
Менеджер по кадрам /Иванова И.И./
Печать организации
Частые ошибки при оформлении трудовой книжки
- Отсутствие подписи сотрудника — обязательно должна быть подпись работника
- Неправильные формулировки — используйте только установленные законом формулировки
- Отсутствие печати — для бумажных версий печать обязательна
- Несвоевременное внесение записей — записи должны вноситься не позднее 7 дней
- Использование карандаша или цветных чернил — только чернила черного, синего или фиолетового цвета
Ответственность за нарушения
За нарушение правил ведения трудовой книжки предусмотрены следующие виды ответственности:
| Вид нарушения | Ответственность | Размер штрафа |
|---|---|---|
| Неоформление трудовой книжки | Административная (ст. 5.27 КоАП) | 30 000 ─ 50 000 руб. для организации |
| Неправильное ведение трудовой книжки | Административная | 10 000 ⎻ 20 000 руб. для должностных лиц |
| Непредоставление информации из трудовой книжки | Административная | 1 000 ⎻ 5 000 руб. для граждан |
Советы работодателю
- Используйте автоматизированные системы для ведения трудовых книжек (например, 1С, Мое Дело)
- Проводите регулярные проверки правильности ведения трудовых книжек
- Обучайте сотрудников правилам заполнения документов
- Своевременно подавайте отчеты в СФР для электронных трудовых книжек
- Храните бумажные трудовые книжки в сейфе или специальном помещении
Оформление трудовой книжки — важный процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения законодательных норм. В 2026 году работодатели должны учитывать переход на электронные трудовые книжки, что значительно упрощает процесс ведения и хранения документов.
Помните:
- Новым сотрудникам оформляйте ЭТК через отчет СЗВ-ТД
- Соблюдайте сроки внесения записей (не позднее 7 дней)
- Используйте только установленные законом формулировки
- Своевременно предоставляйте информацию в государственные органы
- Регулярно проверяйте правильность ведения трудовых книжек
Полезные ресурсы:
- Портал Госуслуги — для доступа к электронной трудовой книжке
- Сайт Пенсионного фонда России — для подачи отчетов
- КонсультантПлюс, для изучения нормативных актов