Вопрос оформления трудовых отношений в период временного отсутствия основного сотрудника (например, из-за болезни, отпуска или декрета) является одним из самых частых в кадровой практике. Главный вопрос, который волнует работодателей и сотрудников: нужно ли вносить запись в трудовую книжку о том, что работник временно исполняет чужие обязанности?

Ответ на этот вопрос зависит исключительно от способа оформления таких отношений. В 2026 году, как и в предыдущие периоды, законодательство РФ четко разграничивает ситуации, когда запись обязательна, и случаи, когда она не требуется.

Когда запись в трудовую книжку НЕ вносится

В большинстве случаев, когда речь идет о внутреннем замещении, запись в трудовую книжку не делается. Это касается следующих ситуаций:

• Временное исполнение обязанностей (ИО). Если сотрудник выполняет работу отсутствующего коллеги наряду со своей основной работой (без освобождения от нее) и за это получает доплату, его трудовая функция формально не меняется. Он остается на своей должности.
• Совмещение профессий (должностей); Согласно ст. 60.2 ТК РФ, при совмещении работник выполняет дополнительную работу по другой профессии или должности в течение своего рабочего дня. Поскольку трудового договора о новой должности не заключается, а лишь оформляется дополнительное соглашение к текущему, запись в трудовую книжку не вносится.
• Расширение зон обслуживания. Аналогично совмещению, при увеличении объема работы по той же профессии запись не требуется.

В этих случаях факт возложения обязанностей фиксируется только во внутренних документах организации: в приказе (распоряжении) руководителя и дополнительном соглашении к трудовому договору.

Когда запись в трудовую книжку обязательна

Существует ситуация, когда внесение записи в трудовую книжку строго необходимо. Это происходит в случае временного перевода или временного приема на работу.

Запись делается, если:

1. Работник полностью освобождается от своей основной работы для выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника.
2. Или если для замещения временно отсутствующего работника принят новый сотрудник по срочному трудовому договору, и эта работа является для него основной.

В соответствии с действующими правилами ведения трудовых книжек, любой перевод на другую работу (даже временный) или прием на работу должны быть отражены в документе о стаже. Срок, на который работник принят или переведен, указывается в записи.

Документальное оформление: Приказ и Согласие

Независимо от того, вносится ли запись в трудовую книжку, работодатель обязан правильно оформить процедуру замещения. Основанием для любых действий служит письменное согласие работника.

Получение согласия

Работодатель не может в одностороннем порядке обязать сотрудника исполнять чужие обязанности (за исключением чрезвычайных ситуаций, предусмотренных законом). Сотрудник должен написать заявление о согласии на совмещение, расширение зон или временный перевод.

Издание приказа

На основании заявления издается приказ (распоряжение) руководителя. В приказе должны быть указаны:

• ФИО сотрудника, на которого возлагаются обязанности.
• ФИО отсутствующего работника и причина его отсутствия (болезнь, отпуск и т.д.).
• Срок исполнения обязанностей (конкретные даты или событие, например, «до выхода основного работника»).
• Размер доплаты или условия оплаты труда.
• Условие о том, освобождается ли работник от основной работы или выполняет duties в порядке совмещения.

Алгоритм действий работодателя в 2026 году

Чтобы избежать ошибок и претензий со стороны трудовой инспекции, следуйте этому алгоритму:

1. Определите способ замещения: нужно ли сотруднику оставлять свою основную работу?
   • Если нет (работает параллельно) -> Оформляем совмещение. Запись в ТК не вносим.
   • Если да (полный переход на другую должность) -> Оформляем временный перевод. Запись в ТК вносим.
2. Получите письменное согласие сотрудника (заявление).
3. Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописаны новые условия, сроки и оплата.
4. Издайте приказ о возложении обязанностей или временном переводе.
5. Внесите запись в трудовую книжку (только в случае временного перевода или приема нового сотрудника).
6. По окончании срока: издайте приказ о прекращении временной работы и возвращении сотрудника на основную должность (если был перевод). Если было совмещение — оно прекращается автоматически по истечении срока или по заявлению одной из сторон.

Важные нюансы

Следует помнить, что срок временного перевода или исполнения обязанностей должен быть четко определен. Если основной работник вышел раньше срока, временный исполнитель должен быть уведомлен об этом. Также важно учитывать, что если временный перевод осуществлялся более одного месяца, то по истечении срока перевода работник имеет право потребовать продолжения работы по новой должности, если основной работник так и не вышел (хотя в случае замещения отсутствующего это редкость, так как причина отсутствия обычно известна).

Правильное оформление документов — залог отсутствия проблем при проверках и спорах с сотрудниками. Всегда проверяйте, какой именно тип замещения вы применяете, чтобы решить вопрос с записью в трудовой книжке.