Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Именно на её основе формируются пенсионные права, рассчитываются больничные и различные пособия. Однако на практике кадровики нередко сталкиваются с нестандартными ситуациями, одна из которых — сотрудник подписал трудовой договор, но фактически не приступил к работе. Как правильно оформить такой уход, чтобы не навредить будущей пенсии сотрудника и избежать штрафов для работодателя?

Чем опасны ошибки в трудовой книжке?

Прежде чем перейти к конкретному случаю, важно понимать степень ответственности. Ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку, могут стать причиной серьёзных проблем:

• Недоначисление пенсии: отдельные периоды работы из-за неточностей или неправильных формулировок просто не учитываются Социальным фондом России (СФР).
• Отсрочка назначения пенсии: пенсионеру придется собирать дополнительные справки с архивов или бывших работодателей, что затягивает процесс на месяцы.
• Проблемы с пособиями: от корректности записей зависит расчет больничных и пособий по беременности и родам.

Поэтому любая запись, даже если работник проработал ноль дней, должна быть сделана в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Юридическая сторона: что говорит закон?

Согласно статье 61 Трудового кодекса РФ, трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем (если иное не установлено самим договором). При этом работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей в день, определенный договором.

Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин, договор считается аннулированным. И здесь кроется главный нюанс: аннулирование трудового договора — это не увольнение, а признание его незаключенным с самого начала.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке?

Согласно пункту 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225), запись в трудовую книжку вносится о приеме на работу. Если договор аннулирован до того, как работник фактически начал трудиться, запись о приеме на работу не вносится, а следовательно, и запись об увольнении делать не нужно.

Однако на практике бывают ситуации, когда кадровик уже успел внести запись о приеме на работу (например, в первый рабочий день до фактического появления сотрудника на рабочем месте). Как исправить ситуацию в этом случае?

Сценарий 1: Запись о приеме еще НЕ внесена

Это самый простой вариант. Если работник не явился на работу в первый день, и запись о приеме в трудовую книжку еще не сделана, алгоритм действий следующий:

1. Составить акт о том, что работник не приступил к выполнению трудовых обязанностей в первый рабочий день.
2. Направить работнику уведомление о необходимости явиться для получения трудовой книжки или дать согласие на её отправку по почте.
3. Издать приказ об аннулировании трудового договора.
4. Запись в трудовую книжку не вносится.

Сценарий 2: Запись о приеме УЖЕ внесена

Часто кадровый учет ведется в электронном виде, и программа автоматически генерирует запись о приеме, которая тут же дублируется в бумажную трудовую книжку. Если запись о приеме на работу уже стоит, а сотрудник так и не появился, просто оставить её нельзя — это приведет к «висящему» стажу без увольнения, что вызовет массу вопросов у будущих работодателей и СФР.

В этом случае необходимо действовать так:

1. Издать приказ о приеме на работу (если он еще не издан) и тут же издать приказ об аннулировании трудового договора.
2. В трудовой книжке после записи о приеме на работу внести запись о прекращении трудового договора (аннулировании).

Как правильно сформулировать запись?

Поскольку аннулирование не является увольнением по инициативе работника или работодателя, формулировка должна строго соответствовать закону. В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует указать:

«Трудовой договор аннулирован в связи с тем, что работник не приступил к выполнению трудовых обязанностей в день начала работы, часть вторая статьи 61 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя об аннулировании трудового договора.

Частые ошибки и их последствия

Работодатели часто путают аннулирование договора с увольнением за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Это в корне неверно. Прогул — это дисциплинарный проступок работника, с которым уже заключен и действует трудовой договор. Аннулирование, это констатация факта, что трудовые отношения по сути так и не начались.

К чему приводят неверные формулировки?

• Запись «Уволен за прогул» — в этом случае работник может оспорить увольнение в суде, так как прогулом считается отсутствие на работе после фактического начала трудовых отношений. Суд восстановит работника, а работодателю придется оплатить вынужденный прогул.
• Отсутствие записи об аннулировании (если запись о приеме уже стоит) — трудовой стаж будет считаться некорректно, при следующем трудоустройстве у нового работодателя возникнут сложности с закрытием незавершенной записи.

Что делать с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?

С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Если работник не приступил к работе, работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России. В отчете необходимо указать код причины прекращения трудового договора, соответствующий аннулированию. Это гарантирует, что в базе СФР не появится «висящей» записи о стаже, которая могла бы исказить будущие пенсионные накопления сотрудника.

Ситуация, когда работник не приступил к выполнению своих обязанностей, требует от кадровика внимательности и знания закона. Главное правило — не вносить запись о приеме на работу до фактического выхода сотрудника. Если же запись уже сделана, её необходимо корректно закрыть ссылкой на статью 61 ТК РФ об аннулировании договора. Помните, что любые неточности в трудовой книжке могут напрямую отразиться на размере будущей пенсии гражданина, поэтому аккуратность и точность формулировок здесь абсолютно необходимы.