Оформление трудовой книжки, это критически важный процесс, от которого зависит будущий стаж работника, его право на пенсию и социальные гарантии. В 2026 году требования к ведению этого документа остаются строгими: недопустимы сокращения, аббревиатуры и неточности. Особое внимание следует уствовать записям о приеме на рабочие специальности, такие как уборщик или уборщица.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно сформулировать запись, какие даты указывать, как оформить совместительство и какие нюансы появились в связи с современными требованиями к профстандартам.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем вносить конкретную запись о должности, необходимо помнить фундаментальные принципы, актуальные на май 2026 года:

• Отсутствие сокращений. Все слова должны быть написаны полностью. Нельзя писать «уб-ца», «пр-нят» или использовать аббревиатуры названий организаций.
• Соответствие трудовому договору. Запись в трудовой книжке должна дословно (или максимально точно по смыслу, если должность унифицирована) соответствовать наименованию должности в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.
• Хронологический порядок. Записи вносятся последовательно, без пропусков строк.
• Чернила и язык. Записи ведутся на русском языке, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (если книжка ведется в бумажном виде).

Как правильно написать должность: «Уборщица» или «Уборщик»?

Один из самых частых вопросов касается гендерной принадлежности названия должности. Согласно Единому тарифно-квалификационному справочнику (ЕТКС) и современным профессиональным стандартам, название должности чаще всего звучит как «Уборщик производственных и служебных помещений» или «Уборщик помещений».

В трудовой книжке запись в графе 3 делается следующим образом:

1. Если в штатном расписании и трудовом договоре должность указана как «Уборщик производственных и служебных помещений», то именно эта фраза и вносится в трудовую книжку, независимо от пола работника. Слово «уборщица» в официальных документах используется редко, так как профстандарты тяготеют к гендерно-нейтральным названиям.
2. Если работодатель использует собственное наименование должности (что допускается, если оно не противоречит профстандартам), например, «Специалист по клинингу» или «Оператор поломоечной машины» (если используется техника), то вносится именно это название.
3. Важно: если работница принята именно как «уборщица» по старым внутренним документам, запись делается так, как указано в приказе, но рекомендуется приводить названия в соответствие с актуальным классификатором должностей.

Пример правильной записи при приеме на работу

Рассмотрим ситуацию: работница Иванова Мария Петровна принята на работу 23 мая 2026 года в ООО «Чистота Сервис» на должность уборщика производственных и служебных помещений. Приказ № 45-к от .

В разделе «Сведения о работе» заполняются графы:

Обратите внимание: если условие о работе в структурном подразделении (например, «отдел эксплуатации») включено в трудовой договор, его название также указывается в графе 3;

Оформление внутреннего совместительства

Часто возникает ситуация, когда сотрудник работает на основной должности (например, зав. складом) и дополнительно соглашаеться на работу уборщиком в той же организации. Это называется внутренним совместительством.

Здесь действуют следующие правила (согласно актуальной практике 2026 года):

• По желанию работника. Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только по желанию самого работника. Он должен написать соответствующее заявление.
• Кто вносит запись. Запись вносит работодатель по основному месту работы (так как книжка хранится у него).
• Формулировка. Если запись вносится, она выглядит стандартно, но с указанием на совместительство, если это требуется для ясности, хотя часто просто указывается должность. Однако, строго по порядку: сначала пишется название организации (если это новая запись после предыдущей), затем дата, затем текст: «Принята в должность уборщика производственных и служебных помещений по совместительству» (или просто должность, если из контекста приказа ясно, что это совместительство, но лучше уточнять).
• Если работник не просил. Если сотрудница не попросила внести запись о внутреннем совместительстве (уборщицей), то запись в трудовую книжку не вносится. Это право, а не обязанность работодателя в случае внутреннего совместительства.

Внешнее совместительство

Если человек работает уборщиком в другой организации (не там, где хранится его трудовая книжка):

• Запись вносится по основному месту работы только на основании документа от работодателя по совместительству (заверенная копия приказа или справка).
• Без предоставления такого документа запись вносить нельзя.

Типичные ошибки и как их избежать

Анализируя практику 2024-2026 годов, можно выделить ошибки, которые часто приводят к проблемам при назначении пенсии:

1. Использование слова «Уборщица» вместо «Уборщик». Хотя это не всегда является критической ошибкой, если в приказе написано «Уборщик», а в книжке «Уборщица», это может вызвать вопросы. Лучше придерживаться формулировок ЕТКС: «Уборщик производственных и служебных помещений».
2. Сокращения. Записи вроде «принята уб-цей» категорически запрещены.
3. Отсутствие даты и номера приказа. Графа 4 должна содержать полные реквизиты документа-основания.
4. Несоответствие дат. Дата приема в трудовой книжке (графа 2) должна совпадать с датой начала работы, указанной в приказе.

Современные тенденции: переименование должностей

В 2025-2026 годах многие работодатели стремятся давать более «приличные» или точные названия должностям. Если уборщица работает с профессиональной поломоечной машиной, в трудовом договоре и трудовой книжке может быть указана должность «Оператор поломоечной машины». Это правомерно, если такие функции прописаны в должностной инструкции. Это может быть важно для классификации условий труда.

Однако, если в приказе о приеме написано «Уборщик», то и в трудовой должно быть «Уборщик». Изменять название должности произвольно кадровик не имеет права.

Правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу уборщицей (уборщиком) — это залог спокойствия и для работодателя, и для сотрудника. Главное правило 2026 года: максимальная точность, отсутствие сокращений и полное соответствие приказу о приеме на работу. Помните, что трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж для пенсии, и халатное отношение к ее заполнению недопустимо.

Если вы работаете по совместительству, не забудьте сообщить об этом кадровику по основному месту работы, если хотите, чтобы этот период был отражен в вашей трудовой книжке.