Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются сведения о местах работы‚ должностях‚ периодах и причинах увольнения. Иногда в процессе длительной трудовой деятельности листы «Сведения о работе» заканчиваются. В такой ситуации работодатель обязан правильно оформить дальнейшее ведение книжки‚ иначе может возникнуть риск нарушения Трудового кодекса РФ.
Нормативно‑правовая база
- Статья 66 ТК РФ – порядок ведения трудовой книжки.
- Статья 66.1 ТК РФ – обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку или предоставлять справку о трудовой деятельности.
- Статья 84.1 ТК РФ – обязательный расчёт и выдача книжки в день увольнения.
- Пункт 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225) – порядок исправления записей‚ в т.ч. в случае реорганизации работодателя.
- Пункт 44 Правил – обязанность работодателя иметь в наличии достаточное количество бланков и вкладышей.
Почему важно своевременно решить проблему
Неправильное оформление записей может привести к:
- Отказу Пенсионного фонда в начислении страховых баллов.
- Судебным спорам с работником.
- Штрафам со стороны инспекции по труду (по статье 5.27 КоАП РФ).
Основные варианты действий работодателя
- Выдать новый лист (вкладыш) к существующей книжке.
- Оформить справку о трудовой деятельности (СУТД) и продолжить запись в ней.
- Выписать новую трудовую книжку и перенести записи.
- Составить акт списания испорченной (или полностью заполненной) книжки и оформить дубликат.
Подробный порядок действий
Выдача вкладыша (вставного листа)
Вкладыш – это отдельный лист‚ который фиксируется в ьном листе книжки штампом «Выдан вкладыш». Данный способ применяется‚ если в книжке закончились только листы «Сведения о работе»‚ но ьный лист и остальные части книги остаются в порядке.
- Убедиться‚ что в наличии есть бланк вкладыша‚ утверждённый постановлением № 225.
- Поставить штамп «Выдан вкладыш» в правом верхнем углу ьного листа (рядом с первым штампом).
- Записать серию и номер вкладыша в штамп.
- Внести в вкладыш сведения о работе в том же порядке‚ что и в основной части книжки.
- Подписать запись и поставить печать организации.
Пример штампа
Выдан вкладыш № 03 от г.
Оформление справки о трудовой деятельности (СУТД)
Справка о трудовой деятельности может использоваться в двух случаях:
- Книга полностью заполнена и нет возможности добавить новые листы.
- Работник находится в отпуске‚ а в книжке закончились листы‚ а новый вкладыш ещё не получен.
СУТД оформляется в двух экземплярах: один передаётся работнику‚ второй хранится в кадровой службе.
- Заполнить форму Т-1 (Справка о трудовой деятельности) в соответствии с инструкцией Фонда социального страхования.
- Указать все сведения о предыдущих местах работы‚ включая даты‚ должности и основания увольнения.
- Подписать справку руководителем и заверить печатью организации.
- Внести запись о выдаче справки в журнал учёта кадров.
Выписка новой трудовой книжки
Если в книжке закончились все листы (включая ьный лист)‚ необходимо оформить полностью новую книгу.
- Собрать у работника заявление о выдаче новой трудовой книжки (по образцу‚ утверждённому в организации).
- Оформить акт списания старой книжки (пункт 44 Правил). В акте указываются причины списания (заполненность‚ повреждение и т.п.) и подписи обеих сторон.
- Выдать работнику новую книжку‚ в которой:
- На ьном листе указать «Выдан в замену» и номер старой книжки.
- Перенести в неё все записи из старой книжки (включая сведения о награждениях‚ если они были).
- Подписать запись о выдаче новой книжки в журнале учёта кадров.
Составление акта списания испорченной (или полностью заполненной) книжки
Акт списания – документ‚ подтверждающий‚ что старая книжка более не используется.
Образец акта:
АКТ СЛИШЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Город ____________ "____" ___________ 20__ г. Мы‚ нижеподписавшиеся: ______________________ (должность‚ ФИО)‚ представитель работодателя; ______________________ (должность‚ ФИО)‚ работник; составили настоящий акт о том‚ что трудовая книжка № ______‚ серия ______‚ выданная работнику ______________________‚ полностью заполнена/повреждена и подлежит списанию. Причина списания: _____________. Подписи: _____________________ _____________________ (работодатель) (работник) М.П.
Что делать‚ если работодатель реорганизован или ликвидирован
Согласно пункту 28 Правил‚ исправление записей в трудовой книжке‚ сделанных организацией‑работодателем‚ производится её правопреемником. Если же организация ликвидирована‚ то:
- Записи‚ внесённые этой организацией‚ могут быть исправлены только после трудоустройства работника на новое место.
- Новый работодатель в день выдачи трудовой книжки обязан оформить справку о трудовой деятельности за период работы у прежнего работодателя.
Практические рекомендации работодателю
- Контролировать наличие запасных листов и вкладышей. По пункту 44 Правил в каждом подразделении должно быть достаточно бланков.
- Вести журнал учёта выдачи и списания трудовых книжек. Это упрощает поиск информации при проверках.
- Своевременно проверять состояние книжек. При обнаружении износа или заполнения листов – сразу принимать меры.
- Обучать кадровый персонал. Регулярные инструктажи по правилам заполнения и оформлению справок.
- Хранить копии заполненных страниц. Делать ксерокопии или сканы‚ заверенные печатью‚ – это поможет в случае утери или повреждения оригинала.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли просто писать на последней странице без добавления вкладыша?
Нет. По ТК РФ запись должна вноситься в специально отведённый раздел «Сведения о работе». Если листов нет‚ необходимо использовать вкладыш или справку.
Что делать‚ если у работника уже есть дубликат трудовой книжки?
В этом случае запись вносится в дубликат‚ а оригинал (если он найден) может быть возвращён работнику. Оба документа следует хранить‚ но в кадровой службе сохраняется только один (обычно дубликат).
Как оформить запись о награждении‚ если книжка закончилась?
Награждения фиксируются в отдельном разделе «Сведения о награждении». Если листов нет‚ оформляют вкладыш‚ в котором указывают дату‚ название награды и основание.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку?
С 2023 года в России вводится электронный формат трудовой книжки (ЭТК). При наличии такой системы запись в электронном виде заменяет необходимость в бумажных листах. Однако переход требует согласования с ФСС и установки соответствующего программного обеспечения.
Когда в трудовой книжке заканчиваются листы «Сведения о работе»‚ работодатель обязан:
- Выдать вкладыш или оформить справку о трудовой деятельности.
- При полной заполненности книжки – оформить новую книгу и составить акт списания старой;
- Соблюдать нормативные требования ТК РФ и Правил ведения трудовых книжек.
- Вести учёт выдачи и списания документов‚ а также хранить копии записей.
Точное соблюдение процедуры защищает интересы как работника‚ так и работодателя‚ предотвращая возможные споры и штрафы.
Дата актуализации: