Вопрос оформления трудовых отношений без предъявления бумажной трудовой книжки остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные форматы учета стажа, бумажный документ все еще играет важную роль, а ситуации с его утратой или отсутствием встречаются регулярно. Разберемся, когда допускается отсутствие трудовой книжки, каковы обязанности работодателя и какие риски существуют для обеих сторон.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Однако законодательство предусматривает исключения. Принять сотрудника без предъявления этого документа можно, но только в строго определенных случаях:

• Если работник трудоустраивается впервые (ранее не имел трудовых отношений).
• Если трудовая книжка была утеряна или повреждена.
• Если у работника ее просто нет в наличии по иной уважительной причине (например, задержка выдачи предыдущим работодателем, хотя это требует тщательной проверки).

Важно помнить: если человек устраивается на основное место работы и ранее уже трудился, отсутствие у него трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности завести новую, если старая не может быть предоставлена.

Алгоритм действий работодателя при отсутствии книжки

Если соискатель, имеющий опыт работы, не может предоставить бумажную трудовую книжку, работодателю следует действовать по следующему алгоритму, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств:

1. Получение письменного заявления. Работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки. В заявлении работник должен подтвердить, что ранее не работал (если это так) или что книжка утеряна.
2. Оформление акта (рекомендуется). Для собственной безопасности кадровая служба может составить акт об отсутствии документа, который подписывает сам работник.
3. Заведение новой трудовой книжки. На основании письменного заявления работодатель обязан оформить работнику новую трудовую книжку. Расходы на бланк несет работодатель (взыскивать их с работника незаконно).
4. Внесение записей. В новую книжку вносятся сведения только о работе у текущего работодателя. Восстанавливать записи о прошлом стаже по словам работника или копииям документов нельзя — для этого требуется официальное восстановление через архивы или суд самим работником.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. При приеме на работу в 2026 году работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР). Если бумажной книжки нет, это не препятствует формированию электронного стажа. Однако, если работник ранее выбрал бумажный формат, отсутствие самой книжки создает юридический пробел, который заполняется оформлением нового бланка.

Риски для работодателя: почему нельзя просто проигнорировать отсутствие

Некоторые работодатели, желая упростить процедуру, принимают сотрудников без оформления документов «на словах» или без заведения новой книжки при утере старой. Это несет серьезные риски:

• Штрафы. Отсутствие записи в трудовой книжке при фактически отработанном времени является нарушением трудового законодательства.
• Судебные иски. Как показывает практика (например, кейсы 2025-2026 годов), если работник решит уволиться и потребует книжку, а ее нет, он может подать в суд. Работодателя могут обязать не только выдать документ, но и компенсировать работнику неполученный заработок за время задержки, если тот докажет, что не мог устроиться на новую работу из-за отсутствия книжки (ст. 234 ТК РФ).
• Невозможность увольнения за прогул. Отсутствие трудовой книжки не дает права уволить сотрудника за прогул или иные нарушения, связанные с отсутствием документов, если сам факт трудоустройства был оформлен.

Ситуация с «потерянной» книжкой: мнение экспертов

Часто встречается ситуация, когда работник утверждает, что потерял книжку и восстановить ее невозможно. Согласно разъяснениям Минтруда (в т.ч. письмам прошлых лет, действующим и в 2026 году), работодатель не имеет права отказать в приеме на работу только на основании отсутствия документа.

Если работник отказывается писать заявление об утере или предоставляет ложные сведения, это также является риском. Однако, если он пишет заявление о том, что книжка утеряна, работодатель обязан завести новую. Важно отметить, что предоставление работником неверных данных о стаже (если это вскроется) не всегда является основанием для увольнения по статье «предоставление подложных документов», если сам факт трудовой деятельности имел место. Но добросовестное заявление об утере — ключевой момент для старта работы.

Что делать работнику?

Если вы соискатель и у вас нет трудовой книжки:

• Не скрывайте этот факт от работодателя.
• Напишите честное заявление об утере или отсутствии документа.
• Помните, что новый работодатель заведет вам новую книжку, но ваш предыдущий стаж в нее автоматически не попадет. Для его подтверждения придется самостоятельно обращаться в архивы или к прежним работодателям.
• Проверьте свой электронный стаж на портале Госуслуг — возможно, все ваши данные уже там, и бумажная книжка потребуется лишь для формального заведения нового бланка.

Отсутствие трудовой книжки допускается как основание для приема на работу, но только при условии соблюдения процедуры: получения письменного объяснения от сотрудника и оформления нового бланка за счет работодателя. Игнорирование этого требования может привести к серьезным финансовым потерям для компании в виде компенсаций и штрафов. В 2026 году, в эпоху цифровизации, бумажный документ все еще требует внимательного обращения, так как именно его отсутствие часто становится причиной успешных судебных исков работников против недобросовестных работодателей.