В 2026 году вопросы оформления трудовых отношений остаются одними из самых актуальных для кадровиков и бухгалтеров. Особое внимание следует уделять ситуациям, когда меняется статус работника: например, происходит перевод с постоянной (основной) работы на работу по совместительству или, наоборот, совместительство становится основным местом работы. Правильное внесение записей в трудовую книжку критически важно для будущего пенсионного обеспечения сотрудника и юридической чистоты документов организации.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, юридические нюансы и приведем конкретные образцы записей при переводе сотрудника.

Основные понятия: Основное место работы и Совместительство

Прежде чем вносить изменения, важно четко понимать разницу между статусами:

• Основное место работы — это место, где хранится трудовая книжка сотрудника и где он работает полный рабочий день (или режим, установленный как основной).
• Работа по совместительству — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время.

Согласно статье 66 ТК РФ и приказу Минтруда, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника и исключительно основным работодателем.

Ситуация 1: Перевод совместителя на основную работу

Часто возникает ситуация, когда сотрудник, работающий у вас по совместительству, увольняется с другого места работы и хочет сделать вашу организацию своим основным работодателем. Или же внутри компании происходит реорганизация штата.

Поскольку в Трудовом кодексе нет прямой статьи, регламентирующей формулировку «перевода совместительства в основную работу», на практике применяется следующий алгоритм:

1. Сотрудник пишет заявление о переводе на основную работу (или о приеме на основную работу с прекращением работы по совместительству).
2. Издается приказ о переводе (или два приказа: об увольнении с совместительства и приеме на основную работу, даты могут совпадать).
3. В трудовую книжку вносится запись о том, что работа по совместительству стала основной.

Образец записи в трудовой книжке

Запись вносится в графу 3 («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу…»). В графе 2 указывается дата перевода.

Пример формулировки:

Работа по совместительству в должности главного бухгалтера с 23 мая 2026 года стала основной.

В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого сделана запись.

Ситуация 2: Перевод с постоянной работы на внешнее совместительство

Если работник переводится с основного места работы у текущего работодателя на внешнее совместительство (то есть увольняется с основной должности и оформляется как совместитель, либо меняет статус внутри компании при наличии другой основной работы), процедура выглядит иначе.

В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении с основной работы по соответствующему основанию (например, «по соглашению сторон» или «в порядке перевода», если применимо). Запись о приеме на работу уже как на совместителя в эту же трудовую книжку не вносится, так как трудовая книжка должна находиться по основному месту работы.

Если же сотрудник остается в компании, но меняет статус с «основного» на «внутреннего совместителя» (при условии, что у него есть другая основная работа elsewhere), то:

• Вносится запись об увольнении с основной должности.
• Запись о приеме на должность совместителя не делается (так как это не основное место работы).

Внутреннее совместительство: нюансы оформления

Порядок внесения записей зависит от типа совместительства. Если речь идет о внутреннем совместительстве (сотрудник работает на двух должностях в одной организации):

• Запись о приеме на вторую должность (как совместителя) вносится только по желанию работника.
• Для этого работник должен предоставить заявление произвольной формы на имя руководителя основного предприятия с просьбой внести запись о совместительстве.
• Основанием служит копия приказа о приеме на работу по совместительству или выписка из него.

Если впоследствии такого внутреннего совместителя переводят на эту вторую должность как на основную (освобождая от первой), в трудовой книжке делается запись:

«Переведен на должность [Название] на условиях основного рабочего времени» или «Работа по совместительству в должности [Название] с [Дата] стала основной».

Электронные трудовые книжки и отчетность СЗВ-ТД

В 2026 году нельзя забывать про электронную отчетность. При внесении любых записей о переводе, приеме или увольнении, работодатель обязан подать форму СЗВ-ТД (или ее актуальный аналог в системе Социального фонда).

Важные моменты для электронных отчетов:

• При приеме совместителя в графе «Признак совместительства» указывается код 1 (совместитель).
• При переводе совместителя в основные работники, в отчете отражается событие перевода, и признак совместительства перестает действовать (или меняется на основной).
• Даты в электронной базе должны строго соответствовать датам в бумажной трудовой книжке (если она ведется) и датам приказов.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии. Вот чего делать нельзя:

1. Вносить запись о совместительстве без заявления работника. Это нарушение права сотрудника не афишировать вторую работу.
2. Вносить запись о совместительстве, если трудовая книжка лежит в этой же организации, но сотрудник не написал заявление. Даже если приказ есть, воля работника должна быть выражена документально.
3. Использовать некорректные формулировки. Фразы вроде «Принят на 0.5 ставки» в графе о переводе недопустимы. Нужно писать конкретно о смене статуса: «стала основной».
4. Забывать про дату. В графе 2 всегда должна стоять дата события (перевода), а не дата внесения записи.

Чек-лист для кадровика при переводе

Чтобы обезопасить компанию и сотрудника, выполните следующие шаги:

• Получите письменное заявление от сотрудника (о переводе или о внесении записи).
• Издайте соответствующий приказ (о переводе на другую постоянную работу).
• Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись.
• Внесите запись в трудовую книжку чернилами черного или синего цвета, без сокращений.
• Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
• Подайте сведения в Социальный фонд (СФР) в установленный срок.

Помните: правильность оформления перевода с постоянной работы на совместительство (и наоборот) — это залог беспроблемного стажа вашего сотрудника и отсутствие штрафов для организации.