Одним из ключевых и обязательных этапов приема нового сотрудника является оформление его трудовых отношений. Центральным документом в этом процессе является трудовая книжка. Неправильное или несвоевременное её оформление несет серьезные риски как для работника, так и для работодателя. Давайте разберем, в течение какого срока и как правильно должна производиться запись.
Нормативная база: что говорит Трудовой кодекс?
Основным регулятором является статья 67 Трудового кодекса РФ. Она четко определяет порядок и сроки.
Ключевой принцип: запись с первого дня
Согласно закону, запись в трудовую книжку о приеме на работу должна быть сделана не позднее дня следующего за днем фактического допущения работника к работе.
Простыми словами: если сотрудник приступил к обязанностям 1 июня, запись о приеме должна быть внесена не позднее 2 июня.
Что constitutes «фактический допуск к работе»?
Это момент, когда работник приступил к исполнению своих трудовых обязанностей с ведома или по поручению работодателя (руководства, непосредственного начальника). Даже если оформление документов (приказ, договор) затянулось, сам факт выхода на работу создает трудовые отношения.
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
- Подготовка приказа (распоряжения). На основании подписанного трудового договора издается локальный нормативный акт, приказ о приеме на работу (форма Т-1 или внутренняя форма предприятия). В приказе указываются все реквизиты: ФИО, должность, структурное подразделение, дата приема.
- Внесение записи в трудовую книжку. На основании этого приказа специалист отдела кадров (или уполномоченное лицо) вносит запись в трудовую книжку работника. Запись должна содержать:
- Дату приема на работу.
- Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если есть).
- Должность (специальность, профессию) в соответствии со штатным расписанием.
- Подпись ответственного лица (начальника отдела кадров, руководителя) и печать организации.
- Вручение трудовой книжки. После внесения записи трудовую книжку возвращают работнику. Если у сотрудника её нет, работодатель обязан обеспечить её приобретение и внести первую запись.
Последствия нарушения сроков внесения записи
Несоблюдение требований Трудового кодекса влечет за собой административную ответственность для работодателя (должностных лиц).
| Нарушение | Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ |
|---|---|
| Непринятие мер по оформлению трудовых отношений (включая запись в ТК) | От 50 000 до 70 000 руб. на юрлицо; от 4 000 до 5 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года на должностных лиц. |
| Неоформление трудового договора в письменной форме | От 50 000 до 70 000 руб. на юрлицо; от 4 000 до 5 000 руб. на должностных лиц. |
Для работника последствия могут быть серьезнее: отсутствие официальной записи усложняет подтверждение стажа, получение пособий, кредитов, а в случае увольнения — доказательство факта работы и условий труда.
Практические советы и частые вопросы
Что делать, если запись не была внесена вовремя?
Если запись в трудовую книжку не была сделана в установленный срок, работодатель обязан оформить её задним числом, но не ранее даты фактического допуска к работе. Это нужно сделать как можно скорее, чтобы минимизировать риски. Работник вправе потребовать этого в письменной форме.
А если сотрудник работает удаленно или по гражданско-правовому договору?
При удаленной работе (дистанционном формате) порядок тот же: запись вносится с даты начала работы. Документы (договор, приказ) могут быть направлены электронно с использованием ЭЦП.
Гражданско-правовые договоры (ГПХ) не предполагают записи в трудовую книжку, так как они не создают трудовых отношений. Но важно правильно квалифицировать вид договора, чтобы избежать признания трудовых отношений фактически.
Может ли работник отказаться от записи в трудовую книжку?
Нет. Оформление записи в трудовой книжке — это не право, а обязанность работодателя. Отказать в этом он не имеет права. Если сотрудник не хочет иметь трудовую книжку (например, у него уже есть), он должен письменно заявить об этом. Но даже в этом случае работодатель обязан оформить приказ о приеме и иметь документы, подтверждающие трудовые отношения.
Срок для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку строго ограничен — не позднее следующего дня после допуска к работе. Это не формальность, а важнейший элемент правового статуса работника и гарантия для обеих сторон. Соблюдение этого правила защищает компанию от штрафов, а сотрудника, от проблем с подтверждением своего трудового стажа. При малейших сомнениях в процедуре следует обратиться к специалисту по кадрам или юристу.
Статья подготовлена на основе анализа норм Трудового кодекса РФ и практики применения законодательства. Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года.