Оформление трудовых книжек — это строго регламентированный процесс внесения записей в основной документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Этот документ подтверждает факт осуществления трудовой деятельности, фиксирует стаж, а также содержит информацию о должностях, переводах, поощрениях и увольнениях сотрудника․

В 2026 году вопрос оформления трудовых книжек остается актуальным, несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Кадровым специалистам и работодателям крайне важно понимать текущие нормы, чтобы избежать штрафов и нарушений трудового законодательства․

Нормативно-правовая база 2026 года

Порядок заполнения и ведения основного документа о стаже работников регулируется ключевыми нормативно-правовыми актами, которые остаются актуальными и в текущем году:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от № 225 (с учетом актуальных изменений)․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от № 69․
• Приказы Минтруда, регулирующие переход на электронный формат и уточняющие порядок ведения бумажных вариантов․

Бумажная и электронная трудовая книжка: что изменилось?

Организации активно перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК), и теперь большинство записей работодатели делают сразу в электронном виде․ Однако это не означает полную отмену бумажного документа:

1. Для действующих сотрудников: Если бумажная трудовая книжка у сотрудника уже есть, работодатели обязаны вести ее по-прежнему․ Никаких изменений в ведении бумажных документов в данном случае нет․
2. Заявления о выборе: При трудоустройстве новых работников в 2026 году следует уточнять, нуждается ли сотрудник в заведении бумажной трудовой книжки или он остается на электронной форме (ЭТК)․

Электронную трудовую книжку в 2026 году можно оформить и посмотреть через Госуслуги или СФР, где также доступна функция заказа выписки․

Общие правила заполнения трудовой книжки

Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно тщательно изучить приведенные в законодательстве положения — как технические, так и содержательные․ Выделяют следующие обязательные требования:

• Язык: Все записи фиксируются на русском языке․
• Нумерация: Законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»․
• Сокращения: Не допускается использование аббревиатур и сокращений (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение»)․
• Сроки: Записи о приеме на работу, переводе и увольнении должны вноситься не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа․

Пошаговая инструкция по оформлению

ьный лист

Оформление начинается с заполнения ьного листа․ Здесь указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании);
• Дата заполнения;
• Подписи работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Печать организации (при наличии)․

Сведения о работе

В разделе «Сведения о работе» вносятся записи:

• Прием на работу: Указывается наименование организации (в виде заголовка), дата приема, структурное подразделение, должность/профессия, реквизиты приказа о приеме․
• Перевод: Фиксируется постоянный перевод на другую должность или в другое подразделение․
• Совместительство и вахтовый метод: Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника по основному месту работы на основании подтверждающих документов․ Вахтовый метод также имеет свои нюансы отражения в документе․

Сведения об увольнении (прекращении трудового договора)

При увольнении работника в трудовую книжку вносится запись об увольнении с обязательным указанием:

• Порядкового номера записи;
• Даты увольнения;
• Причины увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ;
• Реквизитов приказа об увольнении;
• Подписи кадровика и увольняемого работника, а также печати организации․

Изменение персональных данных

При смене фамилии, имени или отчества старые данные на ьном листе зачеркиваются одной чертой (зачеркнутые данные должны быть читаемы), а новые вписываются рядом․ На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, послуживший основанием для изменения (например, свидетельство о браке), с указанием его реквизитов и заверяется подписью и печатью работодателя․

Учет и хранение трудовых книжек

Оформление трудовых книжек, это не только их заполнение, но и строгий учет․ Работодатель обязан вести специальную документацию:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрирует все поступающие от сотрудников трудовые книжки и выдаваемые дубликаты/вкладыши․
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, фиксирует приобретение новых чистых бланков и их выдачу сотрудникам․

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, прошиты и скреплены подписью руководителя и печатью организации․

Оформление трудовых книжек в 2026 году требует от кадровых служб внимательности и строгого соблюдения инструкций․ Несмотря на цифровизацию и развитие электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный формат сохраняет свою юридическую силу для тех, кто за ним остался․ Главное правило для работодателя — соблюдать баланс между актуальными требованиями законодательства об ЭТК и безошибочным ведением классических бумажных бланков, не допуская технических и содержательных ошибок в записях․