Оформление трудовых отношений с главным бухгалтером — ответственный процесс, требующий строгого соблюдения кадрового делопроизводства; Главный бухгалтер является ключевой фигурой в компании, и любые неточности в его трудовой книжке могут привести к проблемам с подтверждением стажа, расчетом пособий и даже с репутацией самого работодателя. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме, переводе и увольнении главбуха, а также затронем актуальные вопросы 2026 года: может ли главный бухгалтер сам подписывать трудовые книжки и как работает электронная трудовая книжка (ЭТК).
Полномочия: может ли главный бухгалтер вносить и подписывать записи в трудовые?
Один из самых частых вопросов в кадровом делопроизводстве: вправе ли главный бухгалтер делать записи в трудовые книжки других сотрудников?
Ответ: да, вправе, но только при соблюдении строгих условий. По умолчанию ведение трудовых книжек, обязанность кадровика или руководителя. Однако на практике этот функционал часто поручают главбуху или офис-менеджеру. Чтобы действия главбуха были законными, необходимо:
- Наличие приказа — полномочия по ведению, внесению записей и подписанию трудовых книжек должны быть переданы главному бухгалтеру приказом по предприятию. Если такого приказа нет, главбух не вправе вносить записи.
- Закрепление в должностной инструкции — у специалиста по кадровому делопроизводству эта обязанность прописана в инструкции, но если функционал передан бухгалтеру, это должно быть зафиксировано документально (ст. 20, 66 ТК РФ).
Таким образом, чтобы избежать споров, может ли бухгалтер или секретарь подписать трудовую книжку, работодатель должен официально наделить их такими полномочиями.
Оформление приема на работу главного бухгалтера
Процедура трудоустройства главбуха стандартна, но требует внимания к деталям. Лицо, претендующее на эту должность, обязательно должно представить диплом о соответствующем образовании.
Алгоритм оформления выглядит так:
- Издание приказа о приеме на работу.
- Внесение записи в трудовую книжку.
- Заведение личной карточки Т-2.
Как внести запись о приеме в раздел «Сведения о работе»
Заполнение производится на основании приказа о приеме и в строгом соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек:
- Графа 1: порядковый номер записи.
- Графа 2: дата приема на работу (арабскими цифрами).
- Графа 3: в виде заголовка пишется полное наименование организации (или ставится штамп). Под ним вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования и должности: «Принят(а) в бухгалтерию на должность главного бухгалтера».
- Графа 4: дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Перевод и совмещение: что нужно знать
Карьера специалиста может развиваться по-разному. Рассмотрим частые ситуации:
Перевод на должность главбуха
Если сотрудник ранее работал заместителем главного бухгалтера или занимал иную должность, а затем был переведен на пост руководителя финансовой службы, в графе 3 делается запись: «Переведен(а) на должность главного бухгалтера». В графе 4 указывается реквизиты приказа о переводе.
Важно: запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится! Это правило актуально и в 2026 году. Вносится только информация о постоянном переводе.
Совмещение и дополнительная работа
Случается, что главный бухгалтер берет на себя функции по другой должности (например, кадровика). Поскольку главбух будет выполнять дополнительную работу (ст. 60.2 ТК РФ), в его трудовую книжку запись о совмещении не вносится. Совмещение оформляется приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если главбух — он же директор
В небольших организациях или у ИП должности главного бухгалтера может не быть в штатном расписании. В таком случае функции главбуха берет на себя директор. В трудовой книжке руководителя будет записано, что он принят на работу директором, а возложение обязанностей главбуха на себя оформляется отдельным приказом (без записи в трудовую).
Увольнение главного бухгалтера
При увольнении главбуха в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ (например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). В графе 4 ставится ссылка на приказ об увольнении.
Особое внимание стоит уделить подписям: если увольняющийся главбух сам вел трудовые книжки, он не имеет права сам заверить свою запись об увольнении (кроме случая, когда он является единственным учредителем и директором). Заверить запись должен руководитель или иное уполномоченное лицо.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
В 2026 году параллельно действуют бумажные и электронные трудовые книжки. Работодатель обязан вести ЭТК и своевременно подавать сведения в Социальный фонд России (СФР).
- Кто обязан вести ЭТК: все работодатели.
- Как делать записи в ЭТК: записи в электронной форме формируются на основании тех же приказов, что и в бумажной. Сроки подачи отчетов строго регламентированы.
- Переход на ЭТК: если работник написал заявление о переходе на электронную трудовую, работодатель выдает ему бумажную книжку на руки и делает соответствующую запись. Если трудовая была заведена до , записи продолжают вестись в ней (если работник не перешел на ЭТК), оформлять новую бумажную книжку не нужно.
Исправление ошибок: цена одной неверной строчки
Стаж не учтен, пособие меньше — и всё это может стать следствием одной неверной строчки! Ошибки в трудовой книжке главбуха недопустимы, но если они случились, их нужно правильно исправлять.
Записи должны вноситься на основании официальных документов. Исправлять ошибки в разделе «Сведения о работе» нельзя зачеркиванием. Делается следующее:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильный текст.
- В графе 4 указывается ссылка на приказ, на основании которого вносится исправление.
Резюме
Ведение трудовой книжки главного бухгалтера требует скрупулезности. Любая запись — о приеме, переводе или увольнении — должна опираться на официальный приказ и соответствовать Инструкции. Если же сам главный бухгалтер наделяется полномочиями по ведению трудовых книжек коллег, это обязательно должно подкрепляться приказом по предприятию. Помните: аккуратность в кадровом делопроизводстве сегодня — это отсутствие штрафов и судебных споров завтра.