Оформление трудовых отношений с дистанционными сотрудниками имеет свои юридические особенности, особенно в части учета трудового стажа. В отличие от офисных сотрудников, для «удаленщиков» законодательство предусматривает гибкий подход к ведению трудовых книжек.

Основное правило: желание работника

Согласно статье 312.2 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в его трудовую книжку только по его желанию. Это означает, что работодатель не обязан требовать трудовую книжку при приеме на работу, если сотрудник работает дистанционно.

Варианты оформления стажа

• Без внесения записи в книжку: В этом случае основным документом, подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность, является экземпляр трудового договора о дистанционной работе.
• С внесением записи в книжку: Если работник хочет, чтобы стаж был зафиксирован в бумажном документе, работодатель обязан внести соответствующую запись.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Если дистанционный работник выразил желание вести трудовую книжку в бумажном виде, процедура выглядит следующим образом:

Предоставление документа

Работник может передать трудовую книжку работодателю двумя способами:

• Лично: При посещении офиса компании.
• По почте: Рекомендуется использовать заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы избежать утери документа.

Оформление записи

Важно помнить, что действующая Инструкция по заполнению трудовых книжек не содержит специальных формулировок о «дистанционном характере» работы. Поэтому запись о приеме на работу вносится в стандартном виде (наименование должности, дата приема, приказ).

Хранение и учет

После получения трудовой книжки работодатель должен:

1. Зарегистрировать её в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Внести запись о приеме на работу.
3. Поместить документ на ответственное хранение в соответствии с требованиями законодательства.

Особые ситуации

Если у работника нет трудовой книжки

Если дистанционный работник впервые вступает в трудовые отношения и у него нет трудовой книжки, работодатель по письменному заявлению сотрудника обязан оформить ему новую книжку и внести в неё запись о приеме на работу.

Перевод на дистанционную работу

Если сотрудник переводится из офиса на «удаленку», работодатель обязан внести запись о переводе. При согласии работника можно уточнить характер работы (дистанционный), хотя это не является строго обязательным требованием инструкции по заполнению.

Отчетность в Социальный фонд (СФР/ПФР)

Независимо от того, вносится ли запись в бумажную трудовую книжку, работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности сотрудника (форма СЗВ-ТД или ЕФС-1). При подаче отчета на дистанционного работника необходимо поставить соответствующую отметку в системе.

Краткая памятка для работодателя

Важно: Работодатель не имеет права принуждать дистанционного работника предоставлять трудовую книжку, если тот этого не хочет.