Оформление на работу — важный процесс, который требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. Одним из ключевых этапов является оформление трудовой книжки. В 2026 году правила ведения и учета трудовых книжек учитывают существование электронных сведений о стаже (ЕФС-1), однако бумажный формат по-прежнему актуален. В этой статье мы подробно разберем, какие документы необходимы для оформления трудовой книжки в различных ситуациях.

Обязательные документы при приеме на работу

Согласно актуальному законодательству, для заключения трудового договора и оформления сотрудника требуется минимальный набор обязательных документов. Их всего три:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности — выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р / СТД-СФР);
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).

Также, в зависимости от категории гражданина, могут потребоваться документы воинского учета (для военнообязанных) и документы об образовании (если работа требует специальных знаний).

Если сотрудник устраивается на работу впервые

Особое внимание стоит уделить ситуации, когда человек устраивается на работу впервые. В этом случае у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если новичок, который раньше нигде не работал, задает вопрос, как ему получить трудовую книжку впервые, важно помнить: у него будет только электронный формат документа. Работодатель не заводит бумажную трудовую книжку на сотрудников, начинающих свой стаж в 2026 году.

В этом случае алгоритм следующий:

1. Работодатель сдает отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР), тем самым открывая сотруднику электронную трудовую книжку.
2. При необходимости сотрудник сможет получить у работодателя справку СТД-Р.
3. Также сотрудник вправе самостоятельно обратиться в Соцфонд за справкой СТД-СФР или получить выписку через Госуслуги или МФЦ.

Оформление бумажной трудовой книжки (для тех, кто сохранил на нее право)

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые (если он изъявил желание вести бумажный вариант и имел на это право по закону), осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Для заполнения титульного листа бумажной трудовой книжки потребуются:

• Паспорт — для внесения фамилии, имени, отчества и даты рождения (число, месяц, год);
• Документ об образовании (диплом, аттестат), для внесения сведений об образовании, профессии, специальности.

Работник должен написать заявление об оформлении новой трудовой книжки.

Если сотрудник уже имеет стаж работы

Если новый сотрудник ранее уже работал, он обязан предоставить трудовую книжку по основному месту работы. Здесь возможны два варианта:

1. Бумажная трудовая книжка — сотрудник приносит физический документ. Работодатель вносит в него запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе», указывая наименование организации, должность и ссылку на приказ о приеме.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК), если сотрудник перешел на ЭТК и сдал бумажную книжку в архив, он предоставляет сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК по форме СТД-Р или СТД-СФР). Работодатель также передает сведения о приеме, переводе и увольнении работника в СФР для ведения электронной трудовой книжки.

Особые случаи: совместители и вахтовики

Законодательство предусматривает нюансы для определенных категорий работников:

• Работа по совместительству: при поступлении на работу на условиях совместительства трудовая книжка не требуется. По желанию работника сведения о работе по совместительству могут быть внесены в его бумажную трудовую книжку по основному месту работы. Для этого понадобится справка с работы по совместительству.
• Вахтовый метод работы: при оформлении раздела «Сведения о работе» для сотрудника, принятого для выполнения работ вахтовым методом, делается соответствующая запись. Если вахтовый метод работы был отменен, в трудовую книжку вносится запись о переводе на обычный режим работы (указывается новое место работы и должность, а также ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа).

Оформление дубликата трудовой книжки

В случае утери или порчи бумажной трудовой книжки работодатель обязан оформить ее дубликат. Для этого работнику необходимо написать соответствующее заявление. При оформлении дубликата работодатель заново заполняет титульный лист на основании паспорта и документов об образовании, а в раздел «Сведения о работе» вносит данные об общем стаже на основании справок с предыдущих мест работы или выписок из электронных баз СФР.

Правильное оформление трудовой книжки — залог спокойствия как для работодателя, так и для работника. В 2026 году важно учитывать переход на электронный формат: для новичков бумажный вариант больше не заводится, ведется только ЭТК через отчетность ЕФС-1. При классическом оформлении обязательно наличие паспорта, СНИЛС и документа об образовании. Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.