Трудовая книжка (ТК) — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Её правильное оформление — прямая обязанность работодателя‚ регулируемая Трудовым кодексом РФ (ст․ 65‚ 66‚ 84․1) и инструкциями Минтруда․ В 2026 году действуют обновлённые правила‚ связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и сдачей отчёта ЕФС-1․
Что нужно знать перед оформлением: ключевые изменения 2026 года
- Обязанность работодателя: При приёме на работу подать сведения о трудовой деятельности в отчёт ЕФС-1 не позднее рабочего дня‚ следующего за днём оформления (приёма или увольнения)․
- Электронный формат: С 2021 года ведение ЭТК является основным․ Бумажная трудовая книжка выдаётся по заявлению работника‚ если у него нет ЭТК или он хочет получить дубликат в бумажном виде․
- Срок оформления: Трудовая книжка (включая впервые выданную) оформляется в течение пяти рабочих дней со дня приёма сотрудника на работу․
Документы‚ необходимые для оформления трудовой книжки по трудовому договору
При заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю следующие документы (ст․ 65 ТК РФ):
- Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность․
- Трудовую книжку (бумажную) и/или сведения о трудовой деятельности в форме ЭТК․ Если договор заключается впервые‚ этого документа нет․
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)․
- ИНН (при необходимости)․
- Документы об образовании и квалификации (если работа требует специальной подготовки)․
- Заявление о выдаче (внесении записей) в трудовую книжку (по установленной форме или в свободной форме)․
Важно: При приёме на работу работодатель обязан выдать работнику расписку о принятии трудовой книжки (бумажной) с указанием даты приёма и реквизитов организации․
Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки при приёме на работу
Шаг 1: Получение трудовой книжки от работника
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ работодатель принимает её‚ проверяет целостность‚ наличие всех записей и штампов․ При наличии ЭТК работник может предоставить выписку из неё или дать согласие на получение сведений напрямую из информационной системы․
Шаг 2: Заполнение ьного листа (если оформляется новая книжка)
Если работник устраивается впервые или его предыдущая книжка утрачена‚ оформляется новая․ На ьном листе указываются:
- ФИО (полностью‚ как в паспорте)․
- Дата рождения․
- Образование (с указанием года окончания и учебного заведения)․
- Профессия/специальность (по диплому или по занимаемой должности)․
- Дата выдачи книжки и подпись ответственного лица кадровой службы․
Шаг 3: Внесение записи о приёме на работу
Запись делается на первой свободной странице после ьного листа․ Формулировка должна быть точной и соответствовать основанию приёма — трудовому договору․
Образец записи:
[Название организации]
Принят(а) на работу [должность] с [дата] на условиях‚ определённых трудовым договором от [дата] № [номер]․
Подпись работника: _______________
Подпись ответственного лица: _______________
М․П․
Ключевые требования:
- Указывается точная дата приёма (дата начала работы‚ указанная в договоре)․
- Указывается должность в соответствии со штатным расписанием․
- Обязательны подписи работника и уполномоченного представителя работодателя (обычно начальник отдела кадров или руководитель)․
- Проставляется печать организации․
Шаг 4: Оформление приказа о приёме
Запись в трудовой книжке должна соответствовать данным в приказе о приёме на работу (форма Т-1 или внутренняя)․ Номер и дата приказа в записи по ТК не требуются‚ но их часто указывают для отчётности․
Оформление при увольнении по трудовому договору
При прекращении трудовых отношений (увольнении) вносится запись на следующей свободной странице после последней записи о работе․
Образец записи об увольнении:
Уволен(а) с [должность] в связи с [основание увольнения‚ например: прекращением трудового договора по инициативе работника (собственное желание)] с [дата увольнения]․
Подпись работника: _______________
Подпись ответственного лица: _______________
М․П․
Важно: Основание и причина увольнения должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ст․ 77 ТК РФ (например‚ «по соглашению сторон»‚ «в связи с истечением срока трудового договора»‚ «по инициативе работника»)․
Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года ЭТК — основной формат․ Порядок действий:
- Заявление работника: Работник подаёт заявление о ведении ЭТК (или о выдаче дубликата в бумажном виде)․
- Создание ЭТК: Работодатель вносит сведения в информационную систему СФР (Страхового фонда РФ) через личный кабинет или программное обеспечение․
- Подписание сведений: Все записи (приём‚ перевод‚ увольнение) вносятся и подписываются электронной подписью ответственного лица и работника (если требуется)․
- Выписка: Работник в любой момент может получить заверённую выписку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет в СФР․
Преимущества ЭТК: Не теряется‚ не требует хранения‚ автоматически учитывается в пенсионных накоплениях․
Частые ошибки и как их избежать
- Неточная дата: Указывается дата приказа/договора‚ а не фактического выхода на работу․
- Неправильное основание увольнения: Формулировка должна строго соответствовать статье ТК РФ․
- Исправления в книжке: Любые исправления (опечатки‚ ошибки) должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью с указанием даты исправления․
- Пропуск записи: Запись о приёме или увольнении вносится только после издания соответствующего приказа․
- Хранение: Бумажные трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или ином защищённом от несанкционированного доступа месте․ Срок хранения — 75 лет․
Ответы на ключевые вопросы
В: Что делать‚ если у работника нет трудовой книжки (принимается впервые)?
О: Оформляется новая трудовая книжка (бумажная или электронная)․ Запись о приёме вносится на первую страницу․ Если работник ранее работал‚ но книжка утрачена‚ он обязан получить дубликат у предыдущего работодателя или через суд․
В: Можно ли вносить запись об увольнении до даты фактического увольнения?
О: Нет․ Запись вносится на день увольнения (последний рабочий день) после издания приказа об увольнении․
В: Как оформить запись о переводе внутри организации?
О: Делается запись о прекращении трудовых отношений по предыдущей должности (с указанием основания «перевод») и новая запись о приёме на новую должность․ Обе записи делаются на основании приказа о переводе․
В: Кто отвечает за правильность записей?
О: Полную ответственность несёт работодатель и его кадровый специалист‚ непосредственно вносящий записи․ Работник также подписывает каждую запись‚ подтверждая её ознакомление․
Оформление трудовой книжки по трудовому договору — это строго регламентированная процедура‚ от которой зависит юридическая защита как работника‚ так и работодателя․ В 2026 году ключевыми являются:
- Соблюдение сроков (5 дней на оформление‚ 1 день на сдачу ЕФС-1)․
- Точность формулировок в записях (соответствие ст․ 77 ТК РФ для увольнений)․
- Переход на электронный формат как основной‚ с возможностью получения бумажного дубликата по заявлению․
Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и инструкциями Минтруда․ При сложных ситуациях (споры об увольнении‚ восстановление стажа) консультируйтесь с юристом․
Дата актуализации информации: 23 мая 2026 года․