Оформление трудовых отношений с руководителем организации (генеральным директором ООО) имеет ряд существенных особенностей. Несмотря на то, что директор обладает статусом единоличного исполнительного органа, с ним заключается трудовой договор, и на него распространяется действие Трудового кодекса Российской Федерации. Внесение записи в его трудовую книжку должна быть произведена на общих для всех основаниях, однако кадровики часто сталкиваются с вопросами о том, как правильно сформулировать саму запись и на какой документ сослаться в графе 4. В этой статье мы подробно разберем все нюансы данного процесса.

Особенности трудоустройства генерального директора

Прежде чем говорить о заполнении трудовой книжки, важно понимать специфику самого приема на работу руководителя:

• Основание для приема: Директор не просто принимается на работу кадровиком — его избирают или назначают участники общества. Поэтому до приказа о приеме на работу должен быть составлен протокол общего собрания участников (или решение единственного учредителя).
• Кто подписывает договор: Со стороны работодателя трудовой договор подписывает уполномоченное лицо (например, председатель совета директоров в ООО или единственный учредитель).

Пошаговая инструкция приема на работу директора

Для того чтобы запись в трудовой книжке была корректной и законной, процедура оформления должна пройти в строгой последовательности:

1. Принятие решения: Проведение общего собрания участников, составление протокола (или оформление решения единственного учредителя). В документе отражается информация о принятом решении назначения гендиректора, Ф.И.О. и паспортные данные участника, принявшего решение, а также сведения о принадлежащей ему доле.
2. Издание приказа: Оформление приказа о приеме на работу (или приказа о вступлении в должность директора).
3. Ознакомление с порученной работой: Под роспись.
4. Проведение вводного инструктажа: По охране труда и технике безопасности.
5. Передача дел: Новому директору от предшественника (если ООО не вновь созданное).
6. Внесение записи в трудовую книжку: В случае ее ведения (а также отражение информации в сведениях о трудовой деятельности).

Как сделать запись в трудовой книжке директора

Трудовая книжка генерального директора заполняется в общем порядке, предусмотренном Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Рассмотрим заполнение граф сведений о работе:

Графа 3: Формулировка записи

В графе 3 отражается сам факт приема на работу с указанием должности и полного наименования организации. Возможны следующие варианты формулировок:

• Если директор работает по основному месту работы: «Принят на должность генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)».
• Если директор работает по совместительству: «Принят по совместительству на должность директора Общества с ограниченной ответственностью «Максимум» (ООО «Максимум»)».

Иногда специалисты спорят, как правильно написать: «Принят на должность…» или «Избран на должность…». На практике наиболее распространенной и соответствующей Инструкции по заполнению трудовых книжек является формулировка со словом «Принят».

Графа 4: Указание документа-основания

Именно здесь возникает больше всего разногласий. Одни специалисты считают, что нужно указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в должность директора), другие считают правильным указывать протокол общего собрания участников общества.

Согласно действующему трудовому законодательству и Инструкции, в графе 4 отражаются реквизиты приказа или распоряжения о трудоустройстве работника (дата издания и регистрационный номер). Ссылаться только на протокол собрания нельзя. Протокол является основанием для заключения трудового договора и издания приказа, но в трудовую книжку вносится именно ссылка на приказ работодателя.

Запись в трудовой книжке директора вновь созданной организации

Какую дату приема указать, если ООО только что зарегистрировано? Трудовую книжку генерального директора во вновь созданной организации необходимо заполнять в общем порядке. Дата приема на работу (графа 2) должна совпадать с датой, указанной в трудовом договоре и приказе о приеме. Как правило, это дата государственной регистрации ООО, если договор заключен с этого дня, или дата фактического допуска к работе.

Образец заполнения трудовой книжки

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке о приеме директора ООО:

Важные нюансы

• Кто вносит запись? В небольших ООО часто нет штатного кадровика. В таком случае запись в трудовую книжку вносит сам директор на себя. Право подписи в трудовой книжке он имеет как лицо, ответственное за ведение кадрового учета, на основании приказа о возложении на себя соответствующих обязанностей.
• Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД): Не забывайте, что при приеме директора необходимо не только внести запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется), но и отразить информацию в сведениях о трудовой деятельности, подав отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд (СФР).
• Запись о совместительстве: Если генеральный директор является единственным учредителем и работает где-то по основному месту работы, в трудовой книжке по основному месту работы можно внести запись о работе по совместительству в ООО. Для этого нужны будут подтверждающие документы из ООО (приказ, справка).

Внесение записи о приеме на работу генерального директора ООО подчиняется общим правилам ведения трудовых книжек. Главное — четко соблюдать пошаговую процедуру оформления, правильно формулировать наименование должности в графе 3 и обязательно ссылаться на реквизиты приказа о приеме на работу в графе 4, а не на протокол общего собрания. Грамотное оформление кадровых документов защитит организацию от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит непрерывность трудового стажа руководителя.