С 2024 года удалённый труд стал одной из самых популярных форм занятости в России. При этом многие работодатели и сотрудники всё ещё задаются вопросом, как правильно оформить удалённого работника в бумажной трудовой книжке и какие нюансы возникают при оформлении дистанционной работы. В этой статье собраны актуальные сведения, подкреплённые изменениями Трудового кодекса РФ и практическим опытом кадровых специалистов.

Что изменилось в ТК РФ в 2024 году?

В 2024 году в ТК РФ ввели несколько важных поправок, касающихся удалённой занятости:

• Договор удалённой работы может быть подписан с помощью электронной подписи, но в течение трёх календарных дней работодатель обязан направить работнику бумажную копию документа по почте.
• Удалённый сотрудник может быть оформлен как основной работник, так и как внешний совместитель.
• Перевод на удалённый режим возможен только в исключительных случаях и только на основании приказа руководства.

Эти нормы позволяют компании оформлять удалённых сотрудников без обязательного посещения офиса кадров, однако документооборот всё равно требует строгого соблюдения требований.

Как законно трудоустроить удалённого сотрудника?

Ниже перечислены основные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы оформить удалённого работника в соответствии с законом.

1. Сбор пакета документов по ст. 65 ТК РФ. Кандидат предоставляет:
   • паспорт;
   • СНИЛС;
   • военный билет (при наличии);
   • документы, подтверждающие образование и квалификацию;
   • документы, подтверждающие опыт работы (при необходимости).
2. Приказ о приёме на работу. В приказе указываются:
   • наименование документа;
   • дата и номер;
   • основание для записи в трудовой книжке (трудовой договор или приказ о приёме).
3. Оплата труда и налоговые отчисления. После оформления сотрудник получает банковскую информацию для выплаты зарплаты, а работодатель вносит данные в СФР и ФНС.

Важно помнить, что трудовая книжка удалённого работника не обязана вестись в бумажном виде, если работник не желает её вести. В таком случае подтверждением стажа служит сам трудовой договор.

Запись в трудовой книжке: нужен ли отметка о дистанционной работе?

Согласно пункту 6 ст. 3122 ТК РФ, вводящие в трудовую книжку отметки о дистанционной работе не требуются. Однако в некоторых организациях всё равно делают пометку “работает удалённо”. Эта отметка не является обязательной и не влияет на юридическую силу трудового договора.

Пример заполнения бумажной трудовой книжки для удалённого сотрудника:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• Место работы (должность, подразделение);
• Дата начала работы;
• Сведения о стаже;
• Примечание “работает удалённо” – по желанию, не обязательна.

Пошаговая инструкция оформления удалённого сотрудника

Для наглядности ниже представлена пошаговая схема, которую можно использовать в любой компании.

1. Приём документов через электронную почту или онлайн‑платформу.
2. Подписание трудового договора с ЭП и отправка бумажной копии по почте.
3. Оформление приказа о приёме на работу (номер, дата, подпись руководителя).
4. Внесение сведений в кадровую систему (СФР, НДФЛ, КЭДО).
5. Перевод на удалённый режим (если требуется официальное указание в приказе).
6. Регулярное обновление данных (изменения в личных данных, банковских реквизитах).
7. Контроль выполнения обязанностей через онлайн‑отчёты и видеоконференции.

Все перечисленные действия можно выполнить полностью онлайн, без посещения офиса кадров.

Особенности оплаты труда и соцвзносов

Удалённый работник получает зарплату так же, как и любой другой сотрудник, однако есть несколько нюансов:

• Банковские реквизиты указываются в трудовом договоре; перевод производится на указанный счёт.
• Налоговый вычет и удержания производятся в обычном порядке через налогового агента.
• Взносы в ПФР, ФСС и ФНС уплачиваются на общую сумму, рассчитанную в соответствии с ТК РФ.

Если работник работает одновременно в нескольких организациях (внешний совместитель), необходимо учитывать ограничения по совместительству, предусмотренные ст. 281 ТК РФ.

Отпуск и другие социальные гарантии

Удалённые сотрудники имеют те же права на оплачиваемый отпуск, больничные и другие социальные выплаты, что и сотрудники, работающие в офисе. При этом:

• Для расчёта длительности отпуска учитывается общий трудовой стаж, подтверждённый договором.
• Отпуск может быть использован в любой точке России, без необходимости находиться в офисе.
• При увольнении удалённый сотрудник получает все начисленные выплаты в обычном порядке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли вести бумажную трудовую книжку для удалённого сотрудника?
Ответ: Нет, вести бумажную трудовую книжку не обязательно. Если сотрудник желает её иметь, её можно оформить, но отметка о дистанционной работе не обязана присутствовать.

Вопрос: Как оформить приказ о приёме, если сотрудник находится в другом городе?
Ответ: Приказ можно подписать в электронном виде и отправить сотруднику по электронной почте. В бумажном виде приказ также можно направить по почте в течение трёх дней.

Вопрос: Можно ли оформить удалённого работника без записи в трудовой книжке?
Ответ: Да, согласно ст. 3122 ТК РФ, запись в трудовой книжке не требуется, если сотрудник не желает её вести. В этом случае подтверждением стажа служит сам трудовой договор.

Вопрос: Какие документы требуются для оформления внешнего совместителя на удалённую работу?
Ответ: Помимо стандартного пакета документов по ст. 65 ТК РФ, необходимо предоставить согласие текущего работодателя (если это требуется по коллективному договору) и убедиться, что совместительство не нарушает условий трудового договора с основным работодателем.

Оформление удалённого сотрудника в 2026 году стало проще благодаря цифровизации кадровых процессов и новым нормам ТК РФ. Главное – соблюдать последовательность действий, правильно оформить трудовой договор и своевременно передавать бумажные копии документов. При правильном подходе удалённый труд не только удобен для сотрудников, но и полностью соответствует требованиям законодательства.

Если у вашей компании возникнут вопросы по конкретным формам документов или особенностям оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться проверенными онлайн‑платформами для электронного документооборота.

Автор: кадровый консультант, 21 мая 2026 г.