Оформление трудовых отношений, процесс, требующий максимальной внимательности и знания законодательства. Особое внимание следует уделить ситуациям, когда статус работника меняется. Самое главное помнить, что трудовая книжка является основным документом о стаже и опыте сотрудника, и любые ошибки в ней могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
Очень важно, чтобы ответ был на русском языке и соответствовал актуальным нормам Трудового кодекса РФ и правилам ведения трудовых книжек. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись, если сотрудник сначала работал по внешнему совместительству, а затем был принят на это же место в качестве основного работника.
Кто вносит запись о совместительстве?
Прежде чем говорить о переходе на основную работу, необходимо понять базовый принцип ведения трудовых книжек при совместительстве:
- Трудовая книжка хранится у основного работодателя. Именно он несет ответственность за ее ведение.
- Работодатель по совместительству не имеет права вносить записи в трудовую книжку самостоятельно, так как документ физически находится не у него.
- Запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы.
- Основанием для внесения такой записи служат документы, подтверждающие работу по совместительству (копия приказа о приеме, справка от второго работодателя).
Ситуация: Переход с совместительства на основную работу
Часто возникает ситуация, когда сотрудник, работавший внешним совместителем в организации, увольняется с основной работы и переходит в компанию, где он уже числился, на полную ставку (основное место работы). Как в этом случае правильно отразить изменения в трудовой книжке?
Здесь возможны два сценария, и от них зависит алгоритм действий:
Сценарий 1: Запись о совместительстве ранее не вносилась
Если сотрудник не просил вносить запись о работе по совместительству в период, когда он был внештатным сотрудником, то в трудовой книжке просто не будет информации об этом периоде работы в данной компании до момента перехода.
В этом случае при приеме на основную работу вносится обычная запись о приеме:
- Указывается порядковый номер.
- Проставляется дата приема на основную работу.
- В графе «Сведения о приеме на работу…» пишется: «Принят в отдел [название] на должность [должность]».
- Указывается основание (приказ о приеме).
Период работы по совместительству в этом случае в трудовой книжке отражен не будет, что является законным, так как внесение таких записей, право, а не обязанность работника.
Сценарий 2: Запись о совместительстве была внесена ранее
Если сотрудник ранее предоставил документы и попросил внести запись о работе по совместительству, то в трудовой книжке уже есть соответствующая отметка. Теперь необходимо закрыть этот этап и открыть новый.
Невероятно важно помнить: нельзя просто «переквалифицировать» старую запись. Необходимо соблюсти хронологию и юридическую чистоту процесса.
Алгоритм действий кадровика:
- Увольнение с должности совместителя. Поскольку человек увольняется с основной работы в другом месте и переходит к вам на полную ставку, формально его трудовые отношения с вами как с работодателем по совместительству должны быть прекращены (или изменен их характер). Обычно оформляется увольнение по собственному желанию с должности совместителя (с датой, предшествующей дню приема на основную работу) или перевод, если это позволяет внутренняя документация и согласие сторон.
- Внесение записи об увольнении с совместительства. В трудовую книжку вносится запись об увольнении с должности совместителя.
- Графа 3: «Уволен с должности [должность] в связи с переходом на основную работу в эту же организацию» (или по собственному желанию, в зависимости от оформленных документов).
- Основание: Приказ об увольнении с должности совместителя.
- Внесение записи о приеме на основную работу. Сразу же после записи об увольнении (или с разрывом в один день, в зависимости от дат приказов) вносится новая запись.
- Графа 3: «Принят на должность [должность] в качестве основного работника».
- Основание: Приказ о приеме на основную работу.
Нюансы формулировок и приказов
В приказе по организации должно быть четко прописано изменение статуса работника. Документальная база должна подтверждать, что работник, занимавший с такого-то числа такую-то должность на условиях совместительства, признается занимающим эту должность в качестве основного работника с такого-то числа.
Часто кадровики сталкиваются с вопросом: можно ли сделать одну запись «Переведен на основную работу»? Согласно сложившейся практике и требованиям к хронологии, безопаснее сделать две записи: одну о прекращении работы по совместительству и вторую о приеме на основную работу. Это исключает путаницу в стаже и страховом стаже.
Типичные ошибки и как их избежать
При оформлении таких переходов часто допускаются следующие ошибки:
- Нарушение хронологической последовательности. Записи должны идти строго по датам. Если запись о приеме на основную работу сделана раньше, чем закрыта запись о совместительстве, это считается ошибкой.
- Отсутствие заявления работника. Помните, что запись о совместительстве (и, соответственно, запись о его прекращении, если она была внесена) делается только по инициативе сотрудника. Если записи о совместительстве не было, то и «закрывать» нечего — сразу вносится запись о приеме на основную работу.
- Использование печати там, где она не нужна. С 2023 года (и в актуальной практике 2026 года) требования к печатям упрощены. Для записей о приеме и увольнении печать организации, как правило, не требуется, если это не предусмотрено внутренними правилами или спецификой бланка (хотя в бумажных трудовых книжках печать все еще часто ставится для заверения записей об увольнении, проверьте актуальные требования на дату заполнения). Однако, применения печати для подтверждения факта работы по совместительству не требуется при внесении записи основным работодателем, достаточно копии приказа или справки.
Правильное оформление перехода сотрудника с совместительства на основное место работы требует четкого понимания статуса трудовой книжки. Трудовая книжка хранится у основного работодателя, и именно он уполномочен делать записи в ней.
Если сотрудник переходит к вам на основную работу:
- Проверьте, есть ли в его книжке запись о работе у вас по совместительству.
- Если записи нет — просто вносите запись о приеме на основную работу.
- Если запись есть — оформите увольнение с должности совместителя и прием на основную должность, соблюдая хронологию.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документов сотрудника и обезопасит организацию от претензий со стороны проверяющих органов.