Оформление трудовой книжки — одна из важнейших кадровых процедур. От правильности внесения записей зависит будущий стаж и пенсионные накопления сотрудника. Прием на работу водителя автомобиля имеет свои нюансы, которые обязательно нужно учитывать кадровику или руководителю, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции.
Нормативная база
В 2026 году заполнение трудовых книжек осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225, а также Приказом Минтруда России от № 320н. Именно этот приказ актуализировал бланки и инструкции, установив новые стандарты заполнения, которые действуют и в 2026 году.
Ключевое правило для должности водителя
Самая частая ошибка при оформлении водителей — излишняя детализация в трудовой книжке. Многие кадровики по привычке или просьбе сотрудника пытаются указать марку, государственный номер автомобиля или тип управляемого транспорта (например, грузовой или легковой).
Важно: В графе 3 раздела «Сведения о работе» категорически не стоит вписывать марку автомобиля, на котором водитель будет осуществлять свой труд. Трудовая книжка фиксирует именно трудовую функцию и структурное подразделение, а не конкретное транспортное средство или оборудование. Автомобили могут меняться, водитель может быть переведен на другую машину, и каждый раз вносить изменения в трудовую книжку будет ошибкой.
Пошаговое заполнение трудовой книжки водителя
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». В графе 3 раздела корректнее указать не просто «Принят в…», а сформулировать запись в строгом соответствии со штатным расписанием и трудовым договором.
Структура записи в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (например, 5).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, ).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Вносится запись о приеме. Указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под ним пишется: «Принят в [наименование структурного подразделения] на должность водителя автомобиля». Если в штатном расписании должность имеет уточнение (например, «водитель автомобиля 1 категории» или «водитель-экспедитор»), указывается именно она.
- Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) о приеме на работу. Прописывается его дата и номер (например: Приказ от № 12-к).
Образец заполнения
Ниже представлен корректный образец заполнения трудовой книжки при трудоустройстве водителя в 2026 году.
Сведения о работе
…
- Графа 1: 10
- Графа 2: 23 05 2026
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Автотранс» (ООО «Автотранс»)
Принят в автотранспортный цех на должность водителя автомобиля. - Графа 4: Приказ от № 45-к
Особенности приема внешнего совместителя
Если водитель принимается на работу как внешний совместитель, оформление трудовой книжки имеет свои тонкости:
- По общему правилу трудовая книжка внешнего совместителя хранится по основному месту работы.
- Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы только по желанию самого работника.
- Для внесения записи водитель должен предоставить на основную работу заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству или справку с места работы с реквизитами приказа.
Что делать, если в компании не оформляют приказы?
В некоторых небольших компаниях принято не издавать приказы о приеме на работу, ограничиваясь только трудовым договором. Согласно актуальным разъяснениям, действующим в 2026 году, даже если в компании не оформляют приказы о приеме, запись в трудовую книжку внести необходимо.
В таком случае в Графе 4 в качестве основания указываются реквизиты трудового договора (дата и номер). Это позволит избежать пустот в документе и подтвердит законность трудоустройства.
Ответственность за ошибки
Указанные правила и документы помогут избежать ошибок не только при внесении записей в трудовые книжки, но и при заключении трудовых договоров с работниками, при издании приказов о приеме на работу. Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Перед тем как принимать сотрудника на работу, стоит ознакомить его с локальными нормативными актами под подпись, а также получить прямое указание на то, какая именно должность прописана в штатном расписании — это станет залогом правильного заполнения трудовой книжки водителя.