Сегодня (ММ/ДД/ГГГГ) актуально обсудить порядок выдачи и отправки трудовой книжки (ТК) при прекращении трудового договора. В статье рассмотрены нормативные основания, пошаговый алгоритм действий работодателя, особенности работы с удалёнными сотрудниками, порядок оформления отправки по почте, а также последствия нарушения установленных сроков.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – выдача трудовой книжки в день увольнения;
• ТК РФ, ст. 140 – окончательный расчёт с работником;
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России от  № 69;
• Федеральный закон от  № 125‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» (ЕФС‑1);
• Постановление Правительства РФ от  № 876 «О порядке представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Согласно пункту 36 Порядка ведения трудовых книжек, если работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, работодатель обязан в тот же день направить ему уведомление о необходимости получения трудовой книжки или согласия на её отправку почтой.

Общий порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

1. Подготовка записи в трудовой книжке. В графе 13 делается отметка «Трудовая книжка отправлена по почте» (если отправка производится почтой) и указывается фактическая дата отправки и номер почтовой квитанции.
2. Внесение записи об увольнении. Заполняются графы:
   • номер записи по порядку (арабскими цифрами);
   • дата увольнения (последний рабочий день);
   • основание увольнения (приказ № … от …);
   • должность, подразделение;
   • подпись уполномоченного лица и печать организации.
3. Выдача работнику. Если сотрудник присутствует на рабочем месте (включая удалённый формат), трудовая книжка передаётся ему лично под расписку в день увольнения.
4. Отправка по почте. Если работник не явился за получением ТК, в тот же день направляется уведомление (см. п. 3) и после получения согласия или после истечения срока для ответа трудовая книжка отправляется заказным письмом с описью вложения.
5. Фиксирование отправки. В журнале учёта трудовых книжек делается запись о дате отправки, номере квитанции и приложении копии уведомления.

Особенности работы с удалёнными (дистанционными) сотрудниками

Согласно разъяснениям Минтруда и информации из сети (см. фрагмент от 2025‑12‑18), для дистанционных работников порядок не меняется:

• Если сотрудник ещё не перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК) или подал заявление о ведении бумажной ТК, запись об увольнении вносится по общим правилам.
• Электронная трудовая книжка представляет собой отчёт ЕФС‑1, который необходимо сдавать в Социальный фонд России (СФР) при увольнении независимо от формы ведения ТК.
• Отсутствие работника в месте хранения трудовых книжек не освобождает работодателя от обязанности выдать ТК в день увольнения или направить уведомление о её отправке.

Таким образом, даже если сотрудник работает из другого города или страны, работодатель должен:

1. В день увольнения направить ему уведомление о необходимости получения ТК или согласия на почтовую отправку.
2. Получить согласие (можно в электронном виде) и после этого отправить ТК заказным письмом.
3. Зафиксировать все действия в журнале учёта трудовых книжек и сохранить копии уведомлений и квитанций.

Образец записи в трудовой книжке при отправке по почте

Запись № 12
Основание: Приказ № 45 от об увольнении по собственному желанию
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Отметка: Трудовая книжка отправлена по почте
Дата отправки: 
Номер квитанции: 1234567890
Подпись: _____________________
Печать организации

Приведённый выше шаблон можно оформить в виде таблицы или просто внести в соответствующие графы трудовой книжки.

Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки

Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ информируем Вас, что в день прекращения трудового договора трудовая книжка не была получена лично. Просим в течение трёх рабочих дней дать согласие на отправку трудовой книжки почтой либо явиться за её получением по адресу: [адрес организации].

Согласие можно выразить ответом на данное письмо или направить его в электронном виде на адрес [email].

С уважением,
[ФИО ответственного лица]
Должность: [должность]
Организация: [название]

Ответственность за нарушение сроков выдачи трудовой книжки

Несвоевременная выдача или отправка трудовой книжки влечёт:

• Материальную ответственность – выплата среднего заработка за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
• Административную ответственность – штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Возможное привлечение к дисциплинарной ответственности уполномоченных лиц отдела кадров.

Поэтому рекомендуется:

1. Завести чёткий регламент выдачи ТК, включающий проверку присутствия сотрудника в день увольнения.
2. Фиксировать все действия (уведомления, согласие, квитанции) в электронном виде для быстрого доступа при проверках.
3. Проводить периодический аудит соблюдения порядка ведения трудовых книжек.

Отправка трудовой книжки при увольнении – это строго регламентированная процедура, соблюдение которой защищает права работника и избавляет работодателя от штрафов и судебных споров. Основные моменты, которые необходимо помнить:

• Трудовая книжка выдаётся в день увольнения; если сотрудник отсутствует – в тот же день направляется уведомление о необходимости получения ТК или согласия на почтовую отправку.
• Для удалённых работников порядок не меняется; электронная трудовая книжка (ЕФС‑1) сдаётся в СФР независимо от формы ведения ТК.
• Все действия фиксируются в журнале учёта трудовых книжек: дата отправки, номер квитанции, копия уведомления и согласия.
• Нарушение сроков влечёт материальную и административную ответственность.

Следуя представленному алгоритму и используя приведённые образцы, кадровая служба сможет обеспечить корректное и законное оформление увольнения сотрудников, независимо от их места работы.