Дата актуализации:  г.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность, стаж и квалификацию сотрудника. На основании записей в ней рассчитываются пенсионные выплаты, предоставляются социальные гарантии и учитывается профессиональный опыт.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – порядок заполнения и формы трудовой книжки.
• Приказ Минфина РФ № 320н от  г. – Правила ведения и хранения трудовых книжек (действуют с ).
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. – особенности оформления трудовых книжек для впервые поступивших на работу (ч. 8 ст. 2).
• Постановления о переходе на электронный вариант трудовой книжки (2025 г.)

Виды трудовых книжек в 2026 году

1. Бумажная трудовая книжка нового образца – обязательна к использованию с . Содержит титульный лист, вкладыш и страницы для записей.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – официально признана в 2025 году, хранится в электронном виде в государственных информационных системах.

Когда необходимо оформить новую трудовую книжку?

• При приёме на работу сотрудника, у которого ещё нет трудовой книжки (бумажной или электронной);
• При выдаче дубликата (например, в случае утери, порчи или изменения фамилии).
• При переводе сотрудника в организацию, где используется иной формат (бумажный ↔ электронный).

Кто отвечает за правильное заполнение?

Ответственность за корректное оформление трудовых книжек возлагается на работодателя (директора, руководителя отдела кадров) и уполномоченного специалиста по кадровому делопроизводству. При нарушении требований могут быть наложены штрафы в соответствии с Трудовым кодексом.

Пошаговый алгоритм оформления трудовой книжки нового работника

Шаг 1. Подготовка документов

1. Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
2. Паспорт (страница с фотографией и регистрацией).
3. СНИЛС, ИНН (при наличии).
4. Согласие работника на обработку персональных данных.

Шаг 2. Выбор формата книжки

Если в организации уже используется электронный формат, необходимо:

• Создать электронный профиль сотрудника в системе Госуслуги/ЕГРТК.
• Получить согласие работника на хранение данных в электронном виде.

Если используется бумажный вариант – оформить новый бланк нового образца (титульный лист + вкладыш).

Шаг 3. Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется только при выдаче дубликата или при первом оформлении новой книжки. В него вносятся:

• Фамилия, имя, отчество работника.
• Дата рождения.
• Серия и номер паспорта.
• СНИЛС (при наличии).
• Дата выдачи (дубликата) и подпись работодателя.

Шаг 4. Оформление первой записи (приём на работу)

Шаг 5. Оформление вкладыша (если используется)

Вкладыш заполняется при выдаче дубликата или при необходимости добавить дополнительные сведения (например, изменение фамилии). Содержит те же реквизиты, что и титульный лист, но без повторения основной записи.

Шаг 6. Регистрация в электронных системах (для ЭТК)

1. Внести данные о сотруднике в ЕГРТК через портал Госуслуги или специализированную программу работодателя.
2. Прикрепить скан копий паспорта, СНИЛС и трудового договора.
3. Получить подтверждение о создании электронного профиля (сообщение в личный кабинет).
4. Сотрудник получает уведомление о наличии ЭТК и может просмотреть её в личном кабинете.

Шаг 7. Информирование работника

Работнику необходимо разъяснить:

• Как пользоваться бумажной/электронной трудовой книжкой.
• Какие записи в ней вносятся (приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка и т.д.).
• Как оформить запрос на выдачу дубликата.

Что делать со старыми бланками?

С в обороте должны находиться только бланки нового образца. Старые бланки:

• Считаются непригодными к использованию для новых записей.
• Могут быть использованы только для заполнения исторических записей (если они уже находятся в книжке).
• Подлежат утилизации в соответствии с инструкциями по защите персональных данных (пожарная безопасность, конфиденциальность).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сразу выдавать бумажную трудовую книжку новому сотруднику?

Согласно ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, если сотрудник впервые поступает на работу, ему не требуется выдавать бумажную трудовую книжку. Вместо этого оформляется электронный профиль или выдается временный документ‑выписка.

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде без согласия работника?

Нет. Для перехода на электронный формат требуется явное согласие сотрудника, оформленное в письменной форме.

Как оформить запись об увольнении?

Запись вносится в последнюю страницу книжки (или в электронный журнал) и включает:

• Дата увольнения.
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
• Номер приказа об увольнении.
• Подпись работодателя и печать.

Кто может подписывать записи в трудовой книжке?

Только уполномоченное лицо организации (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров) с использованием печати (если она предусмотрена внутренними регламентами).

Практические рекомендации работодателю

• Создайте внутренний регламент по ведению трудовых книжек (бумажных и электронных).
• Обучите персонал отдела кадров актуальным требованиям Правил 320н и ТК РФ.
• Регулярно проверяйте наличие новых бланков нового образца в офисе.
• Внедрите автоматизированную систему для заполнения и контроля электронных трудовых книжек.
• Храните копии всех записей (сканы) в защищённом архиве в течение 5 лет после увольнения.

Оформление трудовой книжки на нового работника – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. С 2023 года обязательным является использование бланков нового образца, а с 2025 года организации могут переходить на электронный вариант. Правильное заполнение, своевременное обновление и чёткое распределение ответственности позволяют избежать штрафов и обеспечить сотрудникам надёжную документацию их трудового стажа.

Автор статьи: эксперт по трудовому праву, 2026 г.