Оформление трудовых отношений — это важнейший юридический процесс, который гарантирует права как работника, так и работодателя. Чтобы избежать штрафов, претензий от контролирующих органов и судебных споров, необходимо четко знать, какие документы требуются для заключения трудового договора, а какие работодатель не имеет права требовать. В этой статье мы подробно разберем полный перечень документов, регламентированный законодательством, а также рассмотрим, как именно подтверждается факт наличия трудовых отношений.
Обязательные документы при заключении трудового договора
Базовый список документов, которые работодатель вправе потребовать от соискателя при приеме на работу по основному месту, строго регламентирован статьей 65 Трудового кодекса РФ. Отклонение от этого перечня в сторону расширения является нарушением закона.
Основной перечень документов:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Это базовый документ, подтверждающий личность гражданина.
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Предоставляется за исключением случаев, когда работник устраивается на работу впервые или поступает на работу по совместительству. Подробнее правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются статьей 66 ТК РФ.
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если трудовой договор заключается впервые, это свидетельство оформляется работодателем (в отделе кадров).
- Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (предоставляются при оформлении на основную работу).
- Документ об образовании и (или) о квалификации — предъявляется в том случае, если выполнение работы требует специальных знаний или квалификации (диплом, сертификат, удостоверение).
Дополнительные документы в особых случаях
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, законодательством предусматривается необходимость предъявления дополнительных документов. Например:
- Документы, подтверждающие здоровье гражданина (медицинские книжки, справки) — обязательны при приеме на работу в сфере пищевой промышленности, общепита, медицины, образования и некоторых других отраслях.
- Справка об отсутствии судимости — требуется для определенных категорий работников (педагоги, работники сферы образования, воспитания, медицины и т.д.).
Особенности оформления трудовых отношений с несовершеннолетними
Если заключается трудовой договор с лицом, не достигшим соответствующего возраста, пакет документов расширяется. Работодателю необходимо дополнительно получить:
- Документ, подтверждающий согласие одного из родителей (опекуна) на заключение трудового договора.
- Разрешение органа опеки и попечительства на заключение трудового договора (в установленных законом случаях).
- Документ из образовательного учреждения с расписанием занятий. Это необходимо работодателю для того, чтобы установить работнику режим рабочего времени без ущерба для освоения образовательной программы.
Чего работодатель не вправе требовать?
Очень часто работодатели превышают свои полномочия. Для оформления трудовых отношений и заключения договора по основному месту работы работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные законодательством. К незаконным требованиям часто относятся:
- Справка о регистрации по месту жительства;
- Характеристика с предыдущего места работы (если это не обусловлено спецификой должности);
- Свидетельство о браке или рождении детей;
- Иные документы, не указанные в ст. 65 ТК РФ.
Как подтвердить факт наличия трудовых отношений?
Иногда между работником и работодателем возникают споры о том, были ли вообще оформлены трудовые отношения. Трудовым законодательством предусмотрено заключение трудового договора в письменной форме, однако на практике это правило не всегда соблюдается. Если договор не был подписан, подтвердить факт трудовых отношений можно через суд с помощью следующих документов:
- Табели учета рабочего времени — показывают регулярное присутствие сотрудника на рабочем месте.
- Учетные листки выполненных работ — доказывают факт выполнения трудовой функции.
- Письменные пояснения работника и свидетельские показания коллег.
- Ведомости на выдачу зарплаты, расчетные листки.
- Переписка по рабочим вопросам (в т.ч. электронная).
- Пропуска, ключи, корпоративная атрибутика.
Судебная практика (в т.ч. разъяснения прокуратуры) показывает, что наличие даже части этих документов позволяет установить факт трудовых отношений и защитить права работника.
Подтверждение трудового стажа
Для подтверждения трудовой деятельности работника (например, для назначения пенсии) используется целый ряд документов. Трудовой кодекс (в частности, ТК РК и аналогичные нормы других стран СНГ, включая Республику Беларусь) предусматривает обширный перечень таких документов. Основными из них являются:
- Трудовая книжка;
- Трудовые договоры;
- Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении;
- Архивные справки. Требования к содержанию и оформлению архивной справки строго регламентированы Правилами (например, пунктами 327-333 Правил в РК), что делает ее надежным источником подтверждения стажа.
Правильное оформление трудовых отношений начинается со сбора документов. Статья 65 ТК РФ дает исчерпывающий перечень того, что работодатель имеет право запросить у будущего сотрудника. Любые дополнительные справки могут быть предоставлены работником исключительно по собственной инициативе. Помните: грамотное документальное оформление — это главная гарантия соблюдения ваших прав, будь вы работником или работодателем.