В 2026 году, когда переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже завершен, вопросы оформления бумажных документов и дубликатов остаются актуальными для многих категорий работников. Одним из самых важных принципов трудового законодательства РФ является правило: оформление, ведение и выдача трудовой книжки осуществляются исключительно за счет работодателя.
В данной статье мы подробно разберем, кто несет расходы, как правильно оформить документ в текущих реалиях и какие обязанности лежат на нанимателе согласно последним изменениям в Трудовом кодексе и нормативных актах.
Кто оплачивает бланк и оформление?
Согласно действующему законодательству, работодатель обязан обеспечить наличие бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Расходы на приобретение этих бланков, а также на их оформление (внесение записей, заверение печатью) полностью ложатся на организацию или индивидуального предпринимателя.
- Запрет на взимание платы: Работодатель не имеет права требовать от сотрудника денежную компенсацию за стоимость бланка трудовой книжки или за услуги по ее заполнению.
- Первичное оформление: Если работник поступает на работу впервые, работодатель обязан завести ему трудовую книжку за свой счет.
- Оформление дубликата: В случае утраты или порчи документа по вине работодателя, дубликат также оформляется бесплатно для сотрудника.
Важно помнить: любые попытки удержать стоимость бланка из заработной платы работника являются незаконными и могут быть обжалованы в трудовой инспекции или суде.
Особенности оформления в 2026 году
На текущий момент (май 2026 года) в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Однако бумажный формат никуда не исчез полностью, особенно для тех, кто ранее подал заявление о сохранении бумажной версии, или для случаев оформления дубликатов.
Когда заводится новая бумажная трудовая книжка?
Согласно актуальным правилам, новые бумажные трудовые книжки в 2026 году оформляются в следующих случаях:
- Выдача дубликата: Если сотрудник утратил трудовую книжку или она пришла в негодность, и он просит работодателя оформить дубликат.
- Первое место работы: Для сотрудников, которые трудоустраиваются впервые и не имеют электронной истории (хотя основная масса данных теперь формируется в СФР).
Примечание: Для большинства работников, перешедших на электронный формат, новый бумажный бланк при смене работы уже не заводится. Сведения о приеме, переводе и увольнении работодатель передает в Социальный фонд России (СФР) в составе отчета ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.
Порядок действий работодателя при оформлении
Процесс оформления трудовой книжки (или дубликата) строго регламентирован Приказом Минтруда и Инструкцией по заполнению. Вот основные шаги, которые должен выполнить работодатель:
Заполнение ьного листа
При оформлении дубликата или первичной выдаче ьный лист заполняется в присутствии работника. Вносятся:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Образование (на основании документов);
- Профессия или специальность.
Запись заверяется подписью работника и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с обязательной печатью организации (при ее наличии).
Внесение записей о стаже
В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю (общим итогом) и по периодам работы у предыдущих нанимателей. Это делается на основании заверенных копий документов или выписок из СФР.
Фиксация перехода на электронный формат
При выдаче работнику его трудовой книжки (или дубликата) на руки, в нее обязательно вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (переход на ЭТК). Эта запись заверяется подписью работодателя и печатью.
Ответственность работодателя
За ведение, учет и сохранность трудовых книжек несет ответственность работодатель или уполномоченное лицо (например, главный бухгалтер или специалист отдела кадров).
Важные нюансы ответственности:
- Задержка выдачи: Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки. Верховный суд РФ неоднократно подтверждал эту позицию.
- Ошибки в записях: Неверное внесение данных может привести к проблемам с пенсией сотрудника, что также повлечет материальную ответственность для компании.
- Отсутствие бланков: Работодатель обязан самостоятельно и заблаговременно закупать бланки трудовых книжек и вкладышей.
Частые вопросы (FAQ)
Может ли работодатель потребовать деньги за вкладыш, если закончились страницы?
Нет. Вкладыш в трудовую книжку оформляется и оплачивается работодателем. Без него трудовая книжка считается недействительной для дальнейших записей.
Что делать, если работодатель отказывается оформлять дубликат бесплатно?
Необходимо написать письменное заявление с требованием оформить дубликат за счет организации. В случае отказа — обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Нужно ли вести бумажную книжку, если есть электронная?
Если работник в свое время подал заявление о переходе на электронную трудовую, то бумажная ему на руки выдается, и новый работодатель в нее записи не вносит (только при увольнении может быть внесена финальная запись по желанию, но основная информация идет в СФР). Однако, если бумажная книжка утрачена и нужен дубликат — ее заводят и ведут параллельно до момента полной цифровизации архивов.
Правило «трудовая книжка оформляется за счет работодателя» остается незыблемым принципом российского трудового права даже в эпоху цифровизации. Работодатель обязан не только купить бланк, но и грамотно, без ошибок внести все необходимые данные, обеспечивая тем самым защиту пенсионных прав сотрудника. Соблюдение этих норм минимизирует риски судебных разбирательств и штрафов со стороны контролирующих органов.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и нормативных актов, действующих в 2026 году.