С 1 января 2021 года в России действует единый порядок ведения трудовых книжек: все newly‑hired сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Однако работодатель по‑прежнему обязан оформлять и вести трудовые книжки для тех сотрудников, которые до перехода на электронный формат вели бумажные ТК, а также выдавать выписки и справки по требованию работника․ Ниже подробно рассмотрено, где и как работодатель может оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) и получить необходимые документы․

Оформление бумажной трудовой книжки

Бумажная ТК оформляется только в случаях, когда сотрудник уже имел её до 2021 года и не перешёл на электронный формат․ Работодатель должен:

• Приобрести бланк трудовой книжки у изготовителя или распространителя, информация о которых размещается на официальном сайте производителя (см․ п․ 44 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)․
• Заполнить ьный лист: ФИО сотрудника, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата приёма на работу․
• Внести записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и других сведениях в соответствии с трудовым законодательством․
• По завершении трудовой деятельности (или при запросе сотрудника) выдать сотруднику трудовую книжку под расписку․

Важно: если сотрудник впервые устраивается на работу после , бумажную ТК оформить нельзя – он получает исключительно ЭТК․

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР)․ Работодатель не «печатает» её сам, а обеспечивает передачу сведений в ЭТК через свои кадровые системы или напрямую через портал госуслуг․

Что нужно сделать работодателю

1. Обеспечить передачу данных о приёме, переводах и увольнении сотрудников в СФР; Это делается:
   • через Единый портал госуслуг (раздел «Электронная трудовая книжка» → «Передать сведения о трудовой деятельности»);
   • или через внутреннюю кадровую систему, интегрированную с СФР по утверждённому формату обмена (XML‑сообщения)․
2. При запросе сотрудника выдать справку (выписку) из ЭТК в электронном или бумажном виде․ Справка формируется:
   • в личном кабинете гражданина на сайте ПФР/СФР (раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»);
   • или через МФЦ, где специалист распечатает выписку по запросу․
3. При расторжении трудового договора выдать сотруднику справку о состоянии ЭТК в день увольнения (форма СТД‑ПФР)․

Где работодатель может получить необходимые формы и инструкции

• Официальный сайт СФР (ПФР) – разделы «Для работодателей», «Электронная трудовая книжка», где размещены:
  • пошаговые инструкции по передаче сведений;
  • образцы форм СТД‑Р (справка о периоде работы у конкретного работодателя) и СТД‑ПРФ (справка о состоянии ЭТК);
  • контактные данные службы поддержки․
• Единый портал госуслуг – личный кабинет организации (через ЭЦП) позволяет:
  • передавать сведения о приёме/увольнении;
  • запрашивать выписки для сотрудников;
  • получать подтверждение о приёме данных в СФР․
• Многофункциональные центры (МФЦ) – приём документов и выдача выписок на месте; удобно для небольших компаний без собственной кадровой IT‑инфраструктуры․

Как оформить выписку из электронной трудовой книжки по запросу сотрудника

Сотрудник может запросить выписку:

1. Через личный кабинет гражданина на сайте СФР → раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»․
2. Через Единый портал госуслуг → услуга «Получение выписки из электронной трудовой книжки»․
3. Обратившись в МФЦ или непосредственно в отделение СФР с паспортом и SNILS․

Работодатель, получив такой запрос, обязан в течение трёх рабочих дней предоставить справку в электронном виде (PDF) или на бумажном носителе по выбору сотрудника․ При увольнении справка выдаётся в день расторжения трудового договора․

Особенности работы с ЭТК в 2025‑2026 годах

Согласно актуальной информации (данные на ):

• Все новые сотрудники получают только ЭТК; бумажная ТК возможна лишь как архивный документ для тех, кто уже вёл её до 2021 года․
• Работодатель может выдать справку из ЭТК как в электронном, так и в бумажном виде – выбор остаётся за сотрудником․
• Для получения выписки через госуслуги достаточно авторизоваться в личном кабинете гражданина, выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране․
• При переходе сотрудника на другого работодателя его ЭТК остаётся единой; новый работодатель просто добавляет свои записи в существующую книжку․

Краткий чек‑лист для работодателя

• Определить формат ТК сотрудника (бумажная – только если велась до 2021 года; иначе – электронная)․
• При приёме на работу:
  • Для бумажной ТК – заполнить ьный лист и внести запись о приёме․
  • Для ЭТК – передать сведения о приёме в СФР (через госуслуги или интегрированную кадровую систему)․
• При перемещении внутри компании – внести соответствующую запись (бумажная ТК) или передать обновлённые сведения в СФР (ЭТК)․
• При увольнении:
  • Выдать бумажную ТК сотруднику (если она велась)․
  • Выдать справку из ЭТК (форма СТД‑ПРФ) в день увольнения․
• При запросе выписки – предоставить её в течение трёх рабочих дней в выбранном формате․
• Хранить копии всех transmitted данных (отчёты о передаче в СФР) не менее 50 лет, как требует законодательство․

Оформление трудовой книжки работодателем сегодня сводится к двум параллельным процессам:

1. Ведение бумажной ТК только для сотрудников, которые вели её до 2021 года;
2. Обеспечение передачи и актуализации данных в электронную трудовую книжку через СФР, госуслуги или МФЦ для всех остальных работников․

Соблюдение указанных порядков гарантирует законность кадрового документооборота, защищает права сотрудников и упрощает взаимодействие с пенсионным фондом и другими государственными органами․