Оформление трудовых отношений — один из важнейших этапов взаимодействия между работником и работодателем. В российском законодательстве существуют четкие правила, регламентирующие, как именно должен быть оформлен новый сотрудник. Часто возникает вопрос: обязательно ли оформление по трудовой книжке или можно ограничиться только трудовым договором? В этой статье мы подробно разберем все нюансы, правовые нормы и исключения, актуальные на 2026 год.
Что говорит закон: основные понятия
Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ), трудовой договор — это основополагающий документ, закрепляющий возникновение трудовых отношений между работником и работодателем. Именно его заключение означает официальное трудоустройство. Трудовая книжка же является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
Важно понимать: прием на работу оформляется именно трудовым договором, а трудовая книжка выступает подтверждением этого факта. До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами (ст. 68 ТК РФ).
Обязательные документы при приеме на работу
Перечень документов, которые будущий сотрудник обязан предоставить работодателю, строго регламентирован статьей 65 ТК РФ. В этот список входят:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые или сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, ЭТК);
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- Документы воинского учета (для военнообязанных);
- Документ об образовании / квалификации (если работа требует специальных знаний);
- В отдельных случаях — справка об отсутствии судимости и др.
Оформление по трудовой книжке: классическая схема
Традиционный вариант оформления подразумевает внесение записи в бумажную трудовую книжку. Работодатель делает отметку о приеме на работу, указывая:
- Дату приема на работу (она должна совпадать с датой в трудовом договоре и приказе);
- Наименование должности;
- Основание приема (приказ о приеме на работу).
Записи делаются в соответствии с приказом Минтруда № 320н. Образцы записей могут различаться в зависимости от условий: на полную ставку, на 0,5 ставки, по срочному договору, в порядке перевода или на место временно отсутствующего сотрудника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года работники получили право перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник подает заявление о переходе на ЭТК, в его бумажной трудовой книжке делается соответствующая запись о переходе, и далее бумажный вариант больше не ведется. При этом кадровик не может требовать бумажную трудовую книжку с тех, кто впервые устраивается на работу, или с лиц, уже перешедших на ЭТД.
Работодатели обязаны регулярно подавать отчеты о кадровых событиях. Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 — это обязательный отчёт, в который вносят данные о приёме, увольнении, переводах, а также иные значимые изменения в трудовых отношениях.
Когда можно оформить по трудовому договору БЕЗ трудовой книжки?
Существует несколько законных ситуаций, когда прием на работу по трудовому договору осуществляется без внесения записей в трудовую книжку:
Работа по совместительству
Для оформления по совместительству (когда у работника уже есть основное место работы) трудовая книжка не требуется. Главное условие — совместительство не должно мешать основной работе, и всё должно быть официально оформлено по трудовому договору. По желанию работника запись о работе по совместительству может быть внесена в трудовую книжку по основному месту работы на основании справки от работодателя по совместительству.
Дистанционная (удаленная) работа
Работодатель может не вести трудовую книжку для удаленщиков (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае факт занятости и трудового стажа будет подтверждаться исключительно трудовым договором с дистанционным работником;
Первое трудоустройство
Если трудовой договор заключается впервые, у работника еще нет трудовой книжки. В этом случае работодатель оформляет новому работнику трудовую книжку сам. Однако, если такой работник сразу выбрал формат ЭТК, бумажная книжка не заводится вообще.
Пошаговая процедура оформления сотрудника
Чтобы избежать штрафов и ошибок, работодатель должен соблюдать строгий порядок действий:
- Получение документов от работника (согласно ст. 65 ТК РФ).
- Ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными актами до подписания трудового договора.
- Издание приказа о приеме на работу. Все сведения в приказе (дата, должность, основание приёма) должны строго совпадать с условиями трудового договора.
- Внесение записи в трудовую книжку (если это необходимо по закону) или передача сведений в Социальный фонд (форма ЕФС-1).
- Оформление личного дела сотрудника (заполнение личной карточки и т.д.).
Гражданско-правовой договор (ГПХ) vs Трудовой договор
Часто работодатели пытаются оформить отношения договором гражданско-правового характера (ГПХ), чтобы не вносить записи в трудовую книжку и сэкономить на взносах и гарантиях. Однако это грубая ошибка:
- Трудовой договор подразумевает подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка, получение зарплаты не реже 2 раз в месяц и наличие социальных гарантий (отпуск, больничный).
- Договор ГПХ регулирует выполнение конкретного задания (объема работ), без соблюдения графика и без социальных гарантий.
Если суд или трудовая инспекция установит, что договором ГПХ фактически регулируются трудовые отношения, его переквалифицируют в трудовой договор, а работодателя привлекут к административной ответственности.
Особые случаи и ограничения
При приеме на работу необходимо учитывать уязвимые категории граждан. Например, тяжелые работы запрещены для детей (лиц до 18 лет). К таким работам относится работа под землей, работа грузчиком и другие виды труда, способные причинить вред здоровью несовершеннолетнего.