Вопрос о том, как правильно оформить трудовые отношения с работником, имеющим иностранную трудовую книжку, часто возникает у работодателей, принимающих на работу мигрантов, граждан стран СНГ и других государств․ Ниже подробно рассмотрены правовые нормы, порядок действий работодателя и практические рекомендации․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 11, абз․ 5) – определяет порядок трудоустройства иностранных граждан, в т․ч․ при отсутствии трудовой книжки или наличии книжки иностранного образца․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – фиксирует, что в России признаются три образца трудовых книжек (1938 г․, 1973 г․, 2004 г․) и что обмен их на новые не требуется․
• Письмо Минтруда России от № 16-3/10/В-5324 – разъясняет порядок трудоустройства граждан РФ, Украины, ДНР, ЛНР и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Украины, а также иностранных граждан․
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках» – вводит обязательный переход к электронному формату (ЕФС‑1)․

Что делать, если у иностранного работника есть трудовая книжка

2․1 Книжка российского образца (1938/1973/2004 гг․)

Если сотрудник предъявил трудовую книжку, изданную в СССР/России и оформленную в соответствии с нормативными актами (постановлениями 1973 г․, 2004 г․), работодатель обязан:

1. Внести запись о приёме на работу в существующую книжку (п․ 2 Постановления Правительства от № 225)․
2. Продолжать вести её в дальнейшем – фиксировать переводы, увольнения, изменения условий труда․
3. При необходимости оформить электронную копию в системе ЕФС‑1․

2․2 Книжка иностранного образца (не российская)

Трудовые книжки, выданные другими государствами, не соответствуют ни одной из форм, признаваемых на территории РФ (см․ разъяснение на ГАРАНТ․РУ)․ В этом случае:

• Работодатель не вносит запись в иностранную книжку․
• Необходимо оформить новую трудовую книжку российского образца для данного сотрудника (постановление от № 225, п․ 2)․
• Запись о приёме на работу вносится в новую российскую книжку, а в иностранную – ничего не делается․

2․3 Книжка на иностранном языке

Если книжка оформлена на иностранном языке, но соответствует одному из признанных образцов (например, советский образец, но с переводом), рекомендуется:

1. Попросить работника предоставить заверенный перевод записей (нотариально заверенный)․
2. Сравнить сведения с документами, подтверждающими опыт (справки, дипломы)․
3. Оформить российскую трудовую книжку и вести её дальше, а в оригинальную книжку никаких записей не вносить․

Что делать, если у иностранного работника нет трудовой книжки

Отсутствие трудовой книжки не является препятствием к трудоустройству․ Работодатель обязан:

1. Собрать сведения о трудовом стаже и квалификации непосредственно у работника (справки от прежних работодателей, дипломы, сертификаты)․
2. Оформить новую трудовую книжку российского образца и внести в неё запись о приёме на работу․
3. Составить трудовой договор в соответствии с ТК РФ (для иностранных граждан – с указанием срока действия визы/разрешения на работу)․
4. Оформить личную карточку (Т‑2) и, при необходимости, оформить СНИЛС и ИНН (работодатель может сделать это самостоятельно)․
5. Внести сведения в электронную систему ЕФС‑1 (это обязательный этап с 2024 года)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – актуальное требование 2026 года

С 2024 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде․ Для иностранных работников это означает:

• Регистрация сотрудника в системе ЕФС‑1 (ввод данных о трудовом договоре, стаже, изменениях условий труда)․
• Приём на работу фиксируется в электронном реестре, а запись в бумажной книжке считается дублирующей․
• Работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент․

Пошаговая инструкция работодателя

Шаг 1․ Проверка документов

Запросить у соискателя:

• Паспорт (и миграционную карту, если требуется)․
• Разрешение на работу (рабочая виза, патент, СВР)․
• Трудовую книжку (если есть) и её перевод․
• Документы, подтверждающие квалификацию и опыт․

Шаг 2․ Оценка наличия трудовой книжки

1. Если книжка российского образца – вносить запись․
2. Если книжка иностранного образца – оформить новую российскую книжку․
3. Если книжки нет – оформить новую книжку․

Шаг 3․ Оформление трудового договора

В договоре обязательно указать:

• Срок действия разрешения на работу․
• Условия труда, оплату, график․
• Ссылка на статью 66․1 ТК РФ о предоставлении сведений о трудовой деятельности․

Шаг 4․ Регистрация в государственных системах

1. Получить ИНН и СНИЛС (если у работника их нет, оформить)․
2. Зарегистрировать сотрудника в ПФР, ФСС, ФНК․
3. Внести запись в ЭТК (ЕФС‑1)․

Шаг 5․ Ведение трудовой книжки

В бумажной книжке (если она выдана) вносить записи согласно постановлению Правительства РФ № 225․ При этом:

• Запись о приёме: дата, должность, тарифная ставка․
• Запись о переводе, повышении, изменении условий труда․
• Запись об увольнении с указанием причины․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6․1 Можно ли использовать иностранную трудовую книжку вместо российской?

Нет․ Трудовая книжка, выданная за пределами РФ, не признаётся официальным документом в России․ Работодатель обязан оформить российскую трудовую книжку․

6․2 Что делать, если у работника есть несколько трудовых книжек разных образцов?

Необходимо выбрать одну из российских форм (1938, 1973, 2004) и вести её дальше․ Другие книжки остаются у работника без внесения записей․

6․3 Нужно ли переводить записи из иностранной книжки?

Перевод может потребоваться только для подтверждения опыта, но в официальных записях в РФ он не используется․

6․4 Как оформить запись об увольнении в случае, если работник уехал за границу?

Запись вносится в российскую трудовую книжку и в электронную систему․ При этом в договоре указывается причина «Увольнение по собственному желанию» или «Сокращение штата», в зависимости от ситуации․

Работодателю важно помнить, что трудовая книжка – документ, регулируемый исключительно российским законодательством․ Независимо от того, есть ли у иностранного сотрудника книжка иностранного образца, работодатель обязан оформить и вести российскую трудовую книжку, а также обеспечить её электронную регистрацию в системе ЕФС‑1․ Соблюдение этих требований гарантирует законность трудовых отношений и защищает обе стороны от возможных правовых споров․

При возникновении сложных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на миграционном и трудовом праве, либо к региональному отделу Федеральной службы по труду и занятости․

Дата актуализации: ․ Информация взята из официальных разъяснений Минтруда России, Постановления Правительства РФ № 225, а также публикаций Контура․Экстерн, 1С‑Бух и Гарант․РУ․