С 1 января 2021 года в России действует обязательная электронная форма трудовой книжки (ЭТК). Для сотрудников,
которые впервые трудоустраиваются, оформление происходит сразу в электронном виде, однако
в некоторых случаях (совместительство, работа несовершеннолетних, особые условия
трудового договора) может потребоваться и бумажный документ. В статье
рассмотрим правовую основу, перечень необходимых бумаг, пошаговую инструкцию
по оформлению и типичные ошибки, которые допускают работодатели.
Правовая база
- Статья 66 Трудового кодекса РФ – определяет форму и порядок ведения
трудовой книжки. - Статья 66‑1 ТК РФ – вводит возможность ведения трудовой книжки в
электронном виде (ЭТК) и устанавливает порядок её использования. - Приказ Минтруда России от 28 июня 2020 г. № 438н – регламентирует
работу Системы электронных трудовых книжек (СЭТК) и порядок подачи
сведений о трудовой деятельности в СФР (Службу Федерального Реестра). - Постановление Правительства РФ от 30 июля 2020 г. № 1245 – уточняет
порядок передачи данных в электронную форму и сроки их подачи.
Все указанные нормативные акты требуют, чтобы сведения о первой работе
вносились не позднее следующего рабочего дня после фактического приема
на работу.
Выбор формы трудовой книжки
2.1 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это запись о трудовой деятельности, хранящаяся в базе СФР. С 2021 года
для работников, принимаемых впервые, оформляется только электронный документ,
если работник не отказывается от него письменно.
- Преимущества: отсутствие риска утери, возможность доступа через портал
Госуслуг, автоматическое обновление данных. - Требования к работодателю: отправка сведений о приёме в СФР по форме
ЕФС‑1 (отчёт о приёме работника) в течение 1 рабочего дня.
2.2 Бумажная трудовая книжка
Бумажный вариант может быть использован в следующих случаях:
- Работник отказывается от ЭТК (письменное заявление).
- Трудоустройство на условиях совместительства, если в коллективе
сохраняется традиция ведения бумажных книжек. - Работа несовершеннолетних (до 18 лет) – в большинстве регионов
сохраняется бумажный вариант.
Если выбран бумажный вариант, работодатель обязан выдать
бумажную трудовую книжку в течение 5 дней со дня заключения трудового договора
и оформить в ней запись о приёме.
Перечень документов, которые необходимо собрать
| Для всех работников (вне зависимости от формы ТК) |
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
- Документ об образовании (диплом, сертификат).
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
| Для работников, выбирающих электронную форму |
- Согласие работника на ведение ЭТК (обычно включается в ТК).
- Идентификационный код (ИНН) – не обязателен, но часто запрашивается.
- Для иностранных граждан – миграционная карта и разрешение на работу.
| Для работников, желающих бумажную форму |
- Заявление работника об отказе от ЭТК (письменное).
- Бумажная трудовая книжка (выдаётся работодателем, если у работника её нет).
Пошаговая инструкция оформления
4.1 Оформление в электронном виде
- Подготовка документов. Сотрудник предоставляет паспорт, СНИЛС,
образование, подписывает трудовой договор и согласие на ЭТК. - Регистрация в системе СЭТК. Работодатель в личном кабинете
«Кадровый портал» вводит персональные данные работника. - Заполнение формы ЕФС‑1. В системе ФГИС «Учет и контроль
кадровой деятельности» (СФР) формируется электронный акт
«О приёме на работу». Данные включают:- Дата и место заключения договора;
- Должность, уровень оплаты, график работы;
- Сведения о испытательном сроке (если предусмотрен).
- Отправка отчёта в СФР. Отчёт отправляется не позднее
следующего рабочего дня после приёма. - Подтверждение в личном кабинете работника. После обработки
данных в СФР работнику в личном кабинете (Госуслуги) появляется запись
о первой работе.
4.2 Оформление в бумажном виде
- Собрать пакет документов (см. пункт 3).
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если у него её нет).
- Заполнить ьный лист книжки:
- ФИО, дата рождения, пол;
- СНИЛС, ИНН;
- Дата выдачи книжки.
- Сделать запись о приёме:
1) Дата приёма: «». 2) Наименование организации, ИНН, ОКПО. 3) Должность, разряд, тарифная ставка. 4) Условия труда (испытательный срок, график, место работы). 5) Подпись руководителя и печать организации.
- Подписать работника в соответствующей графе (подтверждение
ознакомления с записью). - В течение 5 дней передать копию записи в отдел кадров
(для внутреннего учёта) и отправить сведения в СФР в виде
бумажного отчёта (если организация ещё не перешла полностью
на электронный документооборот).
Образец записи в трудовой книжке о приёме на работу (2026 г.)
Ниже – типовой шаблон, который рекомендуется использовать в 2026 году.
Запись делается чернильной печатью, без исправлений.
Дата приёма: Наименование организации: ОАО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678 Должность: инженер‑технолог, разряд 2, тариф 120 % от базовой ставки Условия труда: полная занятость, испытательный срок 3 месяца, место работы – г. Москва, ул. Ленина, д.10 Подпись руководителя: ___________________ (Иванов И.И.) Печать Подпись работника: ___________________ (Петров П.П.)
Особые случаи
6.1 Совместительство
Если работник принимается на работу на условиях совместительства, то
трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляеться в обычном порядке,
но в записи указывается «совместительство» и указывается процент занятости.
6.2 Несовершеннолетние
Для работников‑студентов и школьников (до 18 лет) в большинстве регионов
по‑прежнему требуется бумажная трудовая книжка, так как система ЭТК пока не
поддерживает их полностью. Оформление производится в течение 5 дней с
даты заключения договора.
6.3 Отказ от ЭТК
Работник имеет право отказаться от электронного ведения трудовой книжки.
Отказ оформляется письменно, в заявлении указывается причина и дата
отказа. После получения заявления работодатель обязан выдать бумажную
книжку в течение 5 дней.
Типичные ошибки и рекомендации
- Задержка отправки формы ЕФС‑1. Штраф за несвоевременную
передачу сведений может достигать 5 000 рублей для юридических лиц. - Неправильное указание даты приёма. Дата должна совпадать с
датой фактического начала работы, а не с датой подписания договора. - Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается
недействительной и может быть оспорена в суде. - Неуказание испытательного срока. Если он предусмотрен,
его необходимо отразить в записи, иначе работодатель теряет право
продлить его. - Путаница с формой ТК. При оформлении бумажной книжки
используйте только утверждённые образцы (ьный лист, запись
о приёме, запись об увольнении).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку, если я
впервые принимаюсь на работу в 2026 году? - Ответ: Нет, если вы согласны на электронную форму. В этом случае
запись будет сделана в системе СФР, а бумажный документ не требуется. - Вопрос: Как быстро появится запись в моём личном кабинете
Госуслуг? - Ответ: После того как работодатель отправит форму ЕФС‑1, СФР
обрабатывает данные в течение 24 часов. Запись появится в кабинете
в течение 1‑2 рабочих дней. - Вопрос: Можно ли изменить запись в ЭТК, если в ней допущена ошибка?
- Ответ: Да. Работодатель подаёт корректирующий акт (форма ЕФС‑1
«Изменения в сведениях о трудовой деятельности») в течение
5 дней после обнаружения ошибки. - Вопрос: Что делать, если я отказался от ЭТК, а потом захотел её получить?
- Ответ: Подаёте письменное заявление об отказе от отказа. Работодатель
в течение 5 дней выдаёт вам бумажную трудовую книжку и, при желании,
может оформить ЭТК заново.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые,
является обязательным этапом кадрового процесса. С 2021 года
преобладает электронный формат, который упрощает администрирование и
снижает риск потери документа. Тем не менее, работодателю необходимо
строго соблюдать сроки подачи формы ЕФС‑1, правильно фиксировать
данные о приёме и учитывать особенности (совместительство, несовершеннолетние,
отказ от ЭТК). При соблюдении всех требований запись будет надёжно
зафиксирована, а работник получит документ, подтверждающий его трудовой
стаж.
Дата публикации: | Автор: юридический отдел «КонсультантПлюс»