Обновлено: 22 мая 2026 года

Содержание

• Основания для оформления трудовой книжки
• Кто может оформить трудовую книжку
• Сроки оформления трудовой книжки
• Электронная трудовая книжка: особенности 2026 года
• Как передать трудовую книжку при приеме на работу
• Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки
• Ответственность работодателя за нарушения
• Пример заполнения трудовой книжки

Основания для оформления трудовой книжки

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, который проработал у него более пяти дней, если эта работа является для него основной.

Ключевые условия:

• Работник работает более 5 дней;
• Работа является основной (не по совместительству);
• Работодатель не является физическим лицом, не зарегистрированным как ИП (например, частные лица без статуса ИП не обязаны вести трудовые книжки);

Важно: Если сотрудник работает по совместительству или менее 5 дней, трудовая книжка не оформляется.

Кто может оформить трудовую книжку

Оформить трудовую книжку могут:

1. Работодатели — юридические лица (организации, предприятия, учреждения);
2. Индивидуальные предприниматели (ИП), если они ведут трудовую книжку на работника;
3. Филиалы и представительства иностранных компаний на территории РФ;
4. Государственные и муниципальные органы, если нанимают работников по трудовому договору.

Примечание: Физические лица, не зарегистрированные как ИП, не обязаны вести трудовые книжки, даже если нанимают работников.

Сроки оформления трудовой книжки

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка оформляется:

Пример:

• Приказ о приеме на работу подписан 15 мая 2026 года;
• Трудовая книжка должна быть оформлена не позднее 16 мая 2026 года (если это рабочий день).

Важно: Если трудовой договор заключен без издания приказа, трудовая книжка оформляется в день начала работы.

Электронная трудовая книжка: особенности 2026 года

С 1 января 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. С 2021 года всем впервые трудоустраивающимся оформляют только электронные трудовые книжки.

Кто может выбрать электронную трудовую книжку?

• Сотрудники, впервые устроившиеся на работу с 2021 года;
• Сотрудники, которые ранее работали и имеют бумажную трудовую книжку, могут перейти на электронную по заявлению;
• Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки с 2020 года.

Как оформить электронную трудовую книжку?

1. Работник подает письменное заявление о ведении электронной трудовой книжки;
2. Работодатель вносит сведения в Единую систему учета трудовых книжек;
3. Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР;
4. Бумажная трудовая книжка при этом не оформляется (если ранее не велась).

Примечание: Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, он может написать заявление об отказе от электронной.

Как передать трудовую книжку при приеме на работу

При приеме на работу сотрудник должен:

1. Предъявить паспорт и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
2. Если у него уже есть трудовая книжка, он должен ее предъявить;
3. Если трудовая книжка утеряна или испорчена, нужно написать заявление об оформлении новой;
4. Подписать трудовой договор и приказ о приеме на работу;
5. Получить оформленную трудовую книжку не позднее следующего рабочего дня.

Важно: Работодатель не имеет права требовать трудовую книжку при приеме на работу, если сотрудник устраивается впервые.

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да, можно. Сотрудник может:

• Написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
• Перейти на электронную трудовую книжку;
• Получить бумажную трудовую книжку только по личному заявлению (например, для предоставления в банк или при оформлении иностранного паспорта).

Если сотрудник впервые устраивается на работу с 2021 года, ему оформляют только электронную трудовую книжку.

Ответственность работодателя за нарушения

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности:

1. Административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
• Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении — дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет.
2. Материальная ответственность за утрату или повреждение трудовой книжки:
• Работодатель обязан выплатить компенсацию в размере среднего заработка за период отсутствия трудовой книжки;
• Возможно возмещение морального вреда.

Важно: Работодатель обязан хранить трудовую книжку в течение всего периода работы сотрудника и выдавать ее при увольнении.

Пример заполнения трудовой книжки

Рассмотрим пример записи при приеме на работу:

Примечание: Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Оформление трудовой книжки, важная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ. Основные моменты:

• Трудовая книжка оформляется при приеме на работу, если сотрудник работает более 5 дней и это основное место работы;
• С 2021 года впервые трудоустраивающимся оформляют только электронные трудовые книжки;
• Работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• Сотрудник может отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронной;
• За нарушения правил ведения трудовых книжек работодатель несет административную и материальную ответственность.

Рекомендации для работников:

• Проверяйте правильность внесенных записей в трудовую книжку;
• Своевременно получайте выписки из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги;
• При увольнении обязательно заберите трудовую книжку, чтобы избежать проблем в будущем;
• Если трудовая книжка утеряна, немедленно обратитесь к работодателю для оформления новой.

Рекомендации для работодателей:

• Соблюдайте сроки оформления трудовых книжек;
• Ведите трудовые книжки в соответствии с установленными правилами;
• Своевременно вносите записи о приеме, переводе и увольнении;
• Храните трудовые книжки в надлежащих условиях;
• Обучайте сотрудников кадровой службы правилам ведения трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли оформить трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет, оформление трудовой книжки задним числом не допускается. Все записи должны быть внесены своевременно.

Вопрос 2: Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Необходимо написать заявление об оформлении новой трудовой книжки. Работодатель обязан выдать дубликат.

Вопрос 3: Можно ли работать без трудовой книжки?

Ответ: Нет, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж. Без нее сложно подтвердить стаж при устройстве на новую работу.

Вопрос 4: Можно ли оформить трудовую книжку, если работа не основная?

Ответ: Нет, трудовая книжка оформляется только при основной работе. Для совместительства трудовая книжка не ведется.

Вопрос 5: Можно ли перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?

Ответ: Да, можно. Для этого нужно написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки — это не просто формальность, а важный этап трудоустройства, который защищает права работника и подтверждает его трудовой стаж. С 2026 года действуют новые правила ведения трудовых книжек, включая электронные форматы. Работодатели и сотрудники должны быть в курсе этих изменений, чтобы избежать нарушений и проблем в будущем.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки, обратитесь в кадровую службу вашей организации или к юристу по трудовому праву.

Берегите свои трудовые книжки — это ваш документ на всю жизнь!