Обновлено: 22 мая 2026 года‚ 22:43:48

Когда и кому оформляют трудовую книжку впервые

Трудовая книжка оформляется работодателем:

• При первом трудоустройстве гражданина;
• При устройстве на работу‚ если предыдущий работодатель не сохранил трудовую книжку;
• При восстановлении трудовой книжки после её утери;
• При смене бумажной трудовой книжки на электронную (по желанию работника).

Документы‚ необходимые для оформления трудовой книжки

Для оформления трудовой книжки впервые или при восстановлении вам понадобятся:

1. Паспорт или другой документ‚ удостоверяющий личность;
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
3. Документы‚ подтверждающие трудовой стаж (если вы ранее работали):
• Справки с предыдущих мест работы;
• Копии приказов о приёме на работу;
• Выписки из трудовой книжки (если есть);
4. Заявление на оформление трудовой книжки (образец ниже);
5. В некоторых случаях — документы об образовании (если требуется для записи в трудовой).

Порядок оформления трудовой книжки работодателем

Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение 7 дней со дня приёма на работу.

Шаг 1. Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия‚ специальность;
• Дата заполнения.

Все записи на ьном листе заверяются подписью работника и работодателя (или уполномоченного лица).

Шаг 2. Внесение первой записи в раздел «Сведения о работе»

Первая запись в трудовую книжку вносится при приёме на работу. Она должна содержать:

1. Номер записи;
2. Дата приёма на работу;
3. Наименование должности (профессии)‚ структурного подразделения;
4. Основание приёма на работу (номер и дата приказа);
5. Подпись работодателя или уполномоченного лица;
6. Подпись работника (ознакомление с записью).

Шаг 3. Выдача трудовой книжки работнику

После оформления трудовая книжка выдаётся работнику под роспись в книге учёта движения трудовых книжек.

Особенности оформления трудовой книжки в 2026 году

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года работодатели обязаны оформлять электронные трудовые книжки. Однако вы можете:

• Остаться на бумажной трудовой книжке (письменное заявление);
• Перейти с бумажной на электронную;
• Получить бумажную трудовую книжку при увольнении (если вы не написали заявление о ведении ЭТК).

Новая форма трудовой книжки

С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки‚ утверждённая Приказом Минтруда России № 320н от .

Основные изменения:

• Упрощённая форма ьного листа;
• Более чёткие требования к заполнению;
• Возможность оформления вкладыша;
• Электронный формат для новых записей.

Как получить трудовую книжку‚ если вы уволились

При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику в последний день работы. Если вы не получили трудовую книжку:

1. Напишите заявление на имя работодателя с требованием выдать трудовую книжку;
2. Укажите в заявлении дату получения;
3. Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением;
4. Если работодатель не ответил в течение 15 дней‚ обратитесь в трудовую инспекцию или суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в случае:

• Утери трудовой книжки;
• Порчи документа;
• Неправильного заполнения;
• Изменения фамилии‚ имени или отчества.

Для оформления дубликата необходимо:

1. Написать заявление на имя работодателя;
2. Предоставить документы‚ подтверждающие трудовой стаж (справки‚ копии приказов и т.д.);
3. Работодатель на основании предоставленных документов оформляет дубликат;
4. Все записи заверяются подписью и печатью (если есть).

Ответственность работодателя за неправильное оформление трудовой книжки

Неправильное оформление трудовой книжки может привести к:

• Проблемам при назначении пенсии;
• Трудовым спорам;
• Административной ответственности (штрафы);
• Судебным разбирательствам.

Работник имеет право обратиться:

• В Государственную инспекцию труда;
• В прокуратуру;
• В суд.

Можно ли оформить трудовую книжку через Госуслуги

На данный момент (май 2026 года) оформить трудовую книжку через портал Госуслуги невозможно.
Однако вы можете:

• Получить информацию о трудовой книжке;
• Подать заявление на выдачу дубликата;
• Узнать о состоянии вашей электронной трудовой книжки.

Для получения бумажной трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить трудовую книжку без работы?

Да‚ вы можете оформить трудовую книжку в кадровой службе по месту жительства‚ предоставив:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Заявление;
• Документы‚ подтверждающие стаж (если есть).

Что делать‚ если в трудовой книжке ошибка?

Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке:

1. Напишите заявление на имя работодателя с требованием исправить ошибку;
2. Укажите‚ какую запись необходимо исправить;
3. Предоставьте документы‚ подтверждающие правильные данные;
4. Работодатель должен внести исправления и заверить их подписью и печатью.

Можно ли иметь две трудовые книжки?

Нет‚ иметь две трудовые книжки запрещено. Если вы потеряли трудовую книжку‚ необходимо оформить дубликат.

Оформление трудовой книжки, это важная процедура‚ которая должна быть выполнена в соответствии с законодательством.
Независимо от того‚ оформляете ли вы трудовую книжку впервые‚ получаете дубликат или исправляете ошибки‚
следуйте установленным правилам‚ чтобы избежать проблем в будущем.

Если у вас возникли сложности с оформлением трудовой книжки‚ обратитесь за помощью к специалисту по кадрам
или в Государственную инспекцию труда.

Дата публикации: 22 мая 2026 года