В современных реалиях рынка труда всё чаще возникают ситуации, когда работник трудоустраивается без трудовой книжки. Это может быть связано с её утерей, первым выходом на работу, переходом на электронный формат документооборота или специфическими условиями найма. Как оформить такие отношения законно? Какие существуют альтернативы и подводные камни? Разберемся в этом подробно.
Почему работник может быть без трудовой книжки?
Ситуации, при которых у будущего сотрудника на руках отсутствует бумажная трудовая книжка, можно разделить на несколько категорий:
- Первое трудоустройство. Человек ранее нигде не работал официально, и данный документ у него просто не мог появиться.
- Утрата или порча. Трудовая книжка была утеряна (сгорела, испорчена, украдена), и работник еще не успел её восстановить.
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Сотрудник, который ранее уже подавал заявление о переходе на ЭТК, по закону больше не обязан предоставлять бумажный бланк новому работодателю.
- Совместительство. Если работник устраивается по совместительству, он не обязан отдавать свою основную трудовую книжку на второе место работы.
- Трудоустройство иностранца. Граждане других государств часто не имеют трудовой книжки российского образца.
Законные варианты оформления без трудовой книжки
Если у работника нет бумажной трудовой книжки, у работодателя есть несколько законных путей для оформления трудовых отношений.
Оформление по совместительству
Если работа не является для сотрудника основной, трудовой договор заключается без внесения записей в трудовую книжку. Однако работник может по своему желанию предоставить документ с основного места работы, чтобы запись была внесена.
Если характер работы не предполагает соблюдения режима рабочего времени, субординации и регулярной выплаты зарплаты (например, разовая задача, проект), заключается договор подряда или оказания услуг. В этом случае трудовые отношения не возникают, и трудовая книжка не нужна вовсе. Важно: подмена трудового договора договором ГПХ грозит для работодателя серьезными штрафами.
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если работник ранее подал заявление о ведении ЭТК, он предоставляет новому работодателю только сведения о трудовой деятельности (выписку из СТД-Р или из ПФР), а бумажная книжка остается у него на руках как архивный документ.
Оформление нового бумажного бланка
Если сотрудник устраивается на работу впервые или его старая трудовая книжка была безвозвратно утеряна, работодатель обязан оформить ему новый документ. Для этого работник должен написать соответствующее заявление.
Пошаговая инструкция: что делать, если трудовая утеряна?
Если работник утверждает, что потерял трудовую книжку, действовать нужно по следующему алгоритму:
- Получить заявление. Работник должен написать заявление с просьбой выдать ему новую трудовую книжку с указанием причины (утрата, порча).
- Издать приказ. Работодатель издает приказ о выдаче нового бланка трудовой книжки.
- Внести записи. В новую трудовую книжку вносится запись о текущем трудоустройстве. Что касается предыдущего стажа — по закону работодатель не обязан восстанавливать все прошлые записи. Для подтверждения стажа работник должен предоставить справки от прежних работодателей или выписки из ПФР.
- Оплатить бланк. Стоимость чистого бланка трудовой книжки может быть удержана из заработной платы работника (по его письменному заявлению) либо оплачена работодателем.
Ответственность и риски
Работодателю категорически нельзя игнорировать отсутствие трудовой книжки, если сотрудник устраивается на основное место работы и не подавал заявление на ЭТК. Если просто заключить трудовой договор и не завести (или не запросить) трудовую книжку, работодатель нарушит трудовое законодательство.
За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:
- Для должностных лиц и ИП, штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы существенно увеличиваются, а для должностных лиц возможна дисквалификация.
Иностранные работники: нюансы оформления
При трудоустройстве иностранных граждан или лиц без гражданства работодатель обязан завести на них новую трудовую книжку российского образца. Переносить записи из иностранных трудовых книжек (если они есть) не допускается, так как это противоречит российскому законодательству.
Отсутствие трудовой книжки у работника — это не повод отказывать ему в трудоустройстве. Главное для работодателя — правильно определить причину отсутствия документа и выбрать верный юридический путь оформления: выдать новый бланк, запросить сведения об ЭТК, оформить совместительство или заключить договор ГПХ. Соблюдение этих простых правил защитит бизнес от штрафов и обеспечит работнику легальный стаж и социальные гарантии.